כיצד לשחזר קבצי Excel שלא נשמרו (כל האפשרויות + אמצעי זהירות)

מחפש לשחזר קובץ אקסל שלא נשמר, לחץ כאן כדי לקפוץ לכל האפשרויות האפשריות שיש לך להחזיר את הקובץ.

תן לי לספר לך את סיפור האימה הקצר ביותר אי פעם.

Excel התרסק!

תארו לעצמכם לעבוד על הדו"ח הדחוף הזה או על לוח המחוונים החשוב ביותר שבו עשיתם עבודה כל כך פנטסטית. אתה גאה בעצמך ובכל העבודה הקשה שהשקעת בו.

אבל שכחת שלב מרכזי.

לא שמרת את קובץ האקסל (התנשפות !!!)

אוקיי, תן ​​לי לצמצם את הדרמטיות ולהגיע ישר לעניין.

ל- Excel יש נטייה לקרוס, במיוחד כשאין צורך בכך. איכשהו, זה קורה בזמן הגרוע ביותר האפשרי (לא שיש זמן טוב לזה אי פעם).

בתרחיש כזה, האפשרות היחידה שלך היא לנסות ולשחזר קבצי Excel שלא נשמרו.

במקרים מסוימים יחייכו אליך האלים של Excel ותקבל את הקובץ, ובמקרים מסוימים יתכן שלא.

במאמר זה, אשתף את כל מה שיש לדעת כשזה מגיע לשחזור קבצי Excel שלא נשמרו. אני אראה לך גם את אמצעי הזהירות והצעדים המקדימים שאתה צריך לנקוט.

ואם אתה רוצה לוודא ששום דבר לא משתבש, אשתף גם קוד VBA שישמור עותק של קובץ ה- Excel שלך עם חותמת זמן בכל פעם שתשמור את הקובץ הקיים.

בואו נתחיל!

כל הדרכים האפשריות לשחזור קבצי Excel / נתונים שלא נשמרו

Excel (ואפילו Windows) הוא בלתי צפוי ביותר. זה יכול לקרוס בכל עת ויכול לקבץ האקסל שלך בעזרתו.

זה מצב רע להיות…

… אבל יש דרכים להתמודד עם זה.

ל- Excel יש כמה פונקציות שבהן היא יכולה לעזור לך לשחזר קבצי או נתונים לא נשמרים במקרים מסוימים.

להלן שלושה תרחישים שבהם הבדיקות המובנות של Excel יכולות לעזור לך לשחזר קבצים/נתונים:

1. אתה עובד על קובץ חדש (שטרם שמרת) והמערכת/אקסל שלך קורס.
2. עדכנת קובץ שנשמר קודם לכן ו- Excel קורס לפני שתוכל לשמור אותו.
3. טעית ושמרת את השינויים, אך כעת ברצונך לחזור לגרסה הקודמת.

בואו נראה כיצד להתמודד עם כל אחד מאלה.

שחזור קובץ אקסל חדש שלא נשמר (שמעולם לא נשמר)

אם אתה עובד על משהו ואקסל קורס (או שהמערכת שלך קורסת), אתה עדיין יכול לשחזר את הקובץ שלא נשמר.

הערה: שיטה זו פועלת שכן ל- Excel יש פונקציית שמירה אוטומטית ושחזור אוטומטי מובנית. הוא מופעל כברירת מחדל, כך שתוכל להשתמש בשיטות אלה לשחזור הקבצים. במקרה שהוא אינו מופעל, יהיה עליך לעשות זאת על מנת שתוכל להשתמש בפונקציות אלה. כיצד להפעיל שמירה אוטומטית ושחזור אוטומטי יפורט בהמשך מאמר זה.

להלן השלבים לשחזור קובץ Excel שלא נשמר:

1. פתח חוברת עבודה חדשה של Excel.
2. לחץ על הכרטיסייה 'קובץ'
3. לחץ על 'פתח'
4. לחץ על האפשרות חוברת עבודה אחרונה (היא בפינה השמאלית העליונה)
5. לחץ על הלחצן 'שחזר חוברות עבודה שלא נשמרו' הנמצא בתחתית
6. בתיבת הדו -שיח שנפתחת, גלול ברשימת חוברות העבודה שלא נשמרו ופתח את קובץ הרצוי.
7. שמור את הקובץ (באמצעות האפשרות 'שמור בשם') בשם אחר במיקום שבחרת.

