למרות שאקסל שופרה ללא הרף עם כל גרסה חדשה, עדיין יש תקופות שבהן אתה עלול להיתקל בו מדי פעם (במיוחד אם אתה עובד עם מערך נתונים גדול).
ולפעמים, זה יכול להיות גורם מחוץ לאקסל - כגון הפסקת חשמל או שהמערכת שלך תלויה בגלל בעיה אחרת מלבד אקסל.
במקרים כאלה, כדי לוודא שאתה לא מאבד את הנתונים שלך, ל- Excel יש תכונה שמירה אוטומטית - שכפי שהשם מרמז, תשמור את העבודה שלך באופן אוטומטי.
כאשר השמירה האוטומטית מופעלת, Excel יחסוך את העבודה שלך במרווחי זמן קבועים, מה שיוודא שלא תאבד הרבה מהעבודה שלך (במקסימום כמה דקות עבודה עלולות ללכת לאיבוד).
במדריך זה אראה לך כיצד להפעיל את שמירה אוטומטית ב- Excel ואת כל הדברים החשובים שאתה צריך לדעת על כך.
הערה: שמירה אוטומטית היא תכונה חדשה ב- Office365, שבה היא מאפשרת לך לשמור בזמן אמת כאשר קבצים נשמרים ב- OneDrive או SharePoint. במקרה שאתה משתמש בגירסאות קודמות (Excel 2010/2013/2016/2019), יש ברשותך את שמור המידע לשחזור אוטומטי, שאינו בזמן אמת אך שומר את העבודה שלך במרווחי זמן קבועים.שמירה אוטומטית נגד שחזור אוטומטי
שמירה אוטומטית היא תכונה חדשה ב- Excel Office 365, בעוד שחזור אוטומטי היה גם בגרסאות קודמות.
שמירה אוטומטית מאפשרת לך לשמור את העבודה שלך בזמן אמת בעת שמירת קבצי Excel שלך ב- OneDrive או SharePoint.
להיפך, 'שמור מידע לשחזור אוטומטי' היא אפשרות ששומרת את העבודה שלך באופן אוטומטי כל 10 דקות (או כל פרק זמן שתציין). כאשר אפשרות זו מופעלת, היא תשמור עותק זמני של העבודה שלך ותמשיך לשמור אותה כל 10 דקות.
במקרה שהמערכת שלך תיכבה באופן בלתי צפוי, עדיין תוכל לשחזר את הקובץ שנשמר באופן זמני (באמצעות התכונה שחזור אוטומטי).
במדריך זה אעסוק בשתי התכונות הללו.
הפעל את השמירה האוטומטית ב- Excel מתיבת הדו -שיח אפשרויות
באפשרותך להפעיל שמירה אוטומטית וכן לשמור מידע לשחזור אוטומטי (כלומר, כדי לשמור קבצים באופן אוטומטי במרווח זמן מסוים) ב- Excel מתיבת הדו-שיח אפשרויות. לאחר שתסיים, זה יופעל עבור כל חוברות העבודה שאתה עובד על מערכת זו.
זכור כי שמירה אוטומטית זמינה רק עבור משתמשי Office365. אם אין לך O365, תוכל להשתמש בשחזור אוטומטי בלבד.
להלן השלבים להפעלת שמירה אוטומטית ב- Excel:
- לחץ על הכרטיסייה קובץ
- לחץ על אפשרויות
- בתיבת הדו -שיח אפשרויות Excel, לחץ על האפשרות שמור בצד שמאל
- סמן את האפשרות - 'שמור מידע על שחזור אוטומטי בכל'. כברירת מחדל, הערך הוא 10 דקות, אך תוכל לבחור ערך נמוך או גבוה יותר אם תרצה.
- סמן את האפשרות - "שמור אוטומטית קובצי OneDrive ו- SharePoint Online כברירת מחדל ב- Excel". אפשרות זו פועלת עבור Office 365 בלבד ושומרת את העבודה שלך בזמן אמת (כל כמה שניות)
- לחץ על אישור
השלבים שלעיל יוודאו כי העבודה שלך נשמרת אוטומטית לאחר כל 10 דקות.
שים לב שכדי 'שמירה אוטומטית של קבצי OneDrive ו- SharePoint Online כברירת מחדל ב- Excel' יעבדו, הקבצים שלך צריכים להיות בפורמט הקובץ העדכני ביותר (כלומר, XLSX ולא XLS).
