צפה בוידאו - שימוש בפלאש מלא ב- Excel (דוגמאות)
Flash Fill הוא כלי מדהים שנוסף ב- Excel 2013 וזמין בכל הגרסה לאחר מכן.
אתה יכול להשתמש ב- Flash Fill ב- Excel כדי להקל על הזנת הנתונים. זהו כלי חכם שמנסה לזהות תבניות המבוססות על הזנת הנתונים שלך ועושה זאת עבורך.
כמה דוגמאות פשוטות לשימוש ב- Flash Fill יכולות להיות קבלת השם הפרטי מהשם המלא, קבלת ראשי תיבות של שמות, עיצוב מספרי טלפון וכו '.
שימוש ב- Flash Fill in Excel - דוגמאות
להלן כמה דוגמאות שבהן מילוי פלאש באמת יכול לחסוך זמן על ידי זיהוי דפוסים והקלה על הזנת נתונים.
דוגמה 1 - קבל את השם הפרטי מהשם המלא
נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:
עד שהתקיים Excel Flash Fill, הדרך להשיג את השם הפרטי מהשם המלא הייתה שימוש בטקסט לעמודות או בפונקציות Excel.
אך כעת, תוכל לקבל את התוצאות באופן מיידי באמצעות הכלי החדש שבבלוק - Flash Fill in Excel.
כך תוכל להשתמש ב- Flash Fill ב- Excel כדי לקבל את השם הפרטי:
- בחר תא הסמוך לתא המכיל את הנתונים (B2 במקרה זה).
- הזן את הנתונים (שם פרטי במקרה זה).
- בחר את התא ממש מתחת לזה שבו הזנת נתונים (B3 במקרה זה).
- עבור לכרטיסיה נתונים ובתוך קבוצת כלי הנתונים, לחץ על מילוי פלאש.
מילוי פלאש של Excel ימלא אוטומטית את כל התאים בשם הפרטי ממערך הנתונים.
זה נעשה בהבזק (ומכאן השם Excel Flash Fill).
קיצור המקשים לשימוש ב- Flash Fill ב- Excel הוא Control + E..
הערה: מילוי Flash עדיין אינו זמין בגירסאות Excel עבור Mac.דוגמה 2 - קבל את ראשי התיבות מהשם
מכיוון ש- Fill Fill פועל על ידי זיהוי דפוסים, תוכל להשתמש בו כדי לקבל את השם הפרטי ושמות המשפחה.
נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:
להלן השלבים שבהם השתמש ב- Flash Fill ב- Excel כדי לקבל את ראשי התיבות:
- בחר תא הסמוך לתא המכיל את הנתונים (B2 במקרה זה).
- הזן את שם פרטי בתא הנבחר.
- בחר את התא ממש מתחת לזה שבו הזנת נתונים (B3 במקרה זה).
- עבור לכרטיסיה נתונים ובתוך קבוצת כלי הנתונים, לחץ על מילוי פלאש.
מילוי פלאש של Excel ימלא אוטומטית את כל התאים עם ראשי התיבות של שם פרטי.
דוגמה 3 - לשלב שמות בפורמט אחר
בעוד שאתה יכול להשתמש ב- Flash Fill ב- Excel כדי לפצל נתונים (לשם פרטי או ראשי תיבות כפי שניתן לראות בדוגמה 1 ו -2 לעיל), תוכל גם להשתמש בהם למיזוג תאים.
נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:
הכוונה כאן היא לשלב את השמות בפורמט הבא - שם משפחה, שם פרטי. לדוגמה, טוני וסטארק ישלבו ויתנו לסטארק, טוני.
כך תוכל להשתמש ב- Flash Fill ב- Excel כדי לשלב שמות:
- בחר תא הסמוך לתא המכיל את הנתונים (B2 במקרה זה).
- הזן את התא עם השם המשולב בפורמט הרצוי.
- בחר את התא ממש מתחת לזה שבו הזנת נתונים (B3 במקרה זה).
- עבור לכרטיסיה נתונים ובתוך קבוצת כלי הנתונים, לחץ על מילוי פלאש.
Excel Flash Fill ימלא אוטומטית את כל התאים שבהם השמות משולבים בפורמט שצוין.
דוגמה 4 - קבל שמות משתמשים מכתובות דוא"ל
נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:
הכוונה כאן היא לקבל את שם המשתמש ממזהה הדוא"ל (למשל, לקבל 'tonystark' מ- [email protected]).