כברירת מחדל, Excel שומר עותק של כל הקבצים שלא נשמרו במיקום הבא:

C: \ משתמשים \[שם המערכת שלך]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

בכתובת שלעיל, עליך להחליף את [YourSystemName] בשם המערכת שלך (שזה 'סכום' במקרה שלי).

תוכל גם לעבור ישירות לתיקיה זו (שבה נשמרים עותקים לא נשמרים של קבצי Excel) על ידי פתיחת כל דפדפן והעתקה של הכתובת בה (במקום כתובת האתר).

כאשר אתה פותח קובץ כלשהו מתיקיה זו, תראה סרגל הודעות שיבקש ממך לשמור אותו.

לחץ עליו ושמור אותו במיקום חדש עם שם לבחירתך.

הערה: כברירת מחדל, כל הקבצים שלא נשמרו הם בפורמט 'XLSB'. כאשר אתה שומר אותו, ודא שאתה שומר אותו בפורמט שאתה רוצה.

בשיטה זו תוכל לשחזר קבצים שיצרת אך מעולם לא שמרת.

שחזור קבצי Excel מעודכנים (הגרסה הקודמת נשמרה)

ניתן להשתמש בשיטה זו עבור קבצים ששמרתם קודם לכן, ואקסל התרסק (או שהמערכת קרסה או שהחשמל נכבה) כאשר עבדתם עליה.

אז עדיין יש לך את הקובץ שנשמר בעבר, אבל איבדת את השינויים שביצעת.

להלן השלבים לשחזור קובץ ה- Excel המעודכן:

1. פתח כל אחד מחוברת העבודה הקיימת של Excel.
2. ברגע שהוא ייפתח, תראה חלונית שחזור מסמכים המפרטת את כל הקבצים שלא נשמרו. לחץ על כל שמות הקבצים כדי לטעון את הנתונים.
3. כאשר אתה מקבל את הנתונים שאתה רוצה, שמור את הקובץ בשם אחר.

לחלופין, תוכל גם לפתוח את יישום Excel ותראה את האפשרות 'הצג קבצים משוחזרים' (כפי שמוצג להלן).

תוכל ללחוץ עליו והוא יפתח את אותה חלונית לשחזור מסמכים.

שחזור קבצי Excel שנחלפו / גירסה שנשמרה בעבר (מתוך Excel)

בעוד שבשתי השיטות שלעיל אתה יכול להאשים את Excel או את Windows בהתנגשות או בהפסקת החשמל, השיטה הזו היא אך ורק עליך.

זה המצב כאשר יש לך קובץ אקסל שמור ואתה מעדכן את הנתונים ושומר אותו שוב.

אבל בסופו של דבר אתה מבצע כמה שינויים שאתה לא רוצה עכשיו (קורה לי הרבה).

מה שאתה באמת רוצה זה להחזיר את הגרסה הקודמת.

אמנם אינך יכול לחזור לחיים ולתקן את טעויותיך (אלא אם כן יש לך מכונת זמן כמובן), אך תוכל לעשות זאת בעולם הנפלא של גיליונות אלקטרוניים של Excel.

ב- Excel 2010 ובגרסאות לאחר מכן, Excel קיבלה תכונה מובנית שתעזור לך להשיג את הגרסאות הקודמות.

להלן השלבים לחזרה לגירסה קודמת של Excel (גם כאשר עדכנת ושמרת אותה):

1. לחץ על הכרטיסייה קובץ.
2. בדף המידע, לחץ על נהל חוברת עבודה, תמצא את כל הגירסאות הקודמות של אותו קובץ.
3. לחץ על הגרסה שברצונך לשחזר
4. שמור את הקובץ (רצוי בשם חדש).

כאשר אתה בוחר בגרסה שנשמרה בעבר ופותח אותה, Excel יראה לך הודעה כפי שמוצג להלן. אתה יכול ללחוץ על שחזור כדי לקבל את הגירסה הקודמת שבחרת או לשמור אותה כקובץ חדש בשם אחר.

שים לב שכדי שזה יעבוד, עליך לוודא שהאפשרות שחזור אוטומטי מופעלת. למרות שהוא בדרך כלל מופעל כברירת מחדל, זה משהו שאתה יכול לבדוק ולהבטיח. אני אסקור כיצד להפעיל 'שחזור אוטומטי' בהמשך הדרכה זו.

