אפשר הזנת נתונים מותנים ב- Excel באמצעות אימות נתונים

Excel הוא יותר מכלי הזנת נתונים. אבל אם אתה מדבר רק על הזנת נתונים ב- Excel, זה טוב מאוד. באמצעות אימות הנתונים, תוכל לאפשר הזנת נתונים בתאים המבוססים על תנאי מוגדר מראש.

הזנת נתונים מותנית ב- Excel באמצעות אימות נתונים

להלן מספר דוגמאות לכללי הזנת נתונים מותנים:

• אפשר הזנת נתונים מרשימה מוגדרת מראש בלבד (באמצעות רשימות נפתחות).
• אפשר הזנת נתונים רק כאשר התאים שצוינו מלאים.
• אפשר כניסת DATE בין שני תאריכים שצוינו בלבד.

תוכל גם לשלב מספר תנאים ליצירת כלל הזנת נתונים.

סוג זה של הזנת נתונים מותנית ב- Excel יכול להתבצע באמצעות תכונת אימות הנתונים ב- Excel. הוא יכול לאפשר הזנת נתונים בתאים שצוינו רק כאשר מתקיימים התנאים שצוינו, אחרת היא מראה שגיאה.

אפשר הזנת נתונים מרשימה מוגדרת מראש

אתה יכול להגביל את המשתמש לבחור מתוך רשימה על ידי יצירת רשימה נפתחת. לדוגמה, נניח שיש לך רשימה של מדינות כפי שמוצג להלן, וברצונך לאפשר כניסת רק אחד מהשמות הבאים בתא C1:

תוכל ליצור רשימה נפתחת שתגביל את הערכים רק לאלה המוזכרים ברשימה. אם תנסה להזין מחרוזת טקסט אחרת, היא תראה שגיאה (כפי שמוצג להלן):

כך תוכל ליצור רשימה נפתחת:

• בחר את התא שבו ברצונך להציג את הרשימה הנפתחת. בדוגמה זו, מדובר בתאים C1.
• עבור אל נתונים -> כלי נתונים -> אימות נתונים.
  
• בתיבת הדו -שיח אימות נתונים, בחר בכרטיסיית ההגדרות ובצע את השינויים הבאים:
  • אפשר: רשימה
  • מקור: $ A $ 1: $ A $ 6 (אתה יכול להשתמש בטווח שבו יש לך את הנתונים).
  • התעלם מהריק: סומן (בטל את הסימון אם אינך רוצה שהמשתמש יזין ריק).
  • התפריט הנפתח בתא: מסומן (פעולה זו תאפשר את התכונה הנפתחת).
    

פעולה זו תיצור רשימה נפתחת בתא שנבחר.

כעת תוכל לבחור אותם מהרשימה הנפתחת, או להזין את הנתונים בו באופן ידני. אם תזין נתונים שאינם מנתוני המקור, הם יראו שגיאה.

זְהִירוּת: אם אתה מעתיק ומדביק על התא המכיל את כללי אימות הנתונים, כללי אימות הנתונים נעלמים.

הזנת נתונים כאשר תא תלוי תלוי

זה יכול להיות המקרה כאשר אתה רוצה שהמשתמש ילך ברצף וישלים מילוי טופס/שאלון/סקר.

נניח שיש לי משהו כפי שמוצג להלן:

במערך נתונים זה, אני רוצה שהמשתמש ימלא תחילה את השם (שם פרטי ושם משפחה הוא חובה) ולאחר מכן ימשיך למלא את התאריך. אם המשתמש מדלג על הזנת השם, אז אני רוצה להציג שגיאה (כפי שמוצג להלן):

ניתן לעשות זאת בקלות באמצעות אימות נתונים. כדי לעשות זאת:

• בחר את התא שבו ברצונך להחיל תנאי זה. בדוגמה לעיל, זהו תא B5.
• עבור אל נתונים -> כלי נתונים -> אימות נתונים
  בתיבת הדו -שיח אימות נתונים, בחר בכרטיסיית ההגדרות ובצע את השינויים הבאים:
  • אפשר: מותאם אישית
  • נוסחה: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
  • התעלם מריק: לא מסומן (ודא שזה לא מסומן אחרת זה לא יעבוד).

