כיצד להשוות שני גיליונות אקסל (להבדלים)

צפה בוידאו - כיצד להשוות בין שני גיליונות אקסל להבדלים

השוואה בין שני קבצי Excel (או השוואת שני גיליונות באותו קובץ) יכולה להיות מסובכת מכיוון שחוברת עבודה של Excel מציגה רק גיליון אחד בכל פעם.

זה הופך להיות קשה יותר ומועד לשגיאות כשיש לך הרבה נתונים שצריך להשוות.

למרבה המזל, ישנן כמה תכונות מגניבות ב- Excel המאפשרות לך לפתוח ולהשוות בקלות שני קבצי Excel.

במדריך אקסל זה אראה לך מספר דרכים השווה בין שני קבצי אקסל (או גיליונות) שונים ולבדוק הבדלים. השיטה שתבחר תלויה באופן שבו הנתונים שלך בנויים ובאיזו השוואה אתה מחפש.

בואו נתחיל!

השווה בין שני גיליונות Excel בקבצי Excel נפרדים (זה לצד זה)

אם ברצונך להשוות שני קבצי Excel נפרדים זה לצד זה (או שני גיליונות באותו חוברת עבודה), קיימת תכונה מובנית ב- Excel לשם כך.

זה ה צפה זה לצד זה אוֹפְּצִיָה.

זה מומלץ רק כאשר יש לך מערך נתונים קטן והשוואה ידנית של קבצים אלה צפויה להיות פחות זמן רב וחשוף לשגיאות. אם יש לך מערך נתונים גדול, אני ממליץ להשתמש בשיטה המותנית או בשיטת הנוסחה שתכוסה בהמשך הדרכה זו.

בוא נראה כיצד להשתמש בזה כאשר עליך להשוות שני קבצים נפרדים או שני גיליונות באותו קובץ.

נניח שיש לך שני קבצים במשך חודשיים שונים ואתה רוצה לבדוק אילו ערכים שונים בשני הקבצים האלה.

כברירת מחדל, כאשר אתה פותח קובץ, סביר שהוא יתפוס את כל המסך שלך. גם אם אתה מקטין את הגודל, תמיד אתה רואה קובץ Excel אחד למעלה.

עם האפשרות תצוגה זה לצד זה, תוכל לפתוח שני קבצים ולאחר מכן לסדר אותם אופקית או אנכית. זה מאפשר לך להשוות את הערכים בקלות מבלי לעבור הלוך ושוב.

להלן השלבים ליישור שני קבצים זה לצד זה והשוואתם:

1. פתח את הקבצים שברצונך להשוות.
2. בכל קובץ, בחר את הגיליון שברצונך להשוות.
3. לחץ על הכרטיסייה תצוגה
4. בקבוצת Windows, לחץ על האפשרות 'הצג זה לצד זה'. זה הופך לזמין רק כאשר יש לך שני קובצי Excel פתוחים או יותר.

ברגע שתלחץ על האפשרות תצוגה זה לצד זה, Excel יסדר את חוברת העבודה בצורה אופקית. שני הקבצים יהיו גלויים, ואתה חופשי לערוך/להשוות קבצים אלה בזמן שהם מסודרים זה לצד זה.

אם ברצונך לסדר את הקבצים בצורה אנכית, לחץ על האפשרות סידור הכל (בכרטיסייה תצוגה).

פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח 'סידור חלונות' בה תוכל לבחור 'אנכי'.

בשלב זה, אם תגלול למטה באחד מדפי העבודה, השני יישאר כפי שהוא. אתה יכול לשנות זאת כך שכאשר תגלול בגיליון אחד, השני גם יגלול בו זמנית. זה מקל על השוואת שורה אחר שורה ולזהות הבדלים.

אבל כדי לעשות זאת, עליך לאפשר גלילה סינכרונית.

כדי לאפשר גלילה סינכרונית, לחץ על הכרטיסייה תצוגה (בכל אחד מחוברות העבודה) ולאחר מכן לחץ על האפשרות גלילה סינכרונית. זהו כפתור החלפה (אז אם אתה רוצה לכבות אותו, פשוט לחץ עליו שוב).

השוואת גיליונות מרובים בקבצי Excel נפרדים (זה לצד זה)

עם האפשרות 'הצג זה לצד זה', תוכל להשוות רק שני קובצי Excel בבת אחת.

במקרה שיש לך מספר קבצי Excel פתוחים, כאשר תלחץ על האפשרות הצג זה לצד זה, הוא יראה לך תיבת דו -שיח 'השווה זה לצד זה', שבה תוכל לבחור איזה קובץ אתה רוצה להשוות עם חוברת העבודה הפעילה.

