24 טריקים של Excel שהלוואי שידעת אתמול

Excel הפך את חיינו לקלים בכל כך הרבה דרכים. עם זאת, יש כמה בעיות אקסל שממשיכות לבזבז את זמננו ולשאוב את רמות התסכול. מדובר בבעיות קטנות שאפשר לתקן תוך כמה שניות, אבל לא לדעת את הדרך הנכונה לעשות זאת יכולה לעלות הרבה זמן.

24 טריקים של Excel לעבודה השוטפת

בפוסט זה בבלוג, הרשה לי לחשוף 24 טריקים של אקסל שיחסכו לך הרבה זמן ואנרגיה. אם אתה עובד עם אקסל, במוקדם או במאוחר אתה מסתבך עם משהו שנראה בלתי אפשרי.

להלן מספר תיקונים מהירים שיאפשרו זאת.

טריק אקסל מס '1 - העתק -הדבק נוסחאות מבלי לשנות הפניות

זה קורה כל הזמן. אתה מנסה להעתיק תא עם נוסחה לתא אחר והכל מתערבב. זה קורה כי ההפניות משתנות כאשר אתה מעתיק למיקום אחר (אלא אם כן אתה מקפיד ומתקן את כל ההפניות).

להלן התיקון המהיר:

1. בחר את התאים שברצונך להעתיק.
2. עבור לדף הבית -> מספר. בתפריט הנפתח תבנית מספר, בחר טקסט. פעולה זו תשנה את תבנית התא לטקסט.
3. הקש F2 כדי להיכנס למצב העריכה. כעת החזק את מקש השליטה והקש Enter.
4. העתק את התאים.
5. עבור לתא היעד והדבק.
6. שנה את הפורמט מטקסט לכללי.
7. הקש F2 והקש Control + Enter.
8. ואתה גמור !!.

הנה עוד שיטה מצוינת של MVP Excel טום אורטיס (באמצעות חיפוש והחלפה) [קרדיט לדייב בראנס מ- ExcelJet שהראה לי את השיטה הזו]

טריק אקסל מס '2 - ידית מילוי אינה מופיעה

אני רואה כל כך הרבה אנשים שמתמודדים עם הנושא הזה. ידית המילוי פשוט לא מופיעה לעבודה.

להלן התיקון:

1. עבור אל קובץ -> אפשרויות.
2. בתיבה דיאלוג אפשרויות, בחר מתקדם.
3. סמן את האפשרות 'אפשר ידית מילוי ותא גרירה ושחרור'.

טריק Excel 3 - מספר כטקסט

אני נתקע עם זה הרבה פעמים. המספרים מעוצבים כטקסט ואינם פועלים היטב בנוסחאות.

להלן תיקון מהיר:

• הוסף 0 לתא. זה ישמור על המספר על כנו וניתן להשתמש בו בנוסחאות.

הרבה אנשים משתמשים באפוסטרוף (') לפני המספר כדי ליצור מספרים כטקסט. טריק האקסל הזה יעבוד גם במקרה הזה.

טריק אקסל מס '4 - צריך להמיר נוסחאות לערכים

זהו אחד קל. אם יש לך נוסחאות שצריך להמיר לערכים, להלן השלבים:

1. העתק את התאים.
2. לחץ לחיצה ימנית ובחר הדבק מיוחד.
3. בתיבה הדבק דיאלוג מיוחד, בחר ערכים (קיצור מקשים - Alt + E + S + V).
4. לחץ על אישור.

ראה גם: למידע נוסף על הדבקת קיצורי דרך מיוחדים.

טריק אקסל 5 - סמן תקוע - לא מסוגל לשנות תא פעיל לפי מקשי החצים

בפעם הראשונה שזה קרה לי, סגרתי את חוברת העבודה של Excel והפעלתי את המערכת מחדש. כמובן שניתן לפתור את הבעיה בקלות מבלי להפעיל מחדש.

הבעיה, במקרה זה, היא שהפעלת בטעות את נעילת הגלילה.

כבה אותו ותצא לדרך.

טריק אקסל מס '6 - VLOOKUP/MATCH לא עובד גם כשיש התאמה

אתה יכול לראות ששני הערכים תואמים באופן מושלם, אך נוסחת VLOOKUP או MATCH עדיין תגיד שאין התאמה.

