10 טריקים לתיקון גיליונות אלקטרוניים איטיים של Excel (האצת Excel)

אם יש משהו שמאחד את כולנו, זה צריך להיות התסכול להמשיך בקצב גיליונות אקסל איטיים.

למרות שההשפעה על הביצועים עלולה להיות זניחה כשיש פחות נתונים, היא הופכת עמוקה יותר ככל שתוסיף עוד ועוד נתונים/חישובים לחוברת העבודה.

9 מתוך 10 פעמים, משתמש אקסל יתלונן על הגיליונות האלקטרוניים האיטיים של Excel. ואין כמעט מה לעשות בנידון.

טוב זה לֹא לגמרי נכון.

האופן שבו Excel נוצר, הוא נהיה איטי עם מערכות נתונים גדולות. עם זאת, ישנם טריקי האצה רבים שבהם תוכל להשתמש כדי לשפר את הביצועים של גיליון אלקטרוני איטי של Excel.

10 טיפים לטיפול בגיליונות אלקטרוניים איטיים

להלן 10 טיפים להעניק לגיליון האלקטרוני האיטי שלך מעט שיפור מהירות ולחסוך לך זמן ותסכול (לחץ כדי לקפוץ לאותו קטע ספציפי).

1. הימנע מתפקודים נדיפים (עליך).
2. השתמש בעמודות עוזר.
3. הימנע מנוסחאות מערך (אם אתה יכול).
4. השתמש בעיצוב מותנה בזהירות.
5. השתמש בטבלאות Excel ובטווחי שמות.
6. המרת נוסחאות שאינן בשימוש לערכים.
7. שמור את כל הנתונים שהוזכרו בגיליון אחד.
8. הימנע משימוש בשורה/טור שלמים בהפניות.
9. השתמש במצב חישוב ידני.
10. השתמש בטכניקות נוסחה מהירות יותר.

1. הימנע מנוסחאות נדיפות

נוסחאות נדיפות נקראות כך בגלל סיבה. פונקציות כגון NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET וכו 'מחשבות מחדש כל פעם שיש שינוי בחוברת העבודה.

לדוגמה, אם אתה משתמש בפונקציה NOW בתא, בכל פעם שיש שינוי בדף העבודה, הנוסחה תחושב מחדש וערך התא יתעדכן.

זה דורש מהירות עיבוד נוספת ואתה מקבל חוברת עבודה איטית של Excel.

ככלל אצבע, הימנע מנוסחאות נדיפות. ואם אינך יכול, נסה למזער את השימוש בו.

2. השתמש בעמודות עוזר

עמודות עזר הן אחד מבנייני העיצוב הנמוכים ביותר ב- Excel. ראיתי אנשים רבים נרתעים מיצירת טורי עוזרים.

אל תעשה את זה.

היתרון הגדול ביותר בשימוש ב'עמודות עוזר 'הוא בכך שהוא עשוי לסייע לך להימנע מנוסחאות מערך.

עכשיו אל תבין אותי לא נכון. אני לא נגד נוסחאות מערך. במקום זאת אני מאמין שאלו יכולים להיות מדהימים במצבים מסוימים. אבל כשאתה מנסה לעשות הכל עם נוסחה אחת ארוכה, זה כן משפיע על הביצועים של חוברת העבודה שלך ב- Excel. כמה נוסחאות מערך פה ושם לא אמורות לפגוע, אבל במקרה שאתה צריך להשתמש בה במקומות רבים, שקול להשתמש בעמודות עזר.

להלן כמה דוגמאות בהן משתמשים בעמודות עזר:

• מיין אוטומטית נתונים בסדר אלפביתי באמצעות נוסחה.
• מסנן Excel דינמי - חלץ נתונים בעת ההקלדה.
• יצירת רשימות נפתחות מרובות ב- Excel ללא חזרה.

3. הימנע מנוסחאות מערך

לנוסחאות מערך יש יתרונות משלו - אך מהירות היא לא אחת מאלה.

