7 דרכים מהירות ופשוטות למספר שורות ב- Excel

צפה בוידאו - 7 דרכים מהירות וקלות למספר שורות ב- Excel

בעבודה עם Excel יש כמה משימות קטנות שצריך לבצע לעתים קרובות למדי. הכרת 'הדרך הנכונה' יכולה לחסוך לך הרבה מאוד זמן.

משימה פשוטה אחת (אך לעתים קרובות נחוצה) היא מספר השורות של מערך הנתונים ב- Excel (נקרא גם המספרים הסידוריים במערך נתונים).

עכשיו אם אתה חושב שאחת הדרכים היא פשוט להזין מספר סידורי ידני, ובכן - אתה צודק!

אבל זו לא הדרך הטובה ביותר לעשות זאת.

תארו לעצמכם שיש לכם מאות או אלפי שורות שעבורן עליכם להזין את מספר השורות. זה יהיה מייגע - ומיותר לחלוטין.

ישנן דרכים רבות למספר שורות ב- Excel, ובהדרכה זו, אני הולך לשתף כמה מהדרכים שאני ממליץ עליהן ולעתים קרובות להשתמש בהן.

כמובן שיהיו יותר, ואני אחכה - עם קפה - באזור ההערות לשמוע ממך על כך.

כיצד למסור שורות ב- Excel

הדרך הטובה ביותר למספר את השורות ב- Excel תהיה תלויה בסוג מערך הנתונים שברשותך.

לדוגמה, ייתכן שיש לך מערך נתונים רציף שמתחיל משורה 1, או מערך נתונים שמתחיל משורה אחרת. לחלופין, ייתכן שיש לך מערך נתונים הכולל כמה שורות ריקות, ואתה רק רוצה למנות את השורות שממלאות.

אתה יכול לבחור כל אחת מהשיטות שעובדות על סמך מערך הנתונים שלך.

1] שימוש בידית מילוי

ידית מילוי מזהה תבנית מכמה תאים מלאים וניתן להשתמש בה בקלות למילוי מהיר של העמודה כולה.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:

להלן השלבים למספר השורות במהירות בעזרת ידית המילוי:

• הזן 1 בתא A2 ו -2 בתא A3.
• בחר את שני התאים (A2 ו- A3).
• שים לב כי יהיה ריבוע קטן בפינה השמאלית התחתונה של הבחירה.
• העבר את הסמן מעל הריבוע הזה, ותבחין שהסמן משתנה לסמל פלוס.
• לחץ פעמיים על ריבוע ידית המילוי (כשהסמן נמצא בטופס סמל הפלוס) והוא ימלא אוטומטית את כל התאים עד סוף מערך הנתונים.

שים לב כי ידית מילוי מזהה באופן אוטומטי את התבנית ומלאה את התאים הנותרים בתבנית זו. במקרה זה, התבנית הייתה שהמספרים הולכים וגדלים ב -1.

במקרה שיש לך שורה ריקה במערך הנתונים, ידית המילוי תפעל רק עד השורה הלא רצופה האחרונה.

כמו כן, שים לב שאם אין לך נתונים בעמודה הסמוכה, לחיצה כפולה על ידית המילוי לא תעבוד. עם זאת, תוכל למקם את הסמן על ידית המילוי, להחזיק את מקש העכבר הימני ולגרור כלפי מטה. הוא ימלא את התאים המכוסים על ידי גרירת הסמן.

2] שימוש בסדרת מילוי

אמנם ידית מילוי היא דרך מהירה למספר שורות ב- Excel, אך סדרת המילוי נותנת לך הרבה יותר שליטה על אופן הזנת המספרים.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:

להלן השלבים לשימוש במילוי סדרות למספר שורות ב- Excel:

• הזן 1 בתא A2.
• עבור לכרטיסייה דף הבית.
• בקבוצת העריכה, לחץ על התפריט הנפתח מילוי.
• מהתפריט הנפתח, בחר 'סדרה …'.
• בתיבת הדו -שיח 'סדרה', בחר 'עמודות' באפשרויות 'סדרה ב'.
• ציין את ערך העצירה. במקרה זה, מכיוון שיש לנו 26 רשומות, נוכל להזין 26. אם לא תזין ערך כלשהו, ​​סדרת המילוי לא תעבוד.
• לחץ על אישור.

פעולה זו תספור את השורות באופן מיידי מ -1 עד 26.