כשמדובר בשחזור קבצי או נתונים לא נשמרים של Excel, אלה שלוש האפשרויות המובנות ב- Excel שניתן להשתמש בהן.

דרך נוספת (שאני ממליצה עליה בחום) היא שמירת הקבצים שלך בענן (OneDrive או DropBox). זה מוריד הרבה דאגות מכיוון ששירותי הענן שומרים גירסאות קודמות של הקבצים שלך.

שחזור קבצי Excel שנחלפו / גירסה שנשמרה בעבר (מהענן - OneDrive / DropBox)

אם אתה נוהג לשמור את קבצי ה- Excel שלך בענן - באמצעות שירותים כגון OneDrive או DropBox, אינך צריך להסתמך לחלוטין על Excel כדי לעזור לך לשחזר קבצים שלא נשמרו או לאבד נתונים.

שירותי ענן אלה גם שומרים גירסאות קודמות של קבצי Excel שלך.

תן לי להראות לך כיצד להשיג את הגרסאות הקודמות מ- OneDrive ו- DropBox. אני בטוח שיהיו עוד הרבה שירותים כאלה שיש להם את הפונקציונליות הזו.

קבלת הגרסה הקודמת של קובץ ה- Excel מ- OneDrive

כדי לקבל את הגירסה הקודמת של קובץ Excel, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הגירסה הנוכחית ב- Onedrive ולחץ על היסטוריית הגרסאות.

פעולה זו תפתח את הקובץ ותוכל לראות את כל הגרסאות הקודמות של הקובץ בחלונית משמאל.

לחץ על הגירסה שאתה רוצה. הוא יראה לך את תוכן הקובץ וגם ייתן לך את האפשרות להוריד את הקובץ או לשחזר אותו.

קבלת הגרסה הקודמת של קובץ האקסל מ- DropBox

בדיוק כמו OneDrive, DropBox גם שומר את גרסאות העבר של קבצי Excel שתוכל לבקר מחדש ולהוריד.

כדי לקבל את הגרסאות הקודמות, עבור אל הקובץ בפורטל האינטרנט של Dropbox ולחץ על שלוש הנקודות של הקובץ שעבורו ברצונך לראות את הגרסאות הקודמות.

לחץ על האפשרות היסטוריית גרסאות.

זה יראה לך את כל הגרסאות של הקובץ. אתה יכול לפתוח ולהוריד גרסה זו מ- DropBox.

במקרה שהתקנת את תיקיית DropBox במערכת שלך ושמרת את הקבצים שלך שם, תוכל פשוט ללחוץ לחיצה ימנית על כל אחד מהקבצים וללחוץ על היסטוריית הגרסאות.

פעולה זו תעביר אותך לגרסת האינטרנט של DropBox, שם תוכל לראות ולהוריד את כל גרסאות הקובץ.

אמצעי זהירות לאפשר שחזור קל של קבצים שלא נשמרו

בעוד של- Excel יש כמה הגדרות ברירת מחדל שמוודאות שיש לך סיכויים טובים לשחזר קבצי Excel, אך עדיין נוהג טוב לוודא שהכל מופעל.

אפשר שמירה אוטומטית ושחזור אוטומטי

כדי לוודא שאקסל שומר את הקבצים שלך באופן אוטומטי והציג אפשרויות שחזור, עליך להפעיל אותם.

למרות שהוא צריך להיות מופעל כברירת מחדל, אך במקרה שלא, תוכל לעשות זאת באופן ידני.

להלן השלבים להפעלת פונקציונליות שמירה אוטומטית ושחזור אוטומטי ב- Excel:

1. לחץ על הכרטיסייה 'קובץ'
2. לחץ על 'אפשרויות'
3. בתיבת הדו -שיח אפשרויות Excel, לחץ על שמור (זה נמצא בחלונית השמאלית של תיבת הדו -שיח).
4. וודא שההגדרות הבאות מופעלות (כפי שמוצג להלן).

