כיצד להוסיף / למחוק הערות ב- Excel (כולל קיצורי דרך)

הערות שימושיות למדי כאשר אתה רוצה להוסיף מידע על תא/נקודת נתונים מבלי לשנות את תוכן התא.

לעתים קרובות אני משתמש באלה כשאני משתמש בנוסחאות ואני צריך לציין מה נוסחה עושה ומה פירוש ערך התא. אם אתה משתף פעולה עם אחרים, תוכל גם להוסיף הערות לעיון של אנשים אחרים.

במדריך זה אראה לך את כל מה שאתה צריך לדעת על הערות - כולל כיצד להכניס הערות ב- Excel, כיצד ניתן לערוך/למחוק הערות, כיצד למחוק הערות מכל הגיליון או מחוברת העבודה וכו '.

אבל לפני שאני ממשיך ומראה לך כיצד להוסיף הערות ב- Excel (או למחוק/לערוך הערות), יש משהו חשוב שעליך לדעת.

ב- Office-365, ל- Microsoft יש שינתה את שם פונקציונליות ההערות כ- Notes. אז ההערות המסורתיות שאתה מכיר (אחת המציגה קופסה צהובה ומשולש אדום קטן בתא בפינה הימנית העליונה) נקראות כעת הערות. והערות מתייחסות כעת לתכונה חדשה המאפשרת לך ליצור שיחות בשרשור. להלן מאמר על ההבדל בין הערות להערות

שורה תחתונה - אם אינך משתמש ב- Office 365, אינך צריך לדאוג לשום דבר והערה תישאר ללא שינוי. אם אתה משתמש ב- Office 365, ההערות מכונות כעת הערות

כיצד להוסיף הערות ב- Excel (קיצור דרך)

אם ברצונך להוסיף הערה בתא ב- Excel, תוכל להשתמש בקיצור המקשים שלהלן:

SHIFT + F2 ב- Windows

ו

Command + F2 ב- Mac

להלן אופן השימוש בקיצור זה להוספת הערה:

1. בחר תא שבו ברצונך להוסיף הערה
2. החזק את מקש Shift (או מקש Command אם אתה משתמש ב- Mac)
3. הקש על מקש F2

השלבים שלעיל היו מוסיפים באופן מיידי הערה לתא שנבחר.

כעת תוכל להזין כל טקסט שתרצה בהערה ולאחר מכן לחץ על מקש הבריחה או לחץ במקום כלשהו בגליון העבודה כדי שההערה תישמר בתא.

במקרה שתבחר טווח תאים ותשתמש בקיצור הדרך לעיל, הוא יוסיף הערה בתא הפעיל בלבד.

במקרה שאתה לא מעדיף את שיטת קיצור הדרך, להלן שיטה נוספת להוספת הערה:

1. לחץ לחיצה ימנית על התא בו ברצונך להוסיף את ההערה
2. לחץ על הערה חדשה (או הערה חדשה למקרה שאתה משתמש ב- Office 365)

הצג את כל ההערות/הערות

אם אתה רוצה שכל ההערות יתרחבו ויציגו את הטקסט שבו, תוכל לעשות זאת בקלות בלחיצה אחת:

1. עבור לכרטיסייה סקירה
2. בקבוצת ההערות, לחץ על הצג את כל ההערות

פעולה זו תציג באופן מיידי את כל ההערות בגליון העבודה.

זה עובד כמו כפתור החלפה. אז אם תלחץ עליו שוב, הוא יסתיר את כל ההערות בגליון העבודה.

במקרה שאתה משתמש ב- Office 365, עליך ללחוץ על האפשרות Notes ולאחר מכן ללחוץ על הצג את כל ההערות

נווט בין הערות (הקודם/הבא)

אם אתה רוצה לעבור על כל תגובה אחת אחת, תוכל גם לעשות זאת. זה יכול להיות שימושי כשיש לך הרבה הערות ואתה רוצה לוודא שלא תפספס אף אחת בזמן שאתה עובר את ההערות האלה.