במקרה זה, השתמשנו בפונקציית AND שבודקת אם B1 ו- B3 כבר מולאו. אם לא, אז זה מראה שגיאה.

זְהִירוּת: אם אתה מעתיק ומדביק על התא המכיל את כללי אימות הנתונים, כללי אימות הנתונים נעלמים.

תאריך כניסה בין שני תאריכים מוגדרים

יש תכונה מובנית באימות נתונים שתאפשר לך לעשות זאת. אתה יכול לציין את גבולות התאריך העליון והתחתון, ואם המשתמש יזין תאריך שהוא מחוץ לטווח זה, הוא/היא תקבל שגיאה.

כדי לעשות זאת:

• בחר את התא שבו ברצונך להחיל תנאי זה. בדוגמה לעיל, זהו תא B5.
• עבור אל נתונים -> כלי נתונים -> אימות נתונים
  בתיבת הדו -שיח אימות נתונים, בחר בכרטיסיית ההגדרות ובצע את השינויים הבאים:
  • אפשר: תאריך
  • נתונים: בין
  • תאריך התחלה: הזן כאן את תאריך ההתחלה (כל תאריך שנמצא לפני תאריך זה לא יתקבל).
  • תאריך סיום: הזן כאן את תאריך הסיום (כל תאריך שאחרי תאריך זה לא יתקבל).

תוכל גם להשתמש בהתייחסות לתא או בנוסחה כדי לציין את התאריך. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בפונקציה TODAY () כאחת ממגבלות התאריכים (אם אתה רוצה את הגבול התחתון לתאריך הנוכחי).

מכיוון שאקסל מאחסן את התאריכים כמספרים, תוכל להשתמש במספרים במקום בתאריכים. לדוגמה, במקום להשתמש ב- 01-01-2015, תוכל גם להשתמש במספר 42005.

זְהִירוּת: אם אתה מעתיק ומדביק על התא המכיל את כללי אימות הנתונים, כללי אימות הנתונים נעלמים.

תנאי הזנת נתונים מרובים

אתה יכול לשלב גם תנאים מרובים. לדוגמה, נניח שאתה רוצה להזין תאריך בתא B5 עם התנאים הבאים:

• המשתמש הפרטי והאחרון כבר מילאו על ידי המשתמש.
• התאריך שהוזן הוא בין 01-01-2015 לבין 10-10-2015.

כדי לעשות זאת:

• בחר את התא שבו ברצונך להחיל תנאי זה. בדוגמה לעיל, זהו תא B5.
• עבור אל נתונים -> כלי נתונים -> אימות נתונים
• בתיבת הדו -שיח אימות נתונים, בחר בכרטיסיית ההגדרות ובצע את השינויים הבאים:
  • אפשר: מותאם אישית
  • נוסחה: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
  • התעלם מריק: לא מסומן (ודא שזה לא מסומן אחרת זה לא יעבוד)

נוסחה זו בודקת ארבעה תנאים - האם שני התאים (B1 ו- B3 כבר מלאים והאם התאריך שהוזן בתא B5 נמצא בטווח התאריכים שצוין).

זְהִירוּת: אם אתה מעתיק ומדביק על התא המכיל את כללי אימות הנתונים, כללי אימות הנתונים נעלמים.

באופן דומה, תוכל ליצור ולבדוק תנאים מרובים תוך מתן הזנת נתונים ב- Excel.

אתה עשוי גם לאהוב את הטיפים וההדרכות הבאים של Excel:

• טופס הזנת נתונים של Excel.
• שימוש ברשימות נפתחות ב- Excel.
• 100+ שאלות ותשובות לראיונות אקסל.