שימוש ב- 'Series Series' יכול להיות שימושי כאשר אתה מתחיל בהזנת מספרי השורות. שלא כמו ידית מילוי, היא אינה דורשת מילוי של העמודות הסמוכות כבר.

גם אם אין לך דבר בגליון העבודה, סדרת המילוי עדיין תעבוד.

הערה: במקרה שיש לך שורות ריקות באמצע מערך הנתונים, סדרת המילוי עדיין תמלא את המספר עבור שורה זו.

3] שימוש בפונקציית ROW

תוכל גם להשתמש בפונקציות Excel כדי למספר את השורות ב- Excel.

בשיטות ידית מילוי וסדרות מילוי למעלה, המספר הסידורי שמוכנס הוא ערך סטטי. המשמעות היא שאם תזיז את השורה (או תחתוך ותדביק אותה במקום אחר במערך הנתונים), מספר השורות לא ישתנה בהתאם.

ניתן להתמודד עם חסרון זה באמצעות נוסחאות ב- Excel.

אתה יכול להשתמש בפונקציה ROW כדי לקבל את מספור השורות ב- Excel.

כדי לקבל את מספור השורות באמצעות הפונקציה ROW, הזן את הנוסחה הבאה בתא הראשון והעתק עבור כל התאים האחרים:

= שורה ()-1

הפונקציה ROW () נותנת את מספר השורה של השורה הנוכחית. אז הפחתי ממנו 1 כשהתחלתי מהשורה השנייה ואילך. אם הנתונים שלך מתחילים מהשורה החמישית, עליך להשתמש בנוסחה = ROW ()-4.

החלק הטוב ביותר בשימוש בפונקציית ROW הוא שזה לא ידפוק את המספרים אם תמחק שורה במערך הנתונים שלך.

מכיוון שפונקציית ROW אינה מתייחסת לתא כלשהו, ​​היא תתאים באופן אוטומטי (או שכדאי לי לומר באופן אוטומטי) כדי לתת לך את מספר השורה הנכון. משהו כפי שמוצג להלן:

שים לב שברגע שאני מוחק שורה, מספרי השורות מתעדכנים אוטומטית.

שוב, זה לא יביא בחשבון רשומות ריקות במערך הנתונים. במקרה שיש לך שורות ריקות, הוא עדיין יציג את מספר השורה.

אתה יכול להשתמש בנוסחה הבאה כדי להסתיר את מספר השורות עבור שורות ריקות, אך עדיין זה לא היה מתאים את מספרי השורות (כך שמספר השורה הבא יוקצה לשורה המלאה הבאה).

IF (ISBLANK (B2), "", ROW ()-1)

4] שימוש בפונקציית COUNTA

אם אתה רוצה למנות שורות באופן שרק אלה שממלאים מקבלים מספר סידורי, אז השיטה הזו היא הדרך.

הוא משתמש בפונקציית COUNTA הסופרת את מספר התאים בטווח שאינו ריק.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:

שים לב שישנן שורות ריקות במערך הנתונים המוצג למעלה.

להלן הנוסחה שתספור את השורות מבלי למספר את השורות הריקות.

= IF (ISBLANK (B2), "", COUNTA ($ B $ 2: B2))

הפונקציה IF בודקת אם התא הסמוך בעמודה B ריק או לא. אם הוא ריק, הוא מחזיר ריק, אך אם לא, הוא מחזיר את ספירת כל התאים המלאים עד לתא זה.

5] שימוש ב- SUBTOTAL לנתונים מסוננים

לפעמים, ייתכן שיש לך מערך נתונים ענק שבו אתה רוצה לסנן את הנתונים ולאחר מכן להעתיק ולהדביק את הנתונים המסוננים בגיליון נפרד.

אם תשתמש באחת מהשיטות המוצגות לעיל עד כה, תבחין כי מספרי השורות נשארים זהים. המשמעות היא שכאשר אתה מעתיק את הנתונים המסוננים, יהיה עליך לעדכן את מספור השורות.

במקרים כאלה, הפונקציה SUBTOTAL יכולה לעדכן אוטומטית את מספרי השורות. גם כשאתה מסנן את מערך הנתונים, מספרי השורות יישארו שלמים.

תן לי להראות לך בדיוק איך זה עובד עם דוגמה.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:

אם אסנן נתונים אלה על סמך מכירות מוצר A, תקבל משהו כפי שמוצג להלן:

שים לב שגם המספרים הסידוריים בעמודה A מסוננים. אז עכשיו, אתה רואה רק את המספרים של השורות הגלויות.