כפי שהוסבר לעיל, נוסחאות מערך יכולות לתפוס הרבה נתונים (הפניות לתאים), לנתח אותן ולתת לך את התוצאה. אבל לעשות את זה לוקח זמן.

אם יש דרך להימנע מנוסחאות מערך (כגון שימוש בעמודת עזר), קח תמיד את הדרך הזו.

4. השתמש בעיצוב מותנה בזהירות

אני בהחלט אוהב עיצוב מותנה. זה גורם לנתונים סתומים להיראות כל כך יפים. במקום לבצע את ההשוואה בעצמך, עכשיו אתה יכול פשוט להסתכל על הצבע או הסמל של התא ותדע איך הוא משתווה לאחרים.

אבל … הנה הבעיה.

לא הרבה משתמשי Excel יודעים שעיצוב מותנה של Excel הוא תנודתי. אמנם אינך מבחין בהבדל במערכות נתונים קטנות, אך הוא עלול לגרום לגיליון אלקטרוני איטי של Excel אם יוחל על ערכות נתונים גדולות או יוחל מספר פעמים.

עצה - השתמש בזהירות.

5. השתמש בטבלאות Excel ובטווחי שמות

טבלת Excel וטווחי שמות הם שתי תכונות מדהימות המחזיקות את הנתונים שלך והופכות את ההתייחסות לסופר קלה. זה עלול לקחת זמן להתרגל לזה, אך כאשר אתה מתחיל להשתמש בו, החיים הופכים לקלים ומהירים.

ביצירת לוחות מחוונים מבוססי נתונים, כמעט תמיד כדאי להמיר את הנתונים שלך לטבלת אקסל.

יש לו גם יתרון נוסף של הפיכת הנוסחאות שלך למובנות יותר.

למשל, מה קל יותר להבין?

= מחיר מכירה-עלות מחיר אוֹ = SUM (A1: A10) -SUM (G1: G10)

6. המרת נוסחאות שאינן בשימוש לערכים סטטיים

זה דבר לא פשוט. כשאתה לא צריך את זה, אל תשמור את זה.

הרבה נוסחאות יגרמו לחוברת עבודה איטית של Excel. ואם יש לך נוסחאות שאפילו לא משתמשים בהן - אתה יודע את מי להאשים. ככלל אצבע, אם אינך צריך נוסחאות, עדיף להמיר אותן לערך סטטי (על ידי הדבקה כערכים).

קרא עוד: כיצד להמיר נוסחאות במהירות לערכים.

7. שמור את כל הנתונים שהוזכרו בגיליון אחד

זה לא תמיד אפשרי, אבל אם אתה יכול לעשות זאת, אני מבטיח שגיליון ה- Excel שלך יהפוך למהיר יותר.

ההיגיון הוא פשוט - נוסחאות בדף העבודה שלך לא צריכות ללכת רחוק כדי לקבל את הנתונים כשהם נמצאים ממש ליד אותו גליון.

8. הימנע משימוש בשורה/בטור כולו כהפניה (א: א)

הסיבה היחידה שיש לי את זה ברשימה היא שאני רואה הרבה אנשים שמשתמשים בכל הפניה לשורה/עמודה בנוסחאות. זהו נוהג גרוע ויש להימנע ממנו.

למרות שאתה עשוי לחשוב כי השורה/העמודה מכילה רק כמה תאים עם נתונים, Excel אינו חושב כך. כאשר אתה מתייחס לשורה/עמודה שלמה, Excel פועל כמשרת טוב ובודק אותה בכל מקרה. זה לוקח יותר זמן לחישובים.