במקרה שאתה רוצה להשוות יותר משני קבצים בבת אחת, פתח את כל הקבצים האלה ולאחר מכן לחץ על האפשרות סדר הכל (זה נמצא בכרטיסייה תצוגה).

בתיבת הדו -שיח סידור Windows, בחר אנכי/אופקי ולאחר מכן לחץ על אישור.

פעולה זו תסדר את כל קבצי ה- Excel הפתוחים בסדר הנבחר (אנכי או אופקי).

השווה בין שני גיליונות (זה לצד זה) באותה חוברת עבודה של Excel

אם ברצונך להשוות שני גיליונות נפרדים באותו חוברת עבודה, אינך יכול להשתמש בתכונה View side to side (מכיוון שהיא פועלת עבור קבצי Excel נפרדים בלבד).

אבל אתה עדיין יכול לעשות את אותה השוואה זה לצד זה.

הדבר מתאפשר על ידי 'תכונה חדשה של Windows ב- Excel, המאפשר לך לפתוח שני מופעים על אותה חוברת עבודה. ברגע שיש לך שני מופעים פתוחים, תוכל לסדר אותם זה לצד זה ולאחר מכן להשוות את אלה.

נניח שיש לך חוברת עבודה של Excel הכוללת שני גיליונות במשך חודשיים שונים (ינואר ופברואר) ואתה רוצה להשוות אלה לצד אלה כדי לראות כיצד המכירות לחנות השתנו:

להלן השלבים להשוואת שני גיליונות ב- Excel:

1. פתח את חוברת העבודה הכוללת את הגיליונות שברצונך להשוות.
2. לחץ על הכרטיסייה תצוגה
3. בקבוצת החלון, לחץ על האפשרות 'חלון חדש'. פעולה זו פותחת את המופע השני של אותה חוברת עבודה.
4. בכרטיסייה 'תצוגה', לחץ על 'סידור הכל'. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח סידור חלונות
5. בחר 'אנכי' כדי להשוות נתונים בעמודות (או בחר אופקי אם ברצונך להשוות נתונים בשורות).
6. לחץ על אישור.

השלבים שלעיל יסדרו את שני המופעים של חוברת העבודה בצורה אנכית.

בנקודת זמן זו, שני חוברות העבודה יבחרו את אותו דף עבודה. באחד מחוברות העבודה, בחר את הגיליון השני שברצונך להשוות עם הגיליון הפעיל.

איך זה עובד?

כאשר אתה לוחץ על חלון חדש, הוא פותח שוב את אותה חוברת עבודה בשם מעט שונה. לדוגמה, אם שם חוברת העבודה שלך הוא 'בדיקה' ואתה לוחץ על חלון חדש, הוא יקרא את חוברת העבודה שכבר נפתחה 'מבחן - 1' ואת המופע השני כ'בדיקה - 2 '.

שים לב שעדיין מדובר באותו חוברת עבודה. אם תבצע שינויים כלשהם בחוברות העבודה האלה, זה יבוא לידי ביטוי בשניהם.

וכאשר אתה סוגר מופע אחד של הקובץ הפתוח, השם יחזור למקור.

תוכל גם להפעיל גלילה סינכרונית אם תרצה (על ידי לחיצה על האפשרות 'גלילה סינכרונית' בכרטיסייה 'תצוגה')

השווה בין שני גיליונות והדגש הבדלים (שימוש בעיצוב מותנה)

למרות שאתה יכול להשתמש בשיטה שלעיל כדי ליישר את חוברות העבודה יחד ולעבור ידנית בין הנתונים שורה אחר שורה, זו לא דרך טובה למקרה שיש לך הרבה נתונים.

כמו כן, ביצוע רמת השוואה זו באופן ידני יכול להוביל להרבה טעויות.

אז במקום לעשות זאת באופן ידני, תוכל להשתמש בכוחו של עיצוב מותנה כדי להדגיש במהירות את כל ההבדלים בשני גיליונות ה- Excel.

שיטה זו באמת שימושית אם יש לך שתי גרסאות בשני גיליונות שונים ואתה רוצה לבדוק במהירות מה השתנה.

שימו לב שאתם לא יכול השווה בין שני גיליונות בחוברות עבודה שונות.

מכיוון שעיצוב מותנה אינו יכול להתייחס לקובץ Excel חיצוני, הגיליונות שעליך להשוות צריכים להיות באותו חוברת עבודה של Excel. במקרה שלא, תוכל להעתיק גיליון מהקובץ השני לחוברת העבודה הפעילה ולאחר מכן לערוך השוואה זו.