תן לי להסביר במהירות מה המשמעות של האפשרויות האלה:

• שמור מידע על שחזור אוטומטי כל X דקות: אפשרות זו תוודא שהקבצים שלך נשמרים כל 5 דקות (או כל ערך זמן שתציין כאן). אלה 10 דקות כברירת מחדל ושיניתי את זה ל -5 דקות. אתה יכול לצמצם זאת עוד יותר אם תרצה.
• שמור את הגרסה האחרונה לשחזור אוטומטי אם אני סוגר מבלי לשמור: זה יבטיח שבמקרה שה- Excel/המערכת תקרוס או שתסגור קובץ מבלי לשמור, תישמר גרסה הניתנת לשחזור אוטומטי.
• שחזור אוטומטי של מיקום הקובץ: זהו מיקום ברירת המחדל בו נשמרים קבצים ששוחזרו אוטומטית. אתה יכול לשנות זאת אם אתה רוצה.

הערה: אם יש לך קובץ ענק עם הרבה נוסחאות ותרשימים, שמירתו כל 5 דקות תוביל לחישוב מחדש ולהקפאת מערכות אפשריות. אם אינך מעוניין בכך, תוכל לבחור משך זמן ארוך יותר (או לשנות מצב חישוב ידני).

צור באופן אוטומטי עותק גיבוי של קובץ ה- Excel השמור

בעוד ששמירה אוטומטית ושחזור אוטומטי מועילות כשאתה שוכח לשמור את הקבצים וקריסות המערכת, גיבוי אוטומטי הוא משהו שיוצר עותק של הקובץ בכל פעם שאתה שומר אותו.

לדוגמה, אם אני עובד על קובץ בשם Test.xlsx ואני שומר אותו בתיקייה, הדבר ייצור אוטומטית עותק עם השם - 'גיבוי של Test.xlk'

עכשיו, בכל פעם שאני שומר את קובץ הבדיקה, כל השינויים נשמרים גם בעותק הגיבוי.

זה יכול להיות שימושי אם תבצע כמה שינויים בקובץ שנשמר ותרצה לבטל אותו. במקרה זה, תוכל להשתמש בעותק הגיבוי במקום זאת.

או אם הקובץ שלך קורס או נהיה פגום, יהיה לך עותק הגיבוי שיכיל את התוכן האחרון שנשמר.

להלן השלבים להפעלת תכונת הגיבוי האוטומטי עבור חוברת עבודה:

1. לחץ על הכרטיסייה קובץ.
2. לחץ על 'שמור בשם'
3. לחץ על עיון כדי לפתוח את תיבת הדו -שיח 'שמור בשם'.
4. בתיבת הדו -שיח שמירה בשם, לחץ על האפשרות כלים (היא נמצאת בחלק הימני התחתון של תיבת הדו -שיח).
5. לחץ על 'אפשרויות כלליות'.
6. בתיבת הדו -שיח 'אפשרויות כלליות', סמן את האפשרות 'צור תמיד גיבוי'.
7. לחץ על אישור.
8. שמור את הקובץ בתיקייה/במיקום הרצוי.

כעת, בכל פעם שתשמור קובץ זה, עותק מדויק יישמר עם התיקון המוקדם 'גיבוי של'.

להלן מספר דברים חשובים שעליך לדעת אודות השימוש בפונקציונליות גיבוי אוטומטי זה ב- Excel:

• זוהי הגדרה ברמת חוברת עבודה. המשמעות היא שאם תפעיל אותו עבור חוברת עבודה אחת, הוא יפעל רק עבור חוברת עבודה זו. אם אתה רוצה שזה יעבוד גם עבור אחרים, יהיה עליך להפעיל אותו ידנית.
• זה שונה מהאפשרויות שחזור אוטומטי ושמירה אוטומטית. אלה הגדרות עצמאיות ותצורה אחת לא משפיעה על השנייה. כך שתוכל לקבל חוברת עבודה שבה כל שחזור אוטומטי, שמירה אוטומטית וגיבוי אוטומטי עובדים כולם.
• קובץ הגיבוי נשמר עם סיומת .XLK. זהו הסיומת לקבצי גיבוי, וייתכן שתראה הודעה בעת פתיחת קובץ זה. פשוט לחץ על כן וזה יפתח את קובץ הגיבוי.
• קובץ הגיבוי הוא תמיד גרסה אחת מאחורי הקובץ הראשי שלך (למעט הזמן שאתה שומר אותו בפעם הראשונה). לדוגמה, אם אתה יוצר קובץ חדש ומאפשר בו גיבוי ותבצע כמה שינויים ושומר אותו. פעולה זו תשמור את הקובץ החדש וכן עותק גיבוי שלו. בשלב זה, שני הקבצים (הקובץ הראשי והגיבוי) יהיו זהים לחלוטין. כעת, אם תבצע כמה שינויים בקובץ הראשי ושמור אותו פעם אחת, הוא לא יישמר בקובץ הגיבוי. אך אם תשמור אותו שוב, הדבר ייעשה גם בקובץ הגיבוי.

