8 דרכים להקטין את גודל קובץ Excel (זה באמת עובד)

ידוע שחוברות העבודה של Excel הופכות לאיטיות וכבדות עד כאב ככל שמתווספים אליו עוד נתונים/נוסחאות/תמונות.

לפעמים קל להיפטר מהלוח הנוסף ולשמור על גודל קובץ האקסל, ולפעמים לא.

ומכיוון שאקסל אינו כלי מבוסס אינטרנט, רובנו עובדים ומשתפים פעולה על ידי שליחת קבצי אקסל בדוא"ל. וקובץ אקסל גדול שמשקלו 50 מגה בייט יכול להיות קשה לשיתוף עם עמיתיך/לקוחותיך.

בעבודתי האחרונה השתמשנו בלקוח הדוא"ל של Lotus Notes שהוא איטי-חלזונות ושולח קבצי אקסל כבדים על כך שהיה עינוי.

אמנם אין דרך קסומה לצמצם את הגודל של חוברת עבודה של Excel, אך ישנן מספר טכניקות שבהן תוכל להשתמש בכדי לקצץ להב.

הערה: ההשפעה של טכניקות אלה לצמצום גודל קובץ Excel תהיה תלויה בנתונים שלך. עבור חלק, זה עשוי לעזור בהפחתת הגודל ב -50% ובחלקם הוא עשוי להפחית רק את הגודל ב -5%.

טיפים לצמצום גודל קובץ Excel

להלן הטכניקות בהן תוכל להשתמש כדי להקטין את גודל הקובץ של חוברת העבודה שלך ב- Excel.

עבור כל טיפ, עשיתי כמה בדיקות והוספתי את התמונות כדי להראות לך את ההשפעה על גודל הקובץ. התוצאות שתקבל משתנות בהתאם לנתונים ולקבצים שלך.

בהתבסס על חוברת העבודה שלך, תוכל להשתמש באחד או יותר מהטיפים הבאים.

הסר דפי עבודה/נתונים מיותרים

הפתרונות הטובים ביותר הם לרוב הפשוטים ביותר.

וטכניקה זו היא יותר של שכל ישר ופחות מכל אשף אקסל.

אם יש לך חוברת עבודה של Excel הכוללת כמה דפי עבודה שאינם נחוצים (ואינם בשימוש בנוסחאות כלשהן), בדוק אם תוכל להיפטר מהם.

יש לזה מתאם ישיר לגודל קובץ האקסל. אז ברגע שתמחק חלק מדפי העבודה ותשמור את חוברת העבודה, תראה מיידית גודל קובץ מופחת.

תוצאות מבחן:

יצרתי קובץ אקסל עם 10 גליונות עבודה שבהם בכל גליון עבודה יש ​​2.6 מיליון נקודות נתונים (26 עמודות עם 100,000 נקודות נתונים בכל עמודה).

הגודל המתקבל של חוברת עבודה זו הוא 143 MB (ולוקח לא מעט זמן לחסוך ולפתוח).

עכשיו כשמחקתי חמישה גיליונות, הגודל הצטמצם במחצית (אחי).

כפי שאתה יכול לראות, לנתונים שיש לך בגליון העבודה שלך יש מתאם ישיר לגודל הקובץ.

המרה לפורמט בינארי (XLSB)

האם אתה יודע שרק על ידי שמירת קובץ אקסל בפורמט XLSB תוכל להקטין את גודל הקובץ?

כן זה נכון.

כל שעליך לעשות הוא בעת שמירת חוברת עבודה, השתמש בפורמט .xlsb.

להלן השלבים לביצוע פעולה זו:

1. לחץ על הכרטיסייה קובץ.
2. לחץ על שמור בשם.
3. לחץ על עיון.
4. בתיבת הדו -שיח שמירה בשם, שנה את סוג הקובץ לחוברת עבודה בינארית של Excel (.xlsb)

תוצאות מבחן

היה לי חוברת עבודה של אקסל שתפסה 14.6 מגה בייט של שטח.

