כיצד ליצור טופס הזנת נתונים ב- Excel (מדריך שלב אחר שלב)

צפה בסרטון השימוש בטפסי הזנת נתונים ב- Excel

להלן הדרכה כתובה מפורטת על טופס הזנת נתונים של Excel למקרה שאתה מעדיף לקרוא על פני צפייה בסרטון.

ל- Excel תכונות שימושיות רבות בכל הנוגע להזנת נתונים.

ותכונה אחת כזו היא ה טופס הזנת נתונים.

במדריך זה אראה לך מהן טפסי הזנת נתונים וכיצד ליצור ולהשתמש בהם ב- Excel.

מדוע אתה צריך לדעת על טפסי הזנת נתונים?

אולי אתה לא!

אבל אם הזנת נתונים היא חלק מהעבודה היומיומית שלך, אני ממליץ לך לבדוק את התכונה הזו ולראות כיצד היא יכולה לעזור לך לחסוך זמן (ולהפוך אותך ליעיל יותר).

ישנן שתי בעיות נפוצות שהתמודדתי (וראיתי אנשים מתמודדים איתן) כשמדובר בהזנת נתונים ב- Excel:

1. זה גוזל זמן. עליך להזין את הנתונים בתא אחד, ולאחר מכן עבור לתא הבא והזן את הנתונים עבורו. לפעמים, עליך לגלול למעלה ולראות באיזו עמודה מדובר ובאיזה נתונים יש להזין. או גלול ימינה ואז חזור להתחלה למקרה שיהיו עמודות רבות.
2. זה מועד לשגיאות. אם יש לך מערך נתונים עצום הזקוק ל -40 ערכים, קיימת אפשרות שתוכל בסופו של דבר להיכנס למשהו שלא נועד לתא זה.

טופס הזנת נתונים יכול לעזור בכך שהתהליך יהפוך למהיר יותר ופחות מועד לשגיאות.

לפני שאני אראה לך כיצד ליצור טופס הזנת נתונים ב- Excel, הרשה לי להראות לך במהירות מה הוא עושה.

להלן מערך נתונים המתוחזק בדרך כלל על ידי צוות העובדים בארגון.

בכל פעם שמשתמש יצטרך להוסיף רשומה חדשה, הוא יצטרך לבחור את התא בשורה הריקה הבאה ולאחר מכן לעבור תא אחר תא כדי לבצע את הערך עבור כל עמודה.

למרות שזו דרך מצוינת לעשות זאת, דרך יעילה יותר תהיה להשתמש בטופס הזנת נתונים ב- Excel.

להלן טופס הזנת נתונים שבו תוכל להשתמש כדי לערוך ערכת נתונים זו.

השדות המודגשים הם המקום בו תזין את הנתונים. לאחר שתסיים, הקש על מקש Enter כדי להפוך את הנתונים לחלק מהטבלה ועבור לערך הבא.

להלן הדגמה כיצד זה עובד:

כפי שאתה יכול לראות, הדבר קל יותר מאשר הזנת נתונים רגילה מכיוון שיש בו הכל בתיבת דו -שיח אחת.

טופס הזנת נתונים ב- Excel

שימוש בטופס הזנת נתונים ב- Excel דורש מעט עבודה מוקדמת.

תבחין כי אין אפשרות להשתמש בטופס הזנת נתונים ב- Excel (לא בכרטיסיה כלשהי ברצועת הכלים).

כדי להשתמש בו, יהיה עליך להוסיף אותו תחילה לסרגל הכלים לגישה מהירה (או לסרט).

הוספת אפשרות טופס הזנת נתונים לסרגל הכלים לגישה מהירה

להלן השלבים להוספת האפשרות טופס הזנת נתונים לסרגל הכלים לגישה מהירה:

1. לחץ לחיצה ימנית על כל אחד מהסמלים הקיימים בסרגל הכלים לגישה מהירה.
2. לחץ על 'התאמה אישית של סרגל הכלים לגישה מהירה'.
3. בתיבת הדו-שיח 'אפשרויות Excel' שנפתחת, בחר באפשרות 'כל הפקודות' מהתפריט הנפתח.
4. גלול מטה ברשימת הפקודות ובחר 'טופס'.
5. לחץ על כפתור 'הוסף'.
6. לחץ על אישור.

השלבים שלעיל יוסיפו את סמל הטופס לסרגל הכלים לגישה מהירה (כפי שמוצג להלן).

ברגע שיש לך את זה ב- QAT, תוכל ללחוץ על כל תא במערך הנתונים שלך (שבו ברצונך לבצע את הערך) וללחוץ על סמל הטופס.

הערה: כדי שהטופס הזנת נתונים יעבוד, הנתונים שלך צריכים להיות בטבלת Excel. אם זה עדיין לא נעשה, יהיה עליך להמיר אותו לטבלת Excel (קיצור מקשים - Control + T).

חלקים מטופס הזנת הנתונים

טופס הזנת נתונים ב- Excel כולל לחצנים רבים ושונים (כפי שניתן לראות להלן).