בדוגמה זו, נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן במשך חודשיים (ינואר ופברואר) בשני גיליונות שונים ואתה רוצה להשוות במהירות את הנתונים בשני גיליונות אלה ולבדוק אם המחירים של פריטים אלה השתנו או לא.

להלן השלבים לביצוע פעולה זו:

1. בחר את הנתונים בגיליון שבו ברצונך להדגיש את השינויים. מכיוון שאני רוצה לבדוק כיצד המחירים השתנו מינואר לפברואר, בחרתי את הנתונים בגיליון פברואר.
2. לחץ על הכרטיסייה דף הבית
3. בקבוצת הסגנונות, לחץ על 'עיצוב מותנה'
4. באפשרויות שמופיעות, לחץ על 'חוק חדש'
5. בתיבת הדו -שיח 'כלל עיצוב חדש', לחץ על 'השתמש בנוסחה כדי לקבוע אילו תאים לעצב'
6. בשדה הנוסחה, הזן את הנוסחה הבאה: = B2Jan! B2
7. לחץ על הלחצן עיצוב
8. בתיבת הדו -שיח עיצוב תאים שמופיעה, לחץ על 'לשונית מילוי' ובחר את הצבע שבו ברצונך להדגיש את הנתונים שאינם תואמים.
9. לחץ על אישור
10. לחץ על אישור

השלבים שלעיל היו מדגישים באופן מיידי את כל השינויים במערך הנתונים בשני הגיליונות.

איך זה עובד?

עיצוב מותנה מדגיש תא כאשר הנוסחה הנתונה לתא זה מחזירה TRUE. בדוגמה זו, אנו משווים כל תא בגיליון אחד לתא המתאים בגיליון השני (נעשה באמצעות האופרטור לא שווה לנוסחה).

כאשר עיצוב מותנה מוצא הבדל כלשהו בנתונים, הוא מדגיש כי בגיליון Jan (זה בו החלנו את העיצוב המותנה.

שים לב שהשתמשתי בהפניה יחסית בדוגמה זו (A1 ולא $ A $ 1 או $ A1 או A $ 1).

בעת שימוש בשיטה זו להשוואת שני גיליונות ב- Excel, זכור את הדברים הבאים;

• שיטה זו טובה לזיהוי הבדלים במהירות, אך אינך יכול להשתמש בה באופן שוטף. לדוגמה, אם אזין שורה חדשה בכל אחד ממערכי הנתונים (או מוחק שורה), זה היה נותן לי תוצאות שגויות. ברגע שאני מכניס/מוחק את השורה, כל השורות הבאות נחשבות שונות ומודגשות בהתאם.
• תוכל להשוות רק שני גיליונות באותו קובץ Excel
• אתה יכול להשוות רק את הערך (לא את ההבדל בנוסחה או בעיצוב).

השווה בין שני קבצי Excel/גיליונות וקבל את ההבדלים באמצעות נוסחה

אם אתה מעוניין רק להשוות ולזהות את ההבדלים בין שני גיליונות במהירות, תוכל להשתמש בנוסחה כדי להביא רק את הערכים השונים.

עבור שיטה זו, יהיה עליך לקבל דף עבודה נפרד שבו תוכל להביא את ההבדלים.

שיטה זו תעבוד אם תרצה להשוות בין שני חוברות עבודה נפרדות של Excel או גליונות עבודה באותו חוברת עבודה.

תן לי להראות לך דוגמה שבה אני משווה שני מערכי נתונים בשני גיליונות (באותו חוברת עבודה).

נניח שיש לך את מערך הנתונים כפי שמוצג להלן בגיליון בשם Jan (ונתונים דומים בגיליון בשם Feb), ואתה רוצה לדעת אילו ערכים שונים.

כדי להשוות את שני הגיליונות, ראשית, הכנס דף עבודה חדש (נקרא גיליון זה 'הבדל').

בתא A1, הזן את הנוסחה הבאה:

= IF (ינואר! A1

העתק והדבק נוסחה זו לטווח כך שתכסה את כל מערך הנתונים בשני הגיליונות. מכיוון שיש לי מערך נתונים קטן, אעתיק והדביק נוסחה זו רק בטווח A1: B10.

הנוסחה שלעיל משתמשת בתנאי IF כדי לבדוק אם יש הבדלים. במקרה שאין הבדל בערכים, הוא יחזיר ריק, ובמקרה שיש הבדל, הוא יחזיר את הערכים משני הגיליונות בשורות נפרדות באותו תא.

הדבר הטוב בשיטה זו הוא שזה נותן לך רק את ההבדלים ומראה לך בדיוק מה ההבדל. בדוגמה זו, אני יכול לראות בקלות שהמחיר בתא B4 ו- B8 שונה (כמו גם הערכים המדויקים בתאים אלה).