לאחר המרת אותו קובץ לפורמט XLSB, הצלחתי להקטין את הגודל ל 10.4 MB (הפחתת גודל של ~ 28%).

מהו XLSB?

כשאתה שומר קובץ Excel (.xlsx או .xlsm), הוא נשמר בפורמט XML.

לדוגמה, אם אני משנה את סיומת הקובץ של קובץ XLSX ל- ZIP ולאחר מכן פותח אותו, זה מה שאני מקבל.

ואם אני נכנס עוד לתיקייה 'xl' ואז נכנס לתיקיית גליון העבודה, זה מראה לי את גליונות העבודה בחוברת העבודה (וגליונות העבודה האלה נשמרים כמסמך XML).

עכשיו בואו נעשה את אותו הדבר עם קובץ XLSB.

אז אני קודם משנה את סיומת הקובץ ל- ZIP, ואז פותח אותו ומאתר את גיליון 1. הנה מה שאתה מקבל:

תבחין כי הן XLSX והן XLSB שומרות את דף העבודה בפורמט אחר.

XLSX/XLSM שומר אותו כקובץ XML ו- XLSB שומר אותו כקובץ בינארי (.bin).

ובלי להיות טכניים מדי, קבצי XML גדולים יותר בהשוואה לקובץ בינארי.

אז כשאתה שומר את חוברת העבודה שלך ב- Excel בפורמט XLSB, גודל הקובץ מצטמצם. בדוגמה שלנו לעיל, הפחתת הגודל הייתה ~ 30%.

XLSB לעומת XLSX/XLSM

בכל הנוגע לשימוש בפורמט XLSB, הקטנת הגודל היא יתרון עצום. אבל אתה צריך להיות קצת זהיר בעבודה עם פורמט XLSB.

היתרונות של פורמט XLSB:

1. זה מקטין את גודל קובץ האקסל. זה יכול להיות שימושי כאשר יש לך קבצים גדולים וברצונך לשתף אותם באמצעות דוא"ל. תוכל להקטין במהירות את הגודל על ידי שמירתו ב- XLSB.
2. קבצי XLSB נוטים להיפתח ולשמור מהר יותר מקובץ XML. בהתבסס על הבדיקות המוגבלות שעשיתי, קבצי XLSB נפתחו וחסכו 25% -50% מהר יותר. הבדל זה ניכר בקבצי Excel גדולים בלבד. עם קבצים קטנים יותר הן XLSB והן XLSX מהירות.

למרות ש- XLSB נראה נהדר, ישנן מספר סיבות שכדאי לך להקפיד עליהן להשתמש בקבצי XLSX/XLSM:

1. עם פורמט XLSB, אין לך דרך לדעת אם יש לו מאקרו או לא. זה הופך את זה למסוכן יותר מכיוון שמישהו יכול להשתמש בו לביצוע קוד זדוני.
2. קבצי XLSB מקודדים בפורמט קובץ bin קנייני בעוד XML הוא פורמט קובץ קריא בקוד פתוח. המשמעות היא שאם אתה משתמש בכלים של צד שלישי עם Excel, עדיף להשתמש בפורמט XML.
3. Power Query אינו יכול לקרוא נתונים מקובץ XLSB. אז אם אתה משתמש ב- Power Query, עדיף שהנתונים שלך יהיו בפורמטים XLSX/XLSM.

ככלל, אם גודל הקובץ שלך קטן (פחות מ -5 MB), עדיף לדבוק בפורמטים XLSX/XLSM.

בהתבסס על מה ששמעתי מאנשים וקראתי בפורומים רבים, הרבה אנשים מעדיפים להשתמש ב- XLSB כפורמט הקובץ בכל הנוגע לשימוש באקסל.

להלן מאמר טוב על הבנת פורמט XLSB.

