כיצד להדפיס גיליון Excel בדף אחד (התאמה לדף אחד)

אם לעתים קרובות אתה מדפיס את הנתונים/העבודה שלך ב- Excel, אני בטוח שהתמודדת עם הבעיה שבה הוא מדפיס מספר דפים במקום עמוד אחד.

לפעמים זה כל כך מתסכל שדף חדש מודפס רק בכדי להכיל כמה שורות נתונים נוספות (מה שמוביל גם לבזבוז נייר).

יש כמה טכניקות פשוטות שבהן תוכל להשתמש כדי לוודא שנתוני Excel שלך מודפסים על דף אחד (או במספר עמודים פחות במקרה שאתה מדפיס דוח גדול).

במדריך זה של Excel, אשתף כמה שיטות בהן תוכל להשתמש הדפס את דף האקסל על דף אחד. אתה יכול להשתמש בשילוב של שיטות אלה כדי להשיג את התוצאה הטובה ביותר.

אז בואו נתחיל!

בדוק כמה דפים יודפסו (תצוגה מקדימה)

לפני שתצא לאופטימיזציה של ההגדרות להדפסת עבודת Excel בגיליון אחד, עדיף לבדוק את המצב הנוכחי באמצעות תצוגה מקדימה של הדפסה.

אל תדאג! אתה לא צריך להדפיס שום דבר בשביל זה. אתה יכול פשוט לבדוק כיצד תיראה העבודה המודפסת וכמה גיליונות יודפסו.

זה מאפשר לך להבין את הדברים שאתה יכול לשנות כדי לוודא שאתה משתמש במספר הנייר המינימלי תוך שמירה על הדוח המודפס שלך יפה וקריא.

להלן השלבים לשימוש בתצוגה מקדימה של הדפסה כדי לראות כיצד ייראה עבודת ההדפסה הסופית:

1. לחץ על הכרטיסייה קובץ
2. לחץ על אפשרות ההדפסה

או שאתה יכול להשתמש בקיצור המקשים שליטה + פ (Command + P אם אתה משתמש ב- Mac)

פעולה זו תפתח את דף התצוגה המקדימה של הדפסה, שם תוכל לראות כמה דפים יודפסו ומה יודפס על כל דף.

אתה יכול להשתמש במקשי החצים כדי לעבור לדף הבא/הקודם במצב תצוגה מקדימה של הדפסה.

דרכים להתאים ולהדפיס גיליון Excel בדף אחד

כעת, בואו נראה כמה שיטות שבהן תוכלו להשתמש כדי להתאים את כל הנתונים בגיליון בדף אחד ולאחר מכן להדפיס את הדוח על דף אחד (או מספר עמודים פחות)

התאם את רוחב העמודה (או את גובה השורה)

במקרים רבים, אינך צריך שהעמודות שלך יהיו רחבות מדי.

ומכיוון שזהו קובע ישיר לכמה נתונים מודפסים על דף אחד, אתה יכול לחסוך הרבה נייר על ידי הפחתת רוחב העמודה.

אבל אם כן, איך תדע אם עשית מספיק או לא? איך אתה יודע כמה רוחב עמודות אתה צריך להקטין כדי שהכל יתאים לדף אחד?

כדי להקל על זה, אתה יכול להשתמש ב- תצוגת פריסת עמודים ב- Excel - מה שמראה לך בזמן אמת כמה נתונים יודפסו בכל עמוד בדוח שלך.

להלן השלבים להיכנס למצב פריסת עמודים ולאחר מכן להקטין את רוחב העמודה:

1. לחץ על הכרטיסייה תצוגה בסרט
2. בקבוצה תצוגות חוברות עבודה, לחץ על האפשרות 'פריסת עמודים'. זה ישנה את אופן הצגת הנתונים (ותראה סולמות בחלק העליון ומשמאל לדף העבודה)
3. הקטן את רוחב העמודה כך שיתאים לנתונים בדף אחד. לשם כך, מקם את הסמן בקצה הסמן בכותרת העמודה שברצונך להקטין בגודלה. לאחר מכן לחץ וגרור.

ברגע שיש לך את כל הנתונים על דף אחד, תוכל להמשיך ולהדפיס אותם.

במקרים מסוימים, אתה עשוי לגלות כי הנתונים בתא מנותקים ואינם מוצגים באופן מלא. זה קורה לעתים קרובות כאשר אתה משנה את רוחב העמודה. תוכל לתקן זאת על ידי הפעלת האפשרות גלישת טקסט ב- Excel.

כדי לחזור לתצוגה הרגילה (ולצאת מתצוגת פריסת הדף), לחץ על הכרטיסייה תצוגה ולאחר מכן לחץ על 'רגיל'.

שנה את קנה המידה (התאם את כל השורות/העמודות בדף אחד)

ל- Excel יש אפשרות מובנית המאפשרת לך לשנות את גודל גליון העבודה באופן שיתאים לשורות/עמודות נוספות בדף אחד.