זוהי אמנם ההתנהגות הצפויה, אך במידה ותרצה לקבל מספור שורות סדרתי - כך שתוכל פשוט להעתיק ולהדביק נתונים אלה במקום אחר - תוכל להשתמש בפונקציה SUBTOTAL.

להלן הפונקציה SUBTOTAL שתוודא שאפילו לנתונים המסוננים יש מספור שורות רציף.

= SUBTOTAL (3, $ B $ 2: B2)

ה -3 בפונקציה SUBTOTAL מציין שימוש בפונקציית COUNTA. הטיעון השני הוא הטווח שעליו מיושמת פונקציית COUNTA.

היתרון בפונקציה SUBTOTAL הוא בכך שהיא מתעדכנת באופן דינמי בעת סינון הנתונים (כפי שמוצג להלן):

שים לב שגם כאשר הנתונים מסוננים, מספור השורות מתעדכן ונשאר רציף.

6] יצירת טבלת אקסל

טבלת Excel היא כלי נהדר שעליך להשתמש בו בעבודה עם נתונים טבלאיים. זה הופך את הניהול והשימוש בנתונים להרבה יותר קלים.

זוהי גם השיטה האהובה עלי מבין כל הטכניקות המוצגות במדריך זה.

תן לי להראות לך תחילה את הדרך הנכונה למספר את השורות באמצעות טבלת Excel:

• בחר את מערך הנתונים כולו.
• עבור לכרטיסייה הוספה.
• לחץ על סמל הטבלה (תוכל גם להשתמש בקיצור המקשים Control + T).
• בתיבת הדו -שיח צור טבלה, ודא שהטווח נכון.
• לחץ על אישור. פעולה זו תמיר את הנתונים הטבליים שלך לטבלת Excel.
• בתא A2, הזן את הנוסחה הבאה. שים לב שברגע שתזין את הנוסחה הוא ימלא אותה אוטומטית בכל התאים בעמודה זו (תוכל לקרוא עוד על עמודות מחושבות כאן).

   = ROW ()-ROW (טבלה 2 [#כותרות])

שים לב שבנוסחה שלמעלה השתמשתי שולחן 2, מכיוון שזהו שם טבלת האקסל שלי. אתה יכול להחליף את טבלה 2 בשם הטבלה שיש לך.

ישנם מספר יתרונות נוספים של שימוש בטבלת Excel בעת מספור שורות ב- Excel:

1. מאחר וטבלת Excel מוסיפה את הנוסחה אוטומטית בעמודה כולה, היא פועלת כאשר אתה מוסיף שורה חדשה בטבלה. המשמעות היא שכאשר אתה מוסיף/מוחק שורות בטבלת Excel, מספור השורות יתעדכן אוטומטית (כפי שמוצג להלן).
2. אם תוסיף שורות נוספות לנתונים, טבלת Excel תתרחב אוטומטית ותכלול נתונים אלה כחלק מהטבלה. ומכיוון שהנוסחאות מתעדכנות אוטומטית בעמודות המחושבות, היא תוסיף את מספר השורה עבור השורה שהוכנסה לאחרונה (כפי שמוצג להלן).

7] הוספת 1 למספר השורה הקודם

זוהי שיטה פשוטה שעובדת.

הרעיון הוא להוסיף 1 למספר השורה הקודם (המספר בתא למעלה). זה יוודא שהשורות הבאות יקבלו מספר שיגדל ב- 1.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:

להלן השלבים להזנת מספרי שורות בשיטה זו:

• בתא בשורה הראשונה, הזן 1 באופן ידני. במקרה זה, הוא נמצא בתא A2.
• בתא A3, הזן את הנוסחה, = A2+1
• העתק והדבק את הנוסחה עבור כל התאים בעמודה.

השלבים שלעיל יכניסו מספרים סידוריים בכל התאים בעמודה. במקרה שיש שורות ריקות, זה עדיין יוסיף את מספר השורה עבורו.

שים לב גם שאם אתה מוסיף שורה חדשה, מספר השורה לא יתעדכן. במקרה שתמחק שורה, כל התאים מתחת לשורה שנמחקו יראו שגיאת הפניה.

אלו הן כמה דרכים מהירות בהן תוכל להכניס מספרים סידוריים בנתונים לוחיים ב- Excel.

אם אתה משתמש בשיטה אחרת, אנא שתף ​​אותה איתי בסעיף ההערות.