השווה בין שני קבצי Excel/גיליונות וקבל את ההבדלים באמצעות VBA

אם אתה צריך להשוות קבצי או גיליונות Excel לעתים קרובות למדי, מומלץ שיהיה לך קוד VBA מאקרו מוכן של Excel ולהשתמש בו בכל פעם שתצטרך לבצע את ההשוואה.

תוכל גם להוסיף את המאקרו לסרגל הכלים לגישה מהירה כך שתוכל לגשת באמצעות כפתור יחיד ולדעת באופן מיידי אילו תאים שונים בקבצים/גיליונות שונים.

נניח שיש לך שני גיליונות ינואר ופברואר ואתה רוצה להשוות ולהדגיש הבדלים בגיליון יאן, תוכל להשתמש בקוד VBA להלן:

Sub CompareSheets () Dim rngCell כטווח עבור כל rngCell בגליונות עבודה ("Jan"). UsedRange If Not rngCell = גליונות עבודה ("פברואר"). תאים (rngCell.Row, rngCell.Column) ואז rngCell.Interior.Color = vbYellow End אם Next rngCell End Sub

הקוד לעיל משתמש בלולאת For Next כדי לעבור כל תא בגיליון Jan (כל הטווח המשמש) ומשווה אותו עם התא המתאים בגיליון פברואר. במקרה שהוא מוצא הבדל (הנבדק באמצעות המשפט If-Then), הוא מדגיש את התאים האלה בצהוב.

תוכל להשתמש בקוד זה במודול רגיל בעורך VB.

ואם אתה צריך לעשות זאת לעתים קרובות, עדיף לשמור את הקוד הזה בחוברת העבודה של המאקרו האישי ולאחר מכן להוסיף אותו לסרגל הכלים של גישה מהירה. בדרכים אלה תוכל לבצע השוואה זו בלחיצת כפתור.

להלן השלבים לקבלת חוברת העבודה המאקרו האישית ב- Excel (היא אינה זמינה כברירת מחדל, לכן עליך להפעיל אותה).

להלן השלבים לשמירת קוד זה בחוברת העבודה המאקרו האישית.

וכאן תוכלו למצוא את השלבים להוספת קוד המאקרו הזה ל- QAT.

שימוש בכלי צד שלישי - XL Comparator

דרך מהירה נוספת להשוות בין שני קבצי Excel ולבדוק התאמות והבדלים היא באמצעות כלי חינמי של צד שלישי כגון XL Comparator.

זהו כלי מבוסס אינטרנט בו תוכל להעלות שני קבצי Excel והוא ייצור קובץ השוואה שיכיל את הנתונים הנפוצים (או נתונים שונים על סמך איזו אפשרות שבחרת.

נניח שיש לך שני קבצים המכילים מערכי נתונים של לקוחות (כגון שם וכתובת דוא"ל), ואתה רוצה לבדוק במהירות אילו לקוחות יש קובץ 1 ולא בקובץ 2.

להלן השוואת שני קבצי Excel ויצירת דוח השוואה:

1. פתח https://www.xlcomparator.net/
2. השתמש באפשרות בחר קובץ כדי להעלות שני קבצים (הגודל המרבי של כל קובץ יכול להיות 5MB)
3. לחץ על הכפתור הבא.
4. בחר את העמודה הנפוצה בשני הקבצים הללו. הכלי ישתמש בעמודה נפוצה זו כדי לחפש התאמות והבדלים
5. בחר אחת מארבע האפשרויות, אם ברצונך לקבל נתונים תואמים או נתונים שונים (מבוסס על קובץ 1 או קובץ 2)
6. לחץ על הבא
7. הורד את קובץ ההשוואה שיכלול את הנתונים (בהתבסס על האפשרות שבחרת בשלב 5)

להלן סרטון המראה כיצד עובד כלי השוואת XL.

דאגה אחת שעשויה להיות לך בעת שימוש בכלי צד שלישי להשוואת קבצי אקסל נוגעת לפרטיות. אם יש לך נתונים חסויים ופרטיות חשובה באמת עבורם, עדיף להשתמש בשיטות אחרות המוצגות לעיל. שים לב שבאתר XL Comparator מציינים שהם מוחקים את כל הקבצים לאחר שעה אחת של ביצוע ההשוואה.

אלו הן חלק מהשיטות בהן תוכל להשתמש להשוואת שני קבצי Excel שונים (או גליונות עבודה באותו קובץ Excel). מקווה שמצאת הדרכה זו של Excel שימושית.