כאשר אתה עושה זאת, זה פשוט מקטין את הכל כך שיתאים לכל העמודות או השורות בדף אחד.

נניח שיש לך גיליון שבו העמודות נשפכות לדף הבא בעת ההדפסה.

להלן השלבים להקטנת הגיליון בזמן ההדפסה:

1. לחץ על הכרטיסייה קובץ
2. לחץ על הדפס (או השתמש בקיצור המקשים - Control + P)
3. בחלון ההדפסה, לחץ על האפשרות Scaling (זוהי האפשרות האחרונה משמאל)
4. לחץ על אחת מהאפשרויות:
   • התאמת גיליון בדף אחד
   • הצג את כל העמודות בדף אחד
   • התאם את כל השורות בדף אחד

השלבים שלעיל יגדילו את הגיליון כך שיתאים לדף (בהתבסס על האפשרויות שבחרת). תוכל גם לראות כיצד הנתונים ייראו בתצוגה המקדימה של הגיליון הנמצאת בצד ימין.

האפשרות 'התאמת גיליון בדף אחד' מתאימה כאשר יש לך רק כמה שורות/עמודות שנשפכות. במקרה שיש הרבה, שימוש באפשרות זו עלול לגרום לנתונים המודפסים להיות קטנים מדי לקריאה.

זה לא משפיע על נתוני גליון העבודה. הוא מדרג את הנתונים רק לצורכי הדפסה.

הסתר או מחק שורות/עמודות

דרך חכמה נוספת להכניס הכל לדף אחד בעת ההדפסה היא להסתיר עמודות או שורות שאינך צריך.

תמיד יש לך את האפשרות להפוך אותם לגלויים שוב למקרה שתזדקק לזה מאוחר יותר, אך הסתרתם בעת ההדפסה תוודא שאתה מייעל את השטח ומשתמש בפחות דפים להדפסה.

כדי להסתיר שורה/עמודה, פשוט בחר אותן, לחץ לחיצה ימנית ולאחר מכן בחר הסתר.

שוב, עדיף קודם כל להיכנס למצב פריסת עמודים ולאחר מכן לעשות זאת. זה מוודא שאתה יכול לראות כמה שורות/עמודות אתה צריך להסתיר כדי להתאים את כל הנתונים בדף אחד ב- Excel.

והנה שלבים לביטול הסתרת השורות/העמודות ב- Excel.

שנה את כיוון הדף

אם יש לך יותר עמודות ושורות, הגיוני לשנות את כיוון הדף בזמן ההדפסה.

ישנם שני כיוונים באקסל;

• דיוקן (ברירת מחדל ב- Excel) - יותר שורות מודפסות מאשר עמודות
• נוף - מודפסים יותר עמודות משורות

במקרה שיש לך יותר עמודות משורות (כפי שמוצג להלן), באפשרותך לשנות את כיוון הדף לרוחב כדי להבטיח שהנתונים שלך יתאימו ויודפסו על דף אחד.

להלן השלבים לשינוי כיוון הדף ב- Excel:

1. לחץ על הכרטיסייה פריסת עמוד
2. בקבוצה הגדרת עמודים, לחץ על משגר תיבת הדו -שיח. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח 'הגדרת עמודים'.
3. לחץ על הכרטיסייה עמוד בתיבת הדו -שיח (אם לא נבחר כבר)
4. באפשרות כיוון, בחר נוף
5. לחץ על אישור

כעת תוכל לעבור לתצוגה מקדימה של הדפסה ולראות כיצד ייראה הדוח המודפס שלך.

קיצור המקשים לפתיחת תיבת הדו -שיח הגדרת עמודים ALT + P + S + P (הקש על מקשים אלה ברצף)

לחלופין, באפשרותך גם לשנות את הכיוון בחלון תצוגה מקדימה של הדפסה, על ידי בחירת כיוון נוף מהתפריט הנפתח בהגדרות.

שנה את שוליים הדף

לפעמים יש לך רק עמודה אחת או שתיים נוספות שמודפסות על דף חדש (או כמה שורות נוספות שנשפכות לדף הבא).

התאמה קטנה בשולי הדפים עשויה לעזור לך להתאים הכל בדף אחד.

אם אתה תוהה מה הם שולי הדפים - כאשר אתה מדפיס דף עבודה של Excel, לכל דף מודפס יהיה מעט שטח בקצוות. זה מתוכנן על מנת לוודא שהנתונים נראים טוב בעת ההדפסה.

יש לך את האפשרות לצמצם את השטח הלבן הזה (שולי הדף) ולהתאים נתונים נוספים על דף אחד.

להלן השלבים לצמצום שולי הדפים ב- Excel:

1. לחץ על הכרטיסייה פריסת עמוד
2. בקבוצה הגדרת עמודים, לחץ על 'שוליים'
3. לחץ על צר

השלבים שלמעלה יקטינו את שולי הדפים וייתכן שתראה כמה שורות/עמודות נוספות נלחצות באותו דף.