הסר נוסחאות מיותרות

נוסחאות רבות מדי ינפחו את גודל קובץ חוברת העבודה שלך.

אז אם יש לך מערך נתונים שאתה צריך, אבל אתה לא צריך את הנוסחאות בו, עדיף להמיר נוסחאות אלה לערכים.

להלן השלבים להמרת נוסחאות במהירות לערכים ב- Excel:

1. בחר את כל גליון העבודה/מערך הנתונים.
2. הקש על F5 מַפְתֵחַ.
3. בתיבת הדו -שיח עבור אל, לחץ על 'מיוחד'.
4. בתיבת הדו -שיח מעבר למיוחד, בחר נוסחאות.
5. לחץ על אישור.

השלבים שלעיל יבחרו את כל התאים שיש בהם נוסחה.

כעת השתמש בשלבים שלהלן כדי להמיר נוסחאות אלה לערכים:

1. העתק את התאים שנבחרו (שליטה + C)
2. לחץ על הכרטיסייה דף הבית.
3. בקבוצת הלוח, לחץ על הדבק.
4. לחץ על סמל הדבק ערך.

השלבים שלעיל ימירו את כל התאים עם נוסחאות לערכים.

תוצאות מבחן

יצרתי קובץ אקסל עם 2.7 מיליון נקודות נתונים (1048576*26) ולאחר מכן הוספתי שלוש עמודות עם נוסחאות (SUM, COUNT ו- AVERAGE).

לאחר מכן המרת נוסחאות אלה לערכים ושמרתי את הקובץ בשם אחר.

להלן התוצאה:

גודל הקובץ ללא נוסחאות ~ 8% פחות (ושימו לב שהיו לי רק 3 עמודות נוסחאות).

במקרה שיש לך הרבה נוסחאות, זה יכול להוסיף לגודל.

הערה: נוסחאות נדיפות יכולות באמת לנפח את גודל הקובץ שלך. כחלק מהבדיקה, כאשר החלפתי את נוסחת SUM בנוסחה נדיפה (OFFSET), היא הובילה לזינוק בגודל הקובץ (מ 186 MB ל 198 MB). אז אם יש לך נוסחאות נדיפות שתוכל להחליף אותן בנוסחאות לא נדיפות, או שתוכל להפוך אותן לערכים, זה יעזור לך להקטין את גודל הקובץ.

דחיסת תמונות (לפני ואחרי העלאה)

אם אתה עובד עם קבצי Excel שיש בהם תמונות, עליך לייעל את התמונות האלה ולוודא שהגודל קטן יותר.

הבעיה עם תמונות היא שכאשר אתה דוחס אותן, יש גם הפחתה באיכות שאולי לא תרצה.

כאשר עובדים עם תמונות, הדרך הטובה ביותר לשמור על גודל קובץ ה- Excel נמוך היא לדחוס את התמונות לפני הכנסת Excel לאקסל.

כלי מקוון טוב לעשות זאת הוא TinyPNG (או שאתה יכול להשתמש בפוטושופ או בכל כלי דומה אחר).

זהו כלי חינמי שיכול להקטין את גודל התמונה בעד 90% ועדיין שומר על איכות תמונה ראויה.

להלן צילום המסך בו הצלחתי לדחוס תמונה בגודל 3.9 מגה בייט עד 331 קילו־בייט עם אובדן מינימלי באיכות.

לאחר שהעלית את התמונות הדחוסות האלה לאקסל, תוכל לדחוס אותן עוד יותר באמצעות האפשרות המובנית ב- Excel.