להלן השלבים לעבור על הערות אחת אחת:

1. לחץ על הכרטיסייה סקירה
2. בקבוצת ההערות, לחץ על האפשרות הבאה כדי לעבור לתגובה הבאה (ועל הקודם כדי לעבור להערה הקודמת).

כאשר אתה מנווט בין הערות אלה, רק ההערה הפעילה תוצג. השאר יוסתרו. כאשר אתה לוחץ על הבא, זה מעביר אותך לתגובה הבאה ומסתיר את כל שאר ההערות.

אם אתה משתמש ב- Office 365 (שם ההערות נקראות כעת הערות), עליך ללחוץ על הכרטיסייה סקירה ולאחר מכן ללחוץ על האפשרות Notes ולאחר מכן ללחוץ על האפשרויות הערה הבאה/הקודמת. זה נעשה קצת קשה אם אתה צריך להשתמש באפשרות הזו הרבה (מכיוון שהיא כעת דורשת יותר קליקים). דרך אחת להתמודד עם זה יכולה להיות הוספת האפשרות הבא/הערות קודמות ל- QAT (אפשרות זו מגיעה כאשר אתה לוחץ לחיצה ימנית על האפשרויות הערה הבאה/הקודמת).

העתק תגובות

כשתעשה העתק-הדבק פשוט, הוא יעתיק הכל כולל הערכים, הנוסחאות, העיצוב והערות. אז אם אתה רוצה להעתיק ולהדביק הכל, כל מה שאתה צריך זה Control-C הרגיל ו- Control-V

אבל מה אם אתה רק צריך להעתיק את ההערות (ושום דבר אחר).

Excel מאפשר לך לעשות זאת באמצעות האפשרויות הדבקה מיוחדות.

להלן השלבים להעתיק ולהדביק הערות רק ב- Excel:

1. בחר את כל התאים המכילים את ההערות שברצונך להעתיק
2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כל תא הנבחר ולאחר מכן לחץ על העתק (או השתמש בקיצור מקשים Ctrl + C)
3. עבור לתא שבו ברצונך להדביק את ההערות.
4. לחץ לחיצה ימנית ובחר הדבק מיוחד.
5. בתיבת הדו -שיח הדבק מיוחד, לחץ על הערות (זה יהיה 'הערות והערות' אם אתה משתמש ב- Office 365)
6. לחץ על אישור

השלבים שלעיל היו מדביקים רק את ההערות ולא את הערכים/עיצוב/נוסחאות.

זה יכול להיות דבר שימושי כאשר יש לך שתי גרסאות של אותו קובץ עם הערות שונות. אתה יכול להעתיק ולהדביק את כל ההערות בגרסה האחרונה כדי לוודא שהכל במקום אחד.

מחק תגובות

ישנן שיטות שונות בהן תוכל להשתמש כדי למחוק הערות ב- Excel. השיטה שתבחר תלויה באילו תגובות אתה רוצה למחוק.

לדוגמה, אם אתה רק רוצה למחוק הערות בבחירה או מגליון העבודה כולו, תוכל להשתמש בדרך הקלה - קיצור דרך או אפשרות ברצועת הכלים.

אבל אם אתה רוצה למחוק תגובות מכל גליונות העבודה בבת אחת, עליך להשתמש ב- VBA.

בואו נראה את שני התרחישים הללו.

מחק הערות מטווח נבחר או מדף העבודה כולו

זה פשוט.

כדי למחוק את כל ההערות בבחירה, בצע את השלבים הבאים:

1. קליק ימני בכל מקום בבחירה
2. לחץ על מחק הערה (או 'מחק הערה' אם אתה משתמש ב- Office 365)

אם ברצונך להסיר הערות מגליון העבודה כולו, בצע את השלבים הבאים:

1. לחץ על המשולש האפור בפינה השמאלית העליונה של יישום Excel. פעולה זו תבחר את כל גליון העבודה (או שתוכל להשתמש שליטה + A + A.)
2. לחץ על הכרטיסייה דף הבית
3. בקבוצת העריכה לחץ על נקה
4. לחץ על נקה הערות

השלבים שלעיל יסירו את כל ההערות בגליון העבודה.