9. השתמש במצב חישוב ידני

אני רק חוזר על מה שכבר אמרו מיליון אנשים בפורומים ובלוגים שונים. שימוש בחישוב ידני נותן לך את הגמישות להבחין באקסל מתי לחשב, במקום שאקסל יקבל החלטות משלו. זה לא משהו שמאיץ את חוברת העבודה שלך ב- Excel, אבל אם יש לך גיליון אלקטרוני איטי של Excel, זה בהחלט חוסך זמן בכך שלא גורם ל- Excel לחשב שוב ושוב.

• כדי לעבור למצב ידני, עבור לכרטיסייה נוסחה -> אפשרויות חישוב -> ידנית (הקש F9 לחישוב מחדש)

10. השתמש בטכניקות נוסחאות מהירות יותר

Excel נותן לך הרבה נוסחאות ושילובי נוסחה לעשות את אותו הדבר. עדיף לזהות ולהשתמש במהירים ביותר.

להלן כמה דוגמאות:

• השתמש ב- IFERROR במקום בשילוב IF ו- ISERROR (אלא אם אתה משתמש ב- Excel 2003 ואילך, שאין לו IFERROR).
• השתמש ב- MAX (A1,0) במקום בצע IF (A1> 0, A1,0) - זהו טיפ מגניב שלמדתי ממר אקסל, aka ביל ג'לן. המחקר שלו מראה שאופציית MAX מהירה ב -40% מהאופציה IF (ואני מוכן לקחת את הנתון הזה בערך הנקוב שלו).
• השתמש בשילוב INDEX/MATCH, במקום VLOOKUP - זה עשוי להרים הרבה גבות, אבל האמת היא, אין סיכוי ש- VLOOKUP יכול להיות מהיר יותר אם יש לך מאה עמודים של נתונים. העולם צועד לכיוון INDEX/MATCH, וכדאי שתעבור גם את השינוי.
  [אם אתה עדיין מבולבל לגבי מה להשתמש, להלן השוואה ראש בראש של VLOOKUP Vs. אינדקס/התאמה].
• השתמש - (שלילי כפול) כדי להמיר של TRUE ו- FALSE ל- 1's ו- 0 (במקום להכפיל אותו ב- 1 או להוסיף לו 0). שיפור המהירות מורגש במערכות נתונים גדולות.

האם זו רשימה ממצה? בהחלט לא. אלה כמה טובים שלדעתי כדאי לשתף אותם כנקודת מוצא. אם אתה מעוניין להשתלט על טכניקות האצת Excel, יש עבודה טובה שנעשית על ידי הרבה מומחי אקסל.

להלן מספר מקורות שעשויים להועיל לך:

• 75 טיפים להאיץ על ידי צ'אנדו (נעשה בצורה חכמה על ידי מיקור המונים).
• אתר מודלים של החלטות.
• לוח הודעות מר אקסל (חקור זאת ותמצא המון עצות).

אני בטוח שיש לך גם עצות רבות שיכולות לעזור להתמודד עם גיליונות אלקטרוניים איטיים. שתף אותנו כאן בקטע ההערות.

יש לי גם בקשה אחת. הכאב בעבודה עם גיליון אקסל איטי הוא משהו שרבים מאיתנו חווים על בסיס יומי. אם אתה מוצא את הטכניקות שימושיות. לשתף אותו עם אחרים. הקל על כאבם והרוויח קצת טוב 🙂

אתה עשוי גם לאהוב את הקישורים הבאים של Excel:

• 24 טריקים של אקסל שיגרמו לך להפליג בעבודה היומיומית.
• 10 דרכים סופר מסודרות לניקוי נתונים בגיליונות אלקטרוניים של Excel.
• 10 טיפים להזנת נתונים ב- Excel שלא תוכל להרשות לעצמך לפספס.
• יצירה ושימוש ברשימה נפתחת ב- Excel.
• הקטן את גודל קובץ Excel.
• כיצד לשחזר קבצי Excel שלא נשמרו.
• הדרכת אקסל מקוונת בחינם (קורס ווידאו בן 7 חלקים)
• מקשי החצים אינם פועלים ב- Excel | העברת דפים במקום תאים