אין גודל אחד שמתאים לכולם. כשמדובר ב- Excel, הגדרות ברירת המחדל פועלות בסדר ברוב המקרים. אך במידת הצורך, תוכל להתאים אישית בקלות רבות מאפשרויות Excel.
בפוסט זה בבלוג, אראה לך כיצד להשתמש באפשרויות Excel כדי להתאים אישית את חוברות העבודה שלך ולקבל חוויה טובה יותר של גיליונות אלקטרוניים.
גישה לאפשרויות Excel
כדי לפתוח את תיבת הדו -שיח אפשרויות Excel:
ב- Excel 2010/13: עבור אל קובץ -> אפשרויות.
ב- Excel 2007: עבור אל תפריטים -> כלים -> אפשרויות Excel.
אל תהיה המום עם כל הקטגוריות ותיבות הסימון בתיבת הדו -שיח אפשרויות Excel. אינך צריך לשנות הכל, וברוב המקרים הגדרת ברירת המחדל פועלת מצוין. אך להלן כמה מהתכונות שיכולות לתת לך שליטה רבה יותר על אופן התנהגות גיליונות האלקטרוני של Excel.
#1 שנה את סוג הגודל והגודל המוגדרים כברירת מחדל
כברירת מחדל, Excel משתמש בגופן 11. Calibri (גופני גוף). אם אתה או הארגון שלך משתמשים בסוג וגודל אחר של גופנים, תוכל לשנות את ברירת המחדל על ידי ביצוע השלבים הבאים:
- באפשרויות Excel, בחר כללי.
- באפשרויות כלליות, בקטע 'בעת יצירת חוברות עבודה חדשות', שנה את ברירת המחדל של סוג הגופן ואת גודל הגופן.
כעת כאשר אתה פותח חוברת עבודה חדשה, היא תשתמש בהגדרת הגופן החדשה כברירת מחדל.
#2 שמור תמיד קבצים בפורמט .xls
אם אתה משתף את חוברות העבודה של Excel לאנשים שיש להם גירסת 2003, עליך לשנות את הפורמט באופן ידני ל- .xls. במקום לעשות זאת ידנית בכל פעם, באפשרותך לשנות את הגדרת ברירת המחדל של תבנית הקובץ שמירה.
להלן השלבים לביצוע פעולה זו:
- באפשרויות Excel, בחר שמור.
- באפשרויות שמירה, בקטע 'שמור חוברות עבודה', שנה את פורמט שמור קובץ ל- Excel 97-2003 חוברת עבודה.
באפשרותך גם להגדיר את ברירת המחדל של חוברת עבודה מאופקת מאקרו של Excel אם אתה עובד עם פקודות מאקרו.
עכשיו בכל פעם שתשמור חוברת עבודה, היא תישמר בפורמט .xls.
#3 שנה את מצב החישוב מאוטומטי למדריך
עם חישוב אוטומטי, חישוב מחדש מופעל בכל פעם שיש שינוי בתא/ערך שמשפיע על נוסחאות (יותר עם נוסחאות נדיפות). עם דפי עבודה שטעונים עם הרבה נתונים ונוסחאות, חישוב מחדש זה יכול לבזבז הרבה זמן (ולרוב זה מיותר) ולהפוך את חוברות העבודה שלנו לאיטיות.
כדי לחסוך זמן, תוכל לשנות את הגדרת החישוב למדריך. כדי לעשות זאת:
- באפשרויות Excel, בחר נוסחאות.
- באפשרויות נוסחאות, שנה את אפשרויות החישוב למדריך.
כאשר נבחר מצב ידני, עליך לכפות חישוב מחדש באופן ידני על ידי הקשה על מקש F9.
#4 שמור על התא הפעיל שנבחר לאחר לחיצה על Enter
כברירת מחדל, אם אתה בוחר תא ולחץ על enter, הבחירה יורדת. בהרבה מקרים, ייתכן שתרצה לשמור את אותו התא שנבחר לאחר לחיצה על Enter.
כך תוכל לבצע את השינוי הזה:
- באפשרויות Excel, בחר מתקדם.
- באפשרויות עריכה, בטל את הסימון באפשרות 'לאחר לחיצה על Enter, העבר בחירה'.
טיפ: תוכל גם להשיג את אותו אפקט על ידי הקשה על Control + Enter (במקום Enter).
#5 הכנס אוטומטית נקודות עשרוניות במהלך הזנת הנתונים
אם העבודה שלך כוללת הרבה הזנת נתונים מספריים עם עשרוניים, זה יהיה שימושי מאוד.