שים לב שכאשר אתה בוחר את כל גליון העבודה ולאחר מכן לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תא כלשהו, ​​לא תקבל את האפשרות למחוק את כל ההערות (או ההערות)

מחק תגובות מכל גליונות העבודה ב- One Go

מחיקת הערות מכל חוברת העבודה היא קצת מסובכת. אתה יכול ללכת לכל גיליון ולמחוק את כל ההערות בכל גיליון, אבל זה יכול להיות מעייף אם יש לך הרבה גיליונות בחוברת העבודה.

קוד VBA פשוט, במקרה זה, יכול לבצע את כל ההרמה הכבדה.

להלן הקוד שיכנס לכל גיליון בחוברת העבודה וימחק הערות מהגיליון כולו:

עבור כל ws בגליונות עבודה: ws.cells.ClearComments: השניות הבאות

הקוד לעיל משתמש בלולאה For Every Next כדי לעבור על כל גליון עבודה בחוברת העבודה. ולכל גיליון, הוא משתמש בשיטת ClearComments כדי להסיר את כל ההערות בבת אחת.

מכיוון שמיקרוסופט שינתה את שם ההערות להערות ב- Office 365, בעתיד הקוד הקוד עשוי למחוק הערות (תכונה חדשה ב- O365) וייתכן שתצטרך להשתמש בקוד שלהלן כדי למחוק הערות (ההערות בגרסאות קודמות)

עבור כל ws בגליונות עבודה: ws.cells.ClearNotes: הבא ws

נכון לעכשיו, שני הקודים האלה עובדים ומוחקים הערות מהתאים שצוין.

עכשיו, תן לי להראות לך כיצד להשתמש בקוד זה.

1. לחץ לחיצה ימנית על כל כרטיסיית גיליון
2. לחץ על הצג קוד. פעולה זו תפתח את עורך VB (תוכל גם לפתוח את קיצור המקשים ALT + F11)
3. בעורך VB, אם אינך רואה את החלון המיידי, לחץ על האפשרות תצוגה בתפריט ולאחר מכן לחץ על חלון מיידי
4. העתק והדבק את קוד המאקרו VBA לעיל בחלון המיידי.
5. מקם את הסמן בסוף השורה בחלון המיידי
6. הקש על מקש Enter

השלבים שלעיל ימחקו את כל ההערות בחוברת העבודה כולה.

העתק את כל ההערות בגליון עבודה נפרד

יהיה נהדר לקבל רשימה של כל ההערות וכל הטקסט בתוך כל הערה כרשימה בגליון העבודה. כך יהיה קל לעבור על ההערות אחת אחת (במקום לנווט ולקפוץ על פני תאים בגיליון).

אמנם לא ניתן לעשות זאת באמצעות תכונה מובנית, אך תוכל לבצע זאת באמצעות VBA.

להלן הדרכה מפורטת המראה כיצד ניתן לקבל רשימה של כל ההערות בגליון עבודה נפרד.

המרת הערות להערות (Office 365 בלבד)

תכונה זו זמינה רק למשתמשי Office 365.

מכיוון שיש כיום שני סוגי הערות - הערות והערות, היא מאפשרת לך לשנות הערות להערות (לא להיפך).

אז אם יש לך הערות מסורתיות (הנקראות כעת הערות ב- O365), תוכל להמיר אותן בקלות להערות באמצעות השלבים הבאים:

1. לחץ על הכרטיסייה סקירה
2. לחץ על האפשרות Notes
3. לחץ על המרה להערות
4. בתיבת הדו -שיח שנפתחת, לחץ על 'המר את כל ההערות'

השלבים שלעיל יהפכו את כל ההערות ל- Notes.

שים לב שאם יש לך עיצוב או תמונות בתגובות, הוא יוסר באופן אוטומטי.

כמו כן, אינך יכול לבחור להמיר חלק מהערות להערות ולהשאיר אחרות כפי שהן. השלבים שלעיל ישנו את כל ההערות להערות בגליון העבודה כולו.

אז זה כל מה שצריך לדעת על הוספה ומחיקה של הערות ב- Excel.

אני מקווה שמצאת הדרכה שימושית!