במקרה שאתה רוצה לצמצם עוד יותר את שולי הדפים, לחץ על האפשרות 'שוליים' שבסרט ולאחר מכן לחץ על 'שוליים מותאמים אישית'. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח הגדרת עמודים שבה תוכל להתאים את השוליים עוד יותר.

הקטן את גודל הגופן

דרך פשוטה נוספת להפוך כמה שורות/עמודות נוספות (שנשפכות לגיליונות נוספים בעת הדפסה נכון לעכשיו) להתאים לאותו דף יכולה להיות על ידי הקטנת גודל הגופן.

זה יכול לאפשר לך לשנות את הגודל של כמה עמודות כך שיתאים לדף אחד בעת ההדפסה.

זה יכול להיות שימושי כאשר יש לך הדפסה של נתונים שבדרך כלל נכנסים לנספח - משהו שאתה צריך שיהיה לך אבל אף אחד לא קורא או אכפת לו מזה.

הדפס נתונים נבחרים בלבד (או הגדר את אזור ההדפסה)

לפעמים, ייתכן שיש לך מערך נתונים גדול, אך ייתכן שלא תרצה להדפיס את כולו. אולי אתה רק רוצה להדפיס נתונים נבחרים.

אם זהו דבר חד פעמי שבו ברצונך להדפיס במהירות את הנתונים שנבחרו בגליון העבודה, תוכל לעשות זאת באמצעות השלב הבא:

1. בחר את הנתונים שברצונך להדפיס
2. לחץ על הכרטיסייה קובץ
3. לחץ על הדפס (או השתמש בקיצור המקשים - Control + P)
4. במסך ההדפסה שמופיע, לחץ על האפשרות הראשונה בהגדרות
5. לחץ על האפשרות Print Selection. תבחין כי התצוגה המקדימה משתנה גם כדי להראות לך רק את החלק שיודפס.
6. לחץ על הדפס.

השלבים שלעיל ידפיסו רק את מערך הנתונים שנבחר.

שים לב שבמקרה שבחרת מערך נתונים שאינו יכול להתאים ללוח יחיד בעת ההדפסה, הוא יודפס על מספר גיליונות. עם זאת, תוכל לשנות את קנה המידה ל- 'התאמת גיליון בדף אחד' להדפסה של בחירה על דף יחיד.

השיטה לעיל טובה כאשר עליך להדפיס את הנתונים שנבחרו מדי פעם.

אך עליך להדפיס את אותה בחירה מתוך גליונות עבודה מרובים, מומלץ להגדיר את אזור ההדפסה. לאחר ההגדרה, Excel ישקול את אזור ההדפסה הזה כחלק שנועד להדפיס והוא יתעלם מהנתונים האחרים בגיליון.

להלן השלבים להגדרת אזור ההדפסה ב- Excel:

1. בחר את הנתונים שברצונך להגדיר כאזור ההדפסה
2. לחץ על הכרטיסייה פריסת עמוד
3. בקבוצה הגדרת עמודים, לחץ על האפשרות אזור הדפסה
4. לחץ על הגדר אזור הדפסה

זהו זה!

כעת כאשר אתה מנסה להדפיס דף עבודה, רק אזור ההדפסה יודפס (ורק זה יוצג בתצוגה המקדימה של ההדפסה).

[בונוס] הוסף מעברי עמוד

למקרה שיש לך מערך נתונים גדול. ברור שלא ניתן להתאים אותו לדף אחד והדפסת הנתונים כולה תכלול מספר עמודים.

תוכל להוסיף מעברי עמודים ב- Excel כדי לאפשר ל- Excel לדעת היכן להפסיק את ההדפסה בדף הנוכחי ולשפוך את השאר לדף הבא.

להלן השלבים להוספת מעברי עמודים ב- Excel:

1. בחר את התא שבו ברצונך להכניס את מעבר הדף. מתא זה ואילך, הכל יודפס בעמוד הבא
2. לחץ על הכרטיסייה פריסת עמוד
3. בקבוצה הגדרת עמודים, לחץ על האפשרות Breaks
4. לחץ על הוסף שברי עמודים

השלבים שלעיל יוסיפו מעבר דף והכל לפני מעבר הדף יודפס בגיליון אחד והנתונים הנותרים בגיליונות אחרים.

שים לב שאם הגדרת את אזור ההדפסה, הוא יקבל עדיפות על פני מעברי עמודים.

אז אלו שיטות שונות בהן תוכלו להשתמש כדי להתאים נתונים לדף אחד ולהדפיס גיליון אלקטרוני של Excel על דף אחד. במקרים שבהם יש לך הרבה נתונים, אולי לא הגיוני להדפיס אותם על דף אחד, אך עדיין תוכל להשתמש בשיטות שלעיל כדי למזער את השימוש בנייר ולהתאים את אותם הנתונים למספר דפים פחות.

אני מקווה שמצאת הדרכה שימושית.