איך זה עובד - אם עליך להזין ערכים מספריים עם 2 נקודות נתונים, במקום להקליד 123.45, תוכל פשוט להקליד 12345 ואקסל תוסיף אוטומטית 2 מקומות עשרוניים.
כך תוכל לאפשר זאת:
- באפשרויות Excel, בחר מתקדם.
- באפשרויות העריכה, בחר 'הכנס נקודה עשרונית אוטומטית' וציין את המקומות.
זהירות: זכור, בכל פעם שתזין מספר, יהיו לו 2 נקודות עשרוניות. אז אם אתה צריך 1 כערך, יהיה עליך להקליד 100 (בהתחשב בכך שיש 2 מקומות עשרוניים).
#6 הצג את כל ההערות בבת אחת
כאשר אתה מוסיף הערה, כברירת מחדל יש משולש אדום קטן שמופיע בפינה השמאלית העליונה של התא. למרות שזהו אינדיקטור מספיק טוב, סביר להניח שתפספס תגובות אם יש לך הרבה נתונים/הערות.
פתרון אחד יכול להיות הצגת כל ההערות בבת אחת.
כדי לעשות זאת:
- באפשרויות Excel, בחר מתקדם.
- בקטע תצוגה, תחת האפשרות 'לתאים עם הערות, הצג:', בחר הערות ומדדים.
טיפ: זה גם יעזור אם אתה עורך הערות. פשוט לחץ על ההערה וערוך אותה.
#7 הסתר את כל ה -0
אתה יכול להסתיר את כל 0 הערכים בגיליון האלקטרוני בלחיצה אחת (שמעת אותו נכון!).
הנה איך לעשות זאת:
- באפשרויות Excel, בחר מתקדם.
- גלול מטה ועבור לסעיף - 'אפשרויות תצוגה עבור דף עבודה זה'.
- בטל את הסימון 'הצג אפס בתאים שיש להם ערך אפס'.
#8 פתח חוברות עבודה נבחרות בכל פעם שאתה מפעיל את Excel
אם אתה מתחיל את העבודה שלך עם אותה קבוצה של חוברות עבודה של Excel (לדוגמה, רשימות מטלות, עוקבי פרויקטים וכו '), יש דרך שבה Excel יפתח אוטומטית את חוברות העבודה האלה בכל פעם שתפעיל אותו. הנה איך לעשות זאת:
- באפשרויות Excel, בחר מתקדם.
- גלול מטה ועבור לסעיף כללי.
- בתחום. 'בעת ההפעלה, פתח את כל הקבצים ב:', הזן את נתיב התיקיה המכילה את הקבצים שברצונך לפתוח בכל פעם שאתה מפעיל את Excel.
הערה: תוכל להוסיף עוד קבצים לתיקייה והיא תיפתח אוטומטית בעת פתיחת Excel הבאה.
ראה גם: טיפים להזנת נתונים ב- Excel.
#9 השלם קיצורים באופן אוטומטי
יש תכונה ב- Excel שבה תוכל לציין טקסט קצרנות ואקסל ישלים אותו עבורך באופן אוטומטי. לדוגמה, בכל פעם שאתה מקליד ABC, Excel יחליף אותה אוטומטית ב- ABC Technology Corporation Limited. משהו כפי שמוצג להלן:
כך תוכל לאפשר זאת:
- באפשרויות Excel, בחר הגהה
- לחץ על הלחצן אפשרויות תיקון אוטומטי
- בתיבת הדו -שיח תיקון אוטומטי, הקלד את מה שברצונך להחליף (בשדה החלף) במה שאתה רוצה להחליפו (בשדה עם)
- לחץ על הוסף ולאחר מכן על אישור
עכשיו בכל פעם שאתה מקליד ABC ולחץ על enter (או מקש רווח), הוא יוחלף אוטומטית ב- ABC Technology Corporation Limited.
הערה: שינוי זה מתרחש עבור כל יישומי Office כגון Word ו- PowerPoint).
ישנן טונות של תכונות אחרות שניתן להתאים אישית גם באמצעות אפשרויות Excel. אם תקבל קצת זמן פנוי, תעבור על זה ואולי תמצא כמה אפשרויות נוספות שתוכל להשתמש בהן.
נסה את האפשרויות האלה, ספר לי מה אתה חושב. מס '5 ו -9 הם המועדפים עלי. מה איתך?
אתה עשוי לאהוב את מדריכי האקסל הבאים:
- 100+ שאלות לראיונות אקסל + תשובות.
- 20 קיצורי מקשים של Excel שירשימו את הבוס שלכם.
- אוסף תבניות אקסל בחינם לשימושך היומיומי.
- 200+ קיצורי מקשים של Excel
- פתח אוטומטית קבצי Excel ספציפיים בעת ההפעלה