להלן השלבים לדחיסת תמונה ב- Excel:

1. בחר את התמונה שברצונך לדחוס.
2. לחץ על הכרטיסייה עיצוב כלי תמונה. זוהי כרטיסייה בהקשר שמופיעה רק בלחיצה על תמונה.
3. בקבוצה התאמה, לחץ על האפשרות 'דחוס תמונה'.
4. בתיבת הדו -שיח דחוס תמונות:
   • בטל את הבחירה באפשרות 'החל רק על תמונה זו' אם ברצונך לדחוס את כל התמונות בחוברת העבודה.
   • בחר דוא"ל (96 ppi) לדחיסה מקסימלית.
5. לחץ על אישור.
6. שמור את הקובץ.

פעולה זו תדחס את כל התמונות ותעזור לך להקטין את גודל הקובץ של חוברת העבודה שלך ב- Excel.

תוצאות מבחן:

השתמשתי באפשרות הדחיסה imge ב- Excel באמצעות תמונה אחת.

להלן התוצאות:

על ידי שימוש באפשרות התמונה לדחוס, גודל הקובץ מצטמצם מ 445 KB ל 43 KB (~ 90% הפחתה בגודל הקובץ).

זה יהיה תלוי גם בתמונה. תמונה שכבר דחוסה לא עשויה להוביל להפחתת גודל עצומה.

הסר את מטמון הציר כדי לחסוך מקום

אם אתה עובד עם טבלאות Pivot ומתמודד עם קבצי Excel גדולים, ידע על מטמון Pivot יכול להיות שימושי.

בעת יצירת טבלת ציר באמצעות מערך נתונים, Excel יוצר אוטומטית את מטמון הציר.

מטמון ציר הוא אובייקט המכיל העתק של מקור הנתונים.

אמנם אינך יכול לראות אותו, אך הוא חלק מחוברת העבודה ומחובר לטבלת הצירים. כאשר אתה מבצע שינויים כלשהם בטבלת הצירים, הוא אינו משתמש במקור הנתונים, אלא משתמש במטמון הציר.

למרות שאתה חושב שאתה מקושר ישירות לנתוני המקור, במציאות אתה ניגש למטמון הציר (ולא לנתוני המקור) כאשר אתה מבצע שינויים בטבלת הצירים.

כעת מכיוון שאתה יוצר העתק של מערך הנתונים, זה לוקח קצת מקום.

אז ברגע שאתה יוצר טבלת Pivot, תבחין כי גודל קובץ האקסל גדל.

בדוגמה שלמעלה, ברגע שאני מוסיף את טבלת ה- Pivot, גודל הקובץ גדל פי שניים.

כעת, ישנן שתי דרכים בהן ניתן להקטין את גודל הקובץ בעת עבודה עם טבלאות Pivot.

1. שמור את נתוני המקור ומחק את מטמון הציר
2. שמור את מטמון הציר ומחק את נתוני המקור

הבה נבחן את שתי הטכניקות הללו.

שמור את נתוני המקור ומחק את מטמון הציר

לאחר שתסיים עם טבלת ה- Pivot ותשמור אותה, תוכל לאלץ את Excel לשמור רק את נתוני המקור ואת טבלת ה- Pivot המתקבלת, ולא את Cache Pivot.

פעולה זו תהפוך את קובץ ה- Excel שלך לקל יותר, ויש לך דרך ליצור מחדש את מטמון ה- Pivot בעת הצורך בפעם הבאה.

להלן ההבדל בגודל כשאתה שומר קובץ Excel עם ובלי מטמון Pivot.

להלן השלבים ל לֹא שמור את מטמון הציר:

1. בחר תא כלשהו בטבלת הציר.
2. לחץ על הכרטיסייה ניתוח.
3. לחץ על סמל 'אפשרויות' של טבלת הצירים.
4. בתיבת הדו -שיח אפשרויות טבלת צירים, לחץ על הכרטיסייה נתונים.
5. באפשרויות נתוני טבלת הצירים, בטל את הסימון 'שמור נתוני מקור עם קובץ'. אפשרות זו מבטיחה כי מטמון הציר אינו נשמר כאשר אתה שומר את חוברת העבודה (ומסייע בהקטנת גודל קובץ Excel).
6. סמן את האפשרות - 'רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ'. אפשרות זו מבטיחה שברגע שאתה פותח את חוברת העבודה, טבלת הצירים מתרעננת ומטמון הציר נוצר אוטומטית. אם אינך מסמן אפשרות זו, יהיה עליך לרענן את טבלת הציר באופן ידני כדי ליצור את מטמון הציר.
7. לחץ על אישור.