אפשרויות שימושיות נוספות בהן תוכל להשתמש:
- שמור את הגרסה האחרונה לשחזור אוטומטי אם אני סוגר מבלי לשמור: בעוד Excel שומר את העבודה שלך כל 10 דקות (כאשר השמירה האוטומטית מופעלת), הפעלת אפשרות זו תבטיח שלא תאבד אפילו את העבודה בין 10 הדקות האלה (למקרה שהמערכת שלך תקרוס או תהיה הפסקת חשמל). כשהוא מופעל, Excel תראה לך את האפשרות לשחזר אוטומטית כל קבצים/נתונים שלא נשמרו.
- שחזור אוטומטי של מיקום הקובץ: זהו המיקום שבו Excel שומר קבצים שלא נשמרו. אתה יכול לשנות מיקום זה אם תרצה. במקרה שאתה לא מנהל המערכת, ייתכן שלא תוכל לשנות זאת.
כאשר שמירה אוטומטית מופעלת (עם קבצים שנשמרו ב- Onedrive או ב- SharePoint), לא תראה הודעה לשמירת שינויים שלא נשמרו בעת סגירת הקובץ (מכיוון ששינויים אלה נשמרים כל כמה שניות).
כמו כן, במקרה שאתה מוסיף קוד VB (מאקרו) לקובץ, השמירה האוטומטית תעצור ותראה לך הנחיה לשמור את הקובץ הזה כפיקה מאופשרת מאקרו (פורמט .xlsm)
שמירה אוטומטית מאפשרת כעת למשתמשי Excel לשתף קבצים ולבצע שינויים בזמן אמת. כמו כן, תוכל לראות את היסטוריית הגרסאות ולחזור לגרסה קודמת אם תרצה. כאשר אתה פותח קובץ ישן באמצעות היסטוריית גירסאות, הוא ייפתח כקריאה בלבד ותוכל לשמור אותו בשם חדש אם תרצה.
הוספת שמירה אוטומטית ל- QAT (עבור Office 365)
אם אתה משתמש ב- OneDrive או SharePoint, תוכל גם להוסיף את האפשרות שמירה אוטומטית בסרגל הכלים לגישה מהירה (זמין רק ב- Office 365).
זה מאפשר לך להפעיל את השמירה האוטומטית (ב- SharePoint או OneDrive) בלחיצה אחת (זהו לחצן החלפה).
למרות שגיליתי שהוא זמין כברירת מחדל במנוי Office365 שלי, אך במקרה שאין לך אותו, תוכל להוסיף שמירה אוטומטית לסרגל הכלים לגישה מהירה באמצעות השלבים הבאים:
- לחץ על הסמל התאמה אישית של סרגל הכלים לגישה מהירה
- לחץ על האפשרות שמור אוטומטית
אם אינך רואה את האפשרות 'שמור אוטומטית' בתפריט הנפתח, לחץ על פקודה נוספת והשתמש בתיבת הדו-שיח אפשרויות Excel כדי להוסיף את האפשרות שמירה אוטומטית ב- QAT.
בעיה בשמירה אוטומטית (שמירה בשם לעומת שמירת עותק)
כאשר תפעיל את השמירה האוטומטית ותשמור את הקובץ ב- OneDrive או SharePoint, תבחין כי אינך רואה עוד את האפשרות 'שמור בשם'. במקום זאת, אתה רואה את האפשרות 'שמור עותק' (עוד על כך כאן)
כאשר השמירה האוטומטית מופעלת והעבודה שלך נשמרת כל כמה שניות, לא ניתן יהיה לבצע כמה שינויים ולשמור אותה כקובץ חדש.
לדוגמה, אם אתה מתחיל עם קובץ ישן, עבד עליו במשך 20 דקות ושמור עותק, יהיה לך הקובץ הישן כמו גם הקובץ החדש עם 20 דקות של העבודה האחרונה. אבל זה לא אפשרי עם שמירה אוטומטית מופעלת כאשר היא שומרת את העבודה שלך כל כמה שניות.
זו הסיבה שיש לך כעת את 'שמור עותק'אפשרות, שבה תוכל להשתמש כדי ליצור עותק ולאחר מכן לבצע את השינויים.
במקרה שקבצי Excel שלך אינם ב- OneDrive או SharePoint, עדיין תראה את האפשרות 'שמור בשם'.
שימוש בכלים של צד שלישי כגון DropBox או Google Drive
תוכל גם לקבל את אפשרויות היסטוריית הגרסאות עבור קבצי Excel עם אפשרויות אחסון כגון Dropbox ו- Google Drive.