גיבוי אוטומטי הוא תכונה טובה שכן היא נותנת לך את הגרסה השמורה האחרונה של הקובץ למקרה שתבצע כמה שינויים לא רצויים ותשמור את הקובץ. אתה יכול להשתמש בקובץ הגיבוי כדי לקבל את הגירסה לפני הגירסה השמורה האחרונה.

שמור אוטומטית עותק חותמת זמן של חוברת העבודה של Excel

למרות שכל השיטות שנדונו עד כה מסתמכות על התכונות המובנות של Excel, תוכל גם להשתמש בקוד VBA קצר כדי לוודא שאינך מאבד את עבודתך לעולם.

עם קוד VBA, אתה שומר עותק חותמת של קובץ ה- Excel שלך ברגע שאתה שומר אותו (או סוגר אותו).

זה מבטיח שתמיד יהיו ברשותך כל הגרסאות הקודמות ותוכל לחזור ולשחזר קובץ למקרה שתתבלבל. כמו כן, מכיוון שמדובר בחותמת זמן, תוכל למצוא בקלות איזו גירסה אתה רוצה (או היכן פישלת).

להלן הקוד שיצור עותק חותמת בזמן של חוברת העבודה ברגע שתשמור אותו:

Sub Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI כבולאני, בטל כבולאני) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (עכשיו," dd-mm-yyyy hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = Sub End True

שים לב שעליך לציין את מיקום התיקיה שבה ברצונך לשמור את עותקי הגיבוי (שנה את הנתיב המודגש מודגש בקוד לעיל).

זה אולי אומר שיש לך הרבה עותקים, אבל זה יכול להציל חיים עצומים כאשר אתה עובד על פרויקטים קריטיים.

אתה יכול להשתמש בקוד דומה כדי לשמור עותק לפני שאתה סוגר את חוברת העבודה (במקום לשמור עותק בכל פעם שאתה שומר).

תת תת חוברת WorkB_BeforeClose (בטל כבולאני) עמום BackUpPath כמחרוזת BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now, "dd-mm-yyyy hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Name סוף משנה

עליך להכניס את הקוד הזה לחלון הקוד של ThisWorkbook.

לשם כך, פתח את עורך VB (קיצור מקשים - ALT + F11) ולחץ פעמיים על אובייקט חוברת עבודה זו בחוקר הפרויקטים.

תיקון קבצי Excel פגומים

במקרה שאתה מוצא את עצמך עם קובץ אקסל פגום, יש כמה דברים שאתה יכול לעשות.

בראש ובראשונה, תוכל להשתמש באפשרות התיקון המובנית ב- Excel.

להלן השלבים לשחזור קובץ פגום על ידי תיקוןו:

1. פתח את יישום Excel.
2. לחץ על 'קובץ' ולאחר מכן לחץ על 'פתח' (או השתמש בקיצור המקשים Control + O).
3. לחץ על הלחצן עיון.
4. בתיבת הדו -שיח שנפתחת, בחר את הקובץ שהושחת.
5. לחץ על המשולש הקטן כלפי מטה בכפתור 'פתח' (כפי שמוצג להלן).
6. לחץ על פתח ותיקון.
7. Excel יראה לך הודעה כפי שמוצג להלן. לחץ על תיקון.

אם יש לך מזל, הכל ילך חלק ותוכל לשחזר את הנתונים שלך מהקובץ המושחת.

במקרה שאפשרות התיקון לא עובדת, בצע את השלבים שלעיל עד שלב 5, ולאחר מכן במקום תיקון, לחץ על 'חלץ נתונים'. Excel ישאל אותך אם ברצונך 'להמיר לערכים' או 'לשחזר נוסחאות'.

אתה יכול לנסות להשתמש באופציה המתאימה לך. Excel ינסה לחלץ כמה שיותר נתונים וייצור חוברת עבודה חדשה עם הנתונים שחולצו.

אם גם זה לא עובד. ייתכן שיהיה עליך להסתמך על כלים של צד שלישי לשחזור קבצי Excel פגומים.