כעת כשאתה שומר את הקובץ באמצעות טבלת הצירים, תבחין בגודל קובץ מופחת.

שמור את מטמון הציר ומחק את נתוני המקור

דרך נוספת להקטין את גודל קובץ ה- Excel היא למחוק את נתוני המקור של טבלת צירים ולשמור את מטמון הציר בלבד.

זה עובד כמטמון ציר הוא תמונת ראי של הנתונים שלך ואינך ניגש לנתוני המקור בעת ביצוע שינויים בטבלת הצירים, במקום זאת, אתה משתמש במטמון הציר.

להלן התוצאות כאשר שמרתי את קובץ ה- Excel ללא נתוני המקור.

לשם כך, פשוט מחק את הנתונים (על ידי מחיקת הנתונים או גליון העבודה המכיל את הנתונים).

אם ברצונך להחזיר את נתוני המקור, לחץ פעמיים על התא 'סה"כ הכולל' בטבלת הצירים והוא מייצר באופן מיידי את מכלול הנתונים בגליון עבודה חדש.

דחיסת הקובץ (ZIP IT)

זה משהו שאתה יכול לעשות מחוץ ליישום Excel.

כאשר תרכזי קובץ אקסל, תראה הפחתת גודל של כ-10-15% באופן מיידי.

לאחר מכן תוכל לשתף את הקובץ המכווץ הזה באמצעות דוא"ל, והאדם המקבל אותו יכול לפתוח את הקובץ ולהשתמש בחוברת העבודה של Excel.

להלן השלבים לריכוז קובץ אקסל (עבור Windows):

1. לחץ לחיצה ימנית על קובץ האקסל
2. העבר את הסמן על האפשרות שלח אל.
3. לחץ על האפשרות 'דחוסה (מכווצת)'.

פעולה זו תיצור קובץ מכווץ עבור חוברת העבודה שנבחרה ב- Excel.

תוכל להבחין גם בהקטנה בגודל הקובץ (כפי שמוצג להלן).

תוצאות מבחן

בעזרת טכניקה זו הצלחתי להקטין את גודל הקובץ של חוברת העבודה של Excel ב- 8%.

טכניקה זו עובדת טוב יותר עבור קבצים הנמצאים בטווח של 20-50 מגה-בתים. ככל שגודל הקובץ גדל, הפחתת האחוזים אינה גבוהה במיוחד.

הסר את עיצוב הנתונים

עיצוב נתונים כגון החלת צבע רקע, הוספת גבולות או שינוי סגנון גופנים יכולים כולם להוסיף לגודל הקובץ.

למרות שעל סמך הבדיקות שלי שמתי לב שאין לזה השפעה עצומה.

להלן הגדלים של שני חוברות עבודה של Excel, האחת עם 2.6 מיליון נקודות נתונים (בגליון עבודה אחד), והשנייה עם אותם נתונים אך העיצוב מיושם עליה (צבע התא, הגבול והנטייה).

תוצאות מבחן

אתה יכול לראות שההבדל בין שני הקבצים הוא לא כל כך גדול (אם כי יש לו השפעה כשיש לך הרבה נתונים).

הקובץ עם הנתונים הוא 14.6 MB והקובץ עם נתונים ועיצוב הוא 14.9 MB.

אז אם אתה רוצה להקטין את גודל הקובץ של חוברת העבודה שלך ב- Excel, אתה יכול לחפש עיצוב שאתה לא צריך. הסרתו יכולה לחסוך לכם קצת שטח דיסק.