להלן תיאור קצר של מה כל כפתור עוסק:

• חָדָשׁ: פעולה זו תנקה את כל הנתונים הקיימים בטופס ותאפשר לך ליצור רשומה חדשה.
• לִמְחוֹק: זה יאפשר לך למחוק רשומה קיימת. לדוגמה, אם תלחץ על מקש המחיקה בדוגמה שלמעלה, היא תמחק את הרשומה של מייק באנס.
• לשחזר: אם אתה עורך ערך קיים, תוכל לשחזר את הנתונים הקודמים בטופס (אם לא לחצת על חדש או הקשה על Enter).
• מצא הקודם: זה ימצא את הערך הקודם.
• מצא את הבא: זה ימצא את הערך הבא.
• קריטריונים: זה מאפשר לך למצוא רשומות ספציפיות. לדוגמה, אם אני מחפש את כל הרשומות, בהן הועמד המועמד, עלי ללחוץ על כפתור הקריטריונים, להזין 'שכור' בשדה סטטוס ולאחר מכן להשתמש בכפתורי החיפוש. דוגמה לכך מוסברת בהמשך הדרכה זו.
• סגור: פעולה זו תסגור את הטופס.
• בר גלילה: אתה יכול להשתמש בסרגל הגלילה כדי לעבור בין הרשומות.

כעת נעבור על כל הדברים שאתה יכול לעשות עם טופס הזנת נתונים ב- Excel.

שים לב שעליך להמיר את הנתונים שלך לטבלת Excel ובחר תא כלשהו בטבלה כדי לפתוח את תיבת הדו -שיח טופס הזנת נתונים.

אם לא בחרת תא בטבלת Excel, הוא יציג הודעה כפי שמוצג להלן:

יצירת ערך חדש

להלן השלבים ליצירת ערך חדש באמצעות טופס הזנת הנתונים ב- Excel:

1. בחר תא כלשהו בטבלת Excel.
2. לחץ על סמל הטופס בסרגל הכלים לגישה מהירה.
3. הזן את הנתונים בשדות הטופס.
4. הקש על מקש Enter (או לחץ על הלחצן חדש) כדי להזין את הרשומה בטבלה ולקבל טופס ריק עבור הרשומה הבאה.

ניווט באמצעות רשומות קיימות

אחד היתרונות בשימוש בטופס הזנת נתונים הוא שתוכל לנווט ולערוך את הרשומות בקלות מבלי לצאת מתיבת הדו -שיח.

זה יכול להיות שימושי במיוחד אם יש לך מערך נתונים עם עמודות רבות. זה יכול לחסוך לך הרבה גלילות ותהליך הלוך ושוב.

להלן השלבים לניווט ועריכה של הרשומות באמצעות טופס הזנת נתונים:

1. בחר תא כלשהו בטבלת Excel.
2. לחץ על סמל הטופס בסרגל הכלים לגישה מהירה.
3. כדי לעבור לערך הבא, לחץ על הלחצן 'מצא הבא' וכדי לעבור לערך הקודם, לחץ על הלחצן 'מצא הקודם'.
4. כדי לערוך ערך, פשוט בצע את השינוי ולחץ על enter. אם ברצונך לחזור לערך המקורי (אם לא לחצת על מקש Enter), לחץ על כפתור 'שחזור'.

תוכל גם להשתמש בסרגל הגלילה כדי לנווט בין ערכים אחד אחד.

תמונת המצב לעיל מציגה ניווט בסיסי שבו אתה עובר את כל הרשומות בזה אחר זה.

אך תוכל גם לנווט במהירות בכל הרשומות על סמך קריטריונים.

לדוגמה, אם ברצונך לעבור על כל הערכים שבהם הסטטוס הוא 'בעיצומה', תוכל לעשות זאת באמצעות השלבים הבאים:

• בחר תא כלשהו בטבלת Excel.
• לחץ על סמל הטופס בסרגל הכלים לגישה מהירה.
• בתיבת הדו -שיח טופס הזנת נתונים, לחץ על הלחצן קריטריונים.
• בשדה סטטוס, הזן 'בעיצומה'. שים לב שערך זה אינו תלוי רישיות. אז גם אם תיכנס ל- IN-PROGRESS, זה עדיין יעבוד.
• השתמש בלחצנים Find Prev/Find Next כדי לנווט בין הערכים שבהם הסטטוס נמצא בתהליך.

קריטריונים היא תכונה שימושית מאוד כאשר יש לך מערך נתונים ענק, ואתה רוצה לעבור במהירות על הרשומות שעומדות בקבוצת קריטריונים נתונה.

שים לב שאתה יכול להשתמש בשדות קריטריונים מרובים כדי לנווט בין הנתונים.