כך תוכל להשתמש ב- Flash Fill ב- Excel כדי לקבל את שמות המשתמשים ממזהי דוא"ל:
- בחר תא הסמוך לתא המכיל את הנתונים (B2 במקרה זה).
- הזן את התא עם שם המשתמש ממזהה הדוא"ל מהתא משמאל.
- בחר את התא ממש מתחת לזה שבו הזנת נתונים (B3 במקרה זה).
- עבור לכרטיסיה נתונים ובתוך קבוצת כלי הנתונים, לחץ על מילוי פלאש.
Excel Flash Fill ימלא אוטומטית את כל התאים שבהם שמות המשתמשים ממזהי הדוא"ל המתאימים.
דוגמא 5 - עיצוב מספרי טלפון
אתה יכול להשתמש ב- Flash Fill עם טקסט כמו גם מספרים.
להלן דוגמה שבה ניתן לעצב את מספרי הטלפון באמצעות Excel Flash Fill.
נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:
הכוונה כאן היא לקבל את מספר הטלפון בפורמט הבא: XXX-XXX-XXXX.
כך תוכל להשתמש ב- Flash Fill ב- Excel כדי לקבל את מספר הטלפון בפורמט הרצוי:
- בחר תא הסמוך לתא שיש לו את מספר הטלפון (B2 במקרה זה).
- הזן את התא עם מספר הטלפון בפורמט הרצוי.
- בחר את התא ממש מתחת לזה שבו הזנת נתונים (B3 במקרה זה).
- עבור לכרטיסיה נתונים ובתוך קבוצת כלי הנתונים, לחץ על מילוי פלאש.
Excel Flash Fill ימלא באופן אוטומטי את כל התאים במספרי הטלפון בפורמט שצוין.
דוגמה 6 - חלץ נקודות נתונים ספציפיות (כגון עיר מהכתובת)
אתה יכול להשתמש ב- Flash Fill ב- Excel כדי לחלץ חלק ממערך נתונים.
נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:
הכוונה כאן היא לקבל את קוד המדינה מכל כתובת.
להלן השלבים לקבלת קוד המדינה מהכתובת באמצעות Flash Fill ב- Excel:
- בחר תא הסמוך לתא שיש לו את מספר הטלפון (B2 במקרה זה).
- בתא, הזן את קוד המדינה מהכתובת בצד שמאל.
- בחר את התא ממש מתחת לזה שבו הזנת נתונים (B3 במקרה זה).
- עבור לכרטיסיה נתונים ובתוך קבוצת כלי הנתונים, לחץ על מילוי פלאש.
זה יחלץ מיידית את כל קודי המדינה בעמודה B.
באופן דומה, אתה יכול לחלץ גם קודים.
מגבלות פלאש מלאו ב- Excel
למרות שמילוי פלאש הוא כלי מדהים, חשוב לדעת את המגבלות שלו לפני שתשתמש בו במערכי נתונים גדולים וחשובים:
- התוצאה של מילוי פלאש היא סטטית. המשמעות היא שאם תשנה את מערך הנתונים המקורי, התוצאה של מילוי Flash לא תשתנה.
- Flash Fill מתעלם מתא שיש בו תו רווח. אם אתה משתמש ב- Flash Fill, וודא שבתאים שאליהם תגיע התוצאה אין תו רווח. אם כן, מילוי Excel Flash פשוט יתעלם מכך.
- במקרים מסוימים, מילוי פלאש עלול לקרטע בזיהוי התבנית ונותן תוצאות שגויות. לדוגמה, במקרה של מיצוי שמות האמצע, אם יש שמות ללא שם אמצעי, Flash Fill ייתן את התוצאות הלא נכונות (כפי שמוצג להלן).
שגיאת מילוי Excel
אם Flash Fill אינו מצליח לזהות תבנית, ייתכן שהיא תראה שגיאה כפי שמוצג להלן:
במקרה כזה, תוכל למלא עוד כמה תאים כך שמילוי Flash יוכל לזהות תבנית, או לזרוק את הרעיון של שימוש ב- Flash Fill ולהשתמש במקום זאת בפונקציות Excel.
אולי תאהב גם את מדריכי האקסל הבאים:
- כיצד להשתמש בידית מילוי ב- Excel.
- כיצד ליצור רשימה נפתחת של Excel.
- 10 טיפים להזנת נתונים ב- Excel שלא תוכל להרשות לעצמך לפספס.