להלן השלבים להסרה מיידית של כל העיצוב, תוך שמירה על הנתונים על כנם:

1. בחר את מערך הנתונים כולו (שממנו ברצונך להסיר עיצוב).
2. לחץ על הכרטיסייה דף הבית.
3. בקבוצת העריכה, לחץ על 'נקה'.
4. לחץ על 'נקה פורמטים'.
5. שמור את חוברת העבודה.

הסר עיצוב מותנה

בדיוק כמו עיצוב נתונים רגיל, עיצוב מותנה מוסיף גם לגודל הקובץ.

עם זאת, בהתבסס על הבדיקות שלי, שמתי לב שההבדל הוא קטן יותר (אלא אם כן יחולו מספר כללים על מספר גיליונות עם מערכי נתונים ענקיים).

עם זאת, מומלץ להסיר עיצוב מותנה מכל מערך נתונים שבו אינך צריך אותו.

מלבד הגודל, יש עוד סיבה טובה להסיר עיצוב מותנה - SPEED.

עיצוב מותנה הוא תנודתי ובכל פעם שיש שינוי בגליון העבודה, הוא מחשב מחדש. זה יכול להוביל לחוברת עבודה איטית יותר.

תוצאות מבחן

יצרתי קובץ עם 27.2 מיליון נקודות נתונים והחלתי עליו 5 כללי עיצוב מותנים.

נראה שההבדל בגודל הוא כמה קילוגרמים בודדים בלבד.

קרא גם: עצות להפיכת גיליונות אלקטרוניים איטיים מהירים

טיפים להגברת הביצועים של Excel

למרות שהשיטות שלעיל יעזרו לך להקטין את גודל קובץ Excel, להלן מספר טיפים נוספים לשיפור הביצועים של חוברות עבודה של Excel:

1. הימנע משימוש בנוסחאות נדיפות. מלבד הגדלת גודל הקובץ, נוסחאות נדיפות גם גורמות לך לאיטי חוברות עבודה. דוגמאות לפונקציות נדיפות כוללות RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT וכו '.
2. אם יש לך צורך ליצור סיכומים של מערך נתונים גדול, במקום להשתמש בנוסחאות, בדוק אם תוכל להשתמש בטבלת ציר במקום. טבלת ציר מהירה ומאוד אינטואיטיבית בהשוואה לנוסחאות.
3. אם אתה שולף נתונים ממספר מקורות או משלב נתונים ממספר קבצים, השתמש ב- Power Query כדי לקבל ולהמיר את הנתונים. תוכל לשמור את הנתונים כחיבור Power Query במקום לשמור אותם בגליון העבודה. תוכל ליצור טבלת ציר בקלות באמצעות החיבורים שנוצרו באמצעות Power Query.
4. המר את הנתונים הטבליים שלך לטבלת Excel והשתמש בטבלת Excel בנוסחאות. זה גורם לחוברת העבודה שלך לפעול מהר יותר ונוסחאות שנוצרו באמצעות Excel Table הפניות מובנות קלות יותר לניהול (מכיוון שהן אינטואיטיביות יותר).
5. הימנע מהתייחסות לשורה או לעמודה כולה בנוסחה. זה יעזור לנוסחאות שלך להיות יעילות יותר.
6. אם יש לך הרבה נוסחאות בחוברת העבודה שלך, כבה את החישוב האוטומטי ועבור לחישוב ידני. על ידי כך, בכל פעם שיש שינוי בדפי העבודה, הנוסחאות לא היו מחושבות מחדש. תוכל לבצע שינוי זה על ידי מעבר לכרטיסייה נוסחה ושינוי 'אפשרויות החישוב'.

מקווה שתמצא את השיטה והטיפים בהדרכה שימושיים.

מה עוד אוכל להוסיף להדרכה זו כדי שיהיה שימושי יותר? אנא יידע אותי בקטע ההערות.