כלים אלה פשוט בודקים אם חלו שינויים בקובץ ושמרו את הגירסה הקודמת. לאחר מכן תוכל לחזור לגרסאות אלה אם תרצה.
אחד היתרונות בשימוש בכלים אלה של צד שלישי הוא שתוכל לשתף פעולה בקלות עם אנשים שאינם משתמשים ב- OneDrive.
מכיוון שרובם Google Drive ו- Dropbox מועדפים על פני OneDrive על ידי רבים, זה עוזר כאשר אתה עובד עם צוותים/לקוחות שמשתמשים באפשרויות אלה.
הסייג היחיד הוא לוודא שלא תשמור נתונים חסויים על שירותי אחסון ענן אלה.
שמור קובץ באופן אוטומטי לפני סגירתו באמצעות VBA
שמירה אוטומטית היא תכונה מדהימה והופכת את העבודה עם Excel להרבה יותר נטולת מתח - בידיעה שהנתונים לא יאבדו.
אם אין לך את Office 365 (כלומר אין לך גם את התכונה 'שמירה אוטומטית'), יהיה עליך להסתמך על תכונת השחזור האוטומטי של Excel.
אפשרות נוספת שתוכל להשתמש בה היא על ידי שימוש בקוד VBA פשוט שמוודא שהקובץ שלך יישמר לפני שתסגור אותו. זה מבטיח שלא תאבד את העבודה שלך כי סגרת את הקובץ לפני ששמרת אותו.
הערה: שימוש זה יהיה הגיוני רק אם אינך משתמש ב- Office 365 עם OneDrive או SharePoint. אם כן, תוכל תמיד לחזור לגרסאות קודמות והקבצים שלך נשמרים אוטומטית בכל מקרה.
להלן השלבים באמצעות VBA לשמירת קובץ לפני סגירת חוברת העבודה:
- פתח את חוברת העבודה שבה ברצונך לאפשר קוד VBA זה להישמר לפני סגירה.
- החזק את מקש ALT ולחץ על מקש F11 (או Command + Option + F11 ב- Mac). פעולה זו פותחת את עורך VB.
- לחץ פעמיים על האובייקט ThisWorkbook (עבור הקובץ שבו ברצונך להוסיף קוד זה) בסייר הפרויקטים
- העתק והדבק את הקוד שלהלן בחלון הקוד של ThisWorkbook:
חוברת פרטית של חוברת עבודה_לפני סגור (בטל כבולאני) חוברת עבודה זו. שמור סיום תת
- סגור את עורך VB
כעת, כאשר יש שינוי בחוברת העבודה וסוגרת אותו לפני השמירה, הוא יפעיל קודם את הקוד הזה (מכיוון שמדובר באירוע VBA הפועל על בסיס אירוע - שהוא סגירת חוברת עבודה במקרה זה). קוד זה ישמור תחילה את חוברת העבודה ולאחר מכן יסגור אותו.
במקרה שלא שמרת את הקובץ לפני כן, תראה הודעה שתבקש ממך לציין את המיקום שבו יש לשמור את הקובץ.
במקרה שאתה לא רוצה להחליף את הקובץ הקיים שלך, אתה יכול גם לשנות את הקוד כך שהוא ישמור את הקובץ עם חותמת זמן. בדרך זו העבודה שלך לא אבדה, ותוכל גם לחזור לגרסה קודמת.
להלן קוד ה- VBA שישמור את הקובץ עם חותמת התאריך והשעה בשם הקובץ:
תת פרטי Workbook_BeforeClose (בטל כבולאני) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = פורמט (עכשיו, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs חותם זמן ושם wb סיום תת
פעולה זו תשמור את הקובץ החדש עם חותמת זמן בשם באותו מקום שבו הקובץ הישן נשמר. אם אתה רוצה שהקובץ יישמר בתיקייה מסוימת, תוכל לציין את המיקום הזה בקוד.
אז זה כל מה שאתה צריך לדעת על הפעלת שמירה אוטומטית ב- Excel והשימוש בו ביעילות. ואם אינך משתמש ב- Office 365 ומכאן שאין לך שמירה אוטומטית, עדיין תוכל להגדיר את האפשרויות לשחזור אוטומטי ולשחזר קבצים שלא נשמרו. כמו כן, ניתן להשתמש בקוד VBA כדי לוודא שהקבצים נשמרים כהעתק באופן אוטומטי בעת סגירתו.
מקווה שמצאת הדרכה שימושית!
