בדיקת איות ב- Excel - היכן היא וכיצד להשתמש בה?

צפה במדריך הווידאו - בדיקת איות ב- Excel

לעתים קרובות מתעלמים מבדיקת האיות ב- Excel בהתחשב בכך שמשתמשי Excel עובדים לעתים קרובות עם מספרים בהשוואה לטקסט. אבל זה עדיין אחד הבדיקות החשובות שצריך לבצע.

בהשוואה ל- MS Word או PowerPoint, שם אתה יכול לראות חזותית קו תחתון אדום מתחת למילה שכתבה לא נכון, שום דבר כזה לא קורה ב- Excel.

תארו לעצמכם שגיאת כתיב הרת אסון החוצה מתוך גליון העבודה כששלחתם אותו ללקוח שלכם. לא משנה כמה עבודה קשה אתה משקיע בכתיבת נתונים ובניתוח, כל האמינות שלך יורדת לטמיון.

ובכן - לא עוד.

במדריך זה אראה לך כיצד להשתמש בבדיקת האיות ב- Excel וכיצד תוכל למקסם את מאמציך על ידי האפשרויות העומדות לרשותך.

היכן ניתן למצוא בדיקת איות ב- Excel

תוכל למצוא את אפשרות בדיקת האיות בכרטיסיה סקירה שבסרט ב- Excel.

כאשר אתה לוחץ על אפשרות האיות בכרטיסייה סקירה, היא פותחת את תיבת הדו -שיח בדיקת איות.

קיצור מקשים להפעלת בדיקת האיות ב- Excel

תוכל גם להשתמש בקיצור המקשים F7 להפעלת בדיקת האיות ב- Excel. כדי להשתמש בזה, הפעל את גליון העבודה שבו ברצונך לבצע בדיקת איות, בחר את התא/טווח התאים והקש F7 מהמקלדת.

כיצד בדיקת האיות פועלת ב- Excel

דבר חשוב שכדאי לדעת הוא כיצד עובדת בדיקת האיות באקסל.

אם תבחר בתא A1, הוא יעבור בין כל התאים בשורה הראשונה, ואז יעבור לשורה השנייה ויבדוק את כל התאים בשורה השנייה (משמאל לימין) ולאחר מכן יעבור לשורה השלישית וכן הלאה. אם הוא מזהה תא עם שגיאת כתיב, הוא מציג את תיבת הדו -שיח איות.

אם תבחר תא במקום אחר בגליון העבודה, נניח B3, הוא יעבור בין התאים מימין ולאחר מכן לשורה שמתחתיו. כאשר זה נעשה עם בדיקת כל התאים לאחר B3, הוא יראה הודעה ששואלת את המשתמש אם הוא רוצה להמשיך לבדוק בתחילת הגיליון. משהו כפי שמוצג להלן:

אם המשתמש בוחר כן, הוא חוזר לאחור ובודק את התאים הנותרים (שיהיו A1 עד B2 בדוגמה שלנו).

כדי להבין טוב יותר, עיין בדוגמה הבאה למטה (התא המוצלל הוא אלה עם שגיאת כתיב):

כפי שמוצג, כאשר אנו מתחילים את בדיקת האיות עם A1, היא משלימה את בדיקת האיות של כל התאים. אך כאשר אנו מתחילים בתא B3, הוא בודק את כל התאים מ- B3 ואז שואל את המשתמש אם הוא רוצה להמשיך ולבדוק מההתחלה.

הבנת תיבת הדו -שיח בדיקת האיות

בכל פעם שאתה מפעיל בדיקת איות ב- Excel והוא מוצא שגיאה, הוא מציג את תיבת הדו -שיח בדיקת האיות (כפי שמוצג להלן):

הבה נבין במהירות את האפשרויות השונות הקיימות בתיבת הדו -שיח בדיקת האיות:

• התעלם פעם אחת: אם בדיקת האיות נתקלת במילה שהיא מזהה כשגיאה, אך ברצונך לשמור אותה כך, תוכל ללחוץ על התעלם פעם אחת. פעולה זו תתעלם משגיאה זו פעם אחת.
• התעלם מהכל: אם אקסל מזהה מילה כשגיאה, אך ברצונך לשמור על כל מופעי המילה (כפי שהיא), לחץ על התעלם מהכל.
• הוסף למילון: אם אקסל מסמן מילה כשגיאה אך זו המילה הנכונה לשימוש (אולי זהו שם או קיצור שבו אתה משתמש בחברה שלך), תוכל להוסיף אותה למילון. כאשר מילה כזו מסומנת כשגיאה ואתה לוחץ על הוסף למילון, Excel יהפוך אותו לחלק ממילים מקובלות ולא יסמן אותה שוב. שים לב שמילה זו היא כעת חלק ממילון Excel ולעולם לא תסומן באף אחד מחוברות העבודה.
• שינוי: כאשר Excel מדגיש שגיאה, הוא מציג גם כמה הצעות (למשל הוא מציע טוב במקום גוד). יכולה להיות הצעה אחת או יותר. בחר את ההצעה שבה ברצונך להשתמש ולחץ על שנה כדי להחיל אותה.
• שנה הכל: אם תלחץ על כפתור זה, הוא ישנה את כל המופע של המילה בכתיב שגוי עם ההצעה שנבחרה.
• תיקון אוטומטי: האפשרות תיקון אוטומטי של Excel תשנה את המילה בכתיב שגוי עם ההצעה שנבחרה, וגם תוסיף אותה לרשימת התיקונים האוטומטיים. המשמעות היא שבפעם הבאה שתקליד את אותה מילה שגויה, Excel ימיר אותה אוטומטית להצעה שבחרת.
• שפת מילון: תוכל לשנות את שפת המילון באמצעות התפריט הנפתח הזה.

להלן כמה הגדרות ברירת מחדל בבדיקת האיות ב- Excel:

1. הוא מתעלם ממילים שנמצאות באותיות גדולות. לדוגמה, אם יש לך את המילה HELLOOO, היא לא תסומן כשגיאה.
2. הוא מתעלם ממילים המכילות מספרים. לדוגמה, אם יש לך את המילה Hello123, היא לא תסומן כשגיאה.
3. הוא מתעלם מכתובות אינטרנט וקבצים.
4. הוא אינו מתעלם ממילים שחוזרות על עצמן. לדוגמה, אם יש לך את הטקסט - שלום, מה שלומך? - אז הסימונים הנוספים יסומנו כשגיאה.

תוכל לשנות את הגדרת ברירת המחדל באמצעות לחיצה על כפתור 'אפשרות' בתיבה דיאלוג בדיקת איות. היא תפתח את תיבת הדו -שיח אפשרויות שבה תוכל לבצע את השינויים הדרושים.

מקווה שמצאת הדרכה מועילה. ספר לי את דעתך על ידי השארת הערה למטה.