לדוגמה, אם ברצונך לעבור על כל רשומות 'בתהליך' לאחר 07-08-2018, תוכל להשתמש ב- '> 07-08-2018' בקריטריונים של השדה 'תאריך' ו- 'בעיצומה' כ הערך בשדה הסטטוס. כעת, כאשר אתה מנווט באמצעות לחצני Find Prev/Find Next, הוא יציג רק רשומות לאחר 07-08-2018 כאשר הסטטוס נמצא בעיצומו.

תוכל גם להשתמש בתווים כלליים בקריטריונים.

לדוגמה, אם לא היית עקבי בהזנת הנתונים והשתמשת בווריאציות של מילה (כגון בביצוע, בעיצומה, בעיצומה ובאי התקדמות), עליך להשתמש בתווים כלליים כדי לקבל רשומות אלה.

להלן השלבים לביצוע פעולה זו:

1. בחר תא כלשהו בטבלת Excel.
2. לחץ על סמל הטופס בסרגל הכלים לגישה מהירה.
3. לחץ על הלחצן קריטריונים.
4. בשדה סטטוס, הזן *התקדמות
5. השתמש בלחצנים Find Prev/Find Next כדי לנווט בין הערכים שבהם הסטטוס נמצא בתהליך.

זה עובד ככוכבית (*) היא תו כללי שיכול לייצג כל מספר תווים ב- Excel. כך שאם הסטטוס מכיל את 'ההתקדמות', הוא יתקבל על ידי לחצני Find Prev/Find Next לא משנה מה יש לפניו).

מחיקת רשומה

תוכל למחוק רשומות מהטופס הזנת נתונים עצמו.

זה יכול להיות שימושי כאשר אתה רוצה למצוא סוג מסוים של רשומות ולמחוק אותן.

להלן השלבים למחיקת רשומה באמצעות טופס הזנת נתונים:

1. בחר תא כלשהו בטבלת Excel.
2. לחץ על סמל הטופס בסרגל הכלים לגישה מהירה.
3. נווט לרשומה שברצונך למחוק
4. לחץ על הלחצן מחק.

למרות שאתה עשוי להרגיש שכל זה נראה כמו הרבה עבודה רק כדי להיכנס ולנווט בין רשומות, זה חוסך הרבה זמן אם אתה עובד עם הרבה נתונים וצריך לבצע הזנת נתונים לעתים קרובות למדי.

הגבלת הזנת נתונים בהתבסס על כללים

אתה יכול להשתמש באימות נתונים בתאים כדי לוודא שהנתונים שהוזנו תואמים מספר כללים.

לדוגמה, אם ברצונך לוודא שעמודת התאריך מקבלת רק תאריך במהלך הזנת הנתונים, תוכל ליצור כלל אימות נתונים כדי לאפשר רק תאריכים.

אם משתמש יזין נתונים שאינם תאריך, הם לא יורשו והמשתמש יציג שגיאה.

כך יוצרים כללים אלה בעת הזנת נתונים:

1. בחר את התאים (או אפילו את העמודה כולה) שבהם ברצונך ליצור כלל אימות נתונים. בדוגמה זו, בחרתי בעמודה A.
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים.
3. לחץ על האפשרות אימות נתונים.
4. בתיבת הדו -שיח 'אימות נתונים', בכרטיסייה 'הגדרות', בחר 'תאריך' מהתפריט הנפתח 'אפשר'.
5. ציין את תאריך ההתחלה ותאריך הסיום. כניסות בטווח תאריכים זה יהיו תקפות וכל השאר יישלל.
6. לחץ על אישור.

כעת, אם אתה משתמש בטופס הזנת הנתונים כדי להזין נתונים בעמודה תאריך, ואם זה אינו תאריך, זה לא יהיה מותר.

תראה הודעה כפי שמוצג להלן:

באופן דומה, אתה יכול להשתמש באימות נתונים עם טפסי הזנת נתונים כדי לוודא שמשתמשים לא יזינו את הנתונים הלא נכונים. כמה דוגמאות שבהן אתה יכול להשתמש בזה הן מספרים, אורך טקסט, תאריכים וכו '.

להלן מספר דברים שחשוב לדעת על טופס הזנת נתונים של Excel:

1. אתה יכול להשתמש בתווים כלליים תוך כדי ניווט ברשומות (באמצעות אפשרות קריטריונים).
2. עליך להיות בעל טבלת Excel בכדי שתוכל להשתמש בטופס הזנת הנתונים. כמו כן, עליך לבחור בו תא כדי להשתמש בטופס. יש לזה יוצא מן הכלל. אם יש לך טווח עם השם 'מסד נתונים', טופס Excel יתייחס גם לטווח בשם זה, גם אם יש לך טבלת Excel.
3. רוחב השדה בטופס הזנת הנתונים תלוי ברוחב העמודה של הנתונים. אם רוחב העמודה שלך צר מדי, אותו הדבר יבוא לידי ביטוי בטופס.
4. ניתן גם להוסיף נקודות כדור בטופס הזנת הנתונים. לשם כך, השתמש בקיצור המקשים ALT + 7 או ALT + 9 ממקלדת המספרים. לפניכם סרטון אודות נקודות קליע.