Argghhhhh…

חללים נוספים הם האשמים כאן. אם לטקסט יש רווחים מובילים או נגררים (או יותר מרווח אחד בין מילים), אקסל לא יראה בו התאמה מדויקת, והנוסחה שלך תביא לתוצאות בלתי צפויות.

הדרך לעקוף - השתמש ב מְטוּפָּח פוּנקצִיָה. הוא מסיר כל רווח מוביל ונגרר, וכל רווח נוסף בין מילים.

ראה גם: ניתן לפתור הרבה בעיות אם אתה יודע כיצד לנקות את הנתונים שלך באקסל.

טריק אקסל מס '7 - רוצה להסתיר טקסט בתאים

לפעמים ייתכן שיהיה עליך להסתיר טקסט/מספרים בתא כך שהמשתמש לא יוכל לראות אותו.

ישנן 2 דרכים לעשות זאת:

• האחד הטוב: הפוך את צבע גופן הלבן ללבן (או כל צבע שהוא הרקע).
• הטוב יותר: בחר את התא ולחץ על Control + 1. פעולה זו פותחת את תיבת הדו -שיח עיצוב תאים. בכרטיסיה מספרים, בחר מותאם אישית והקלד את הפורמט ;;;

טריק אקסל 8 - צריך להעתיק תאים גלויים בלבד

• שְׁאֵלָה: מה קורה כאשר מעתיקים טווח תאים הכולל שורות/עמודות מוסתרות ומדביקים אותו איפשהו?
• תשובה: כל ערכי התא (גלוי + מוסתר) מועתקים ומודבקים.
• דְאָגָה: אני לא רוצה להעתיק ערכי תא מוסתרים.
• פִּתָרוֹן: בחר את התאים ולחץ Alt +; (זה בוחר רק תאים גלויים). עכשיו הדבק בכל מקום ורק תאים גלויים נדבקים.

טריק אקסל 9 - בחר את כל התאים הריקים בבת אחת

לעתים קרובות אני מייבא נתונים ממאגרי מידע שונים. הרבה תאים בנתונים אלה ריקים, שם עלי להכניס 0 או לא רלוונטי. דרך מהירה לבחור את כל התאים הריקים:

1. בחר את כל התאים בטווח.
2. עבור לדף הבית -> עריכה -> מצא ובחר -> עבור לספיישל.
3. בחר ריקים בתיבה עבור אל דיאלוג מיוחד.
4. לחץ על אישור.

פעולה זו תבחר את כל התאים הריקים. כדי להזין 0 בכל התאים, הקלד 0 (זה יזין את הערך בתא הפעיל) והקש על Control + Enter.

טריק אקסל 10 - צריך להסיר מעברי שורות מהטקסט

אם יש לך הרבה מעברי שורות ואתה רוצה להסיר את מעברי הקווים האלה, ייקח הרבה זמן לעשות זאת באופן ידני.

חבל אם תעשה זאת באופן ידני.

נסה את התיקון המהיר הזה:

1. בחר את הנתונים
2. עבור לדף הבית -> מצא ובחר -> החלף (קיצור מקשים - שליטה + ח)
3. בתיבת הדו -שיח חפש והחלפה:
   • מצא מה: הקש Ctrl + J (ייתכן שלא תראה דבר מלבד נקודה מהבהבת)
   • החלף ב: תו של מקש רווח (פגע בסרגל הרווח פעם אחת)
4. לחץ על החלף הכל (ודא שגלישת מילים מופעלת)

https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg

ראה גם: קרא עוד על דברים מדהימים ש- Find and Replace יכולים לעשות עבורך.

טריק אקסל מס '11 - המיון אינו פועל בעת מיזוג תאים

כמובן שלא.

זה לא נעשה כך. אבל זה לא אומר שאתה לא יכול לקבל מה שאתה רוצה. להלן תחליף למיזוג ולמרכז, והוא נקרא מרכז על פני בחירה.

הנה הדרך הנכונה למיזוג תאים ב- Excel:

1. בחר את התאים שברצונך למזג (עמודות בלבד. לשורות, קדימה, השתמש במיזוג ובמרכז).
2. הקש Control + 1 כדי לפתוח את תיבת הדו -שיח עיצוב תאים.
3. עבור לכרטיסיית יישור.
4. בתפריט הנפתח אופקי, בחר במרכז בחירה.
5. לחץ על אישור.

עכשיו יש לך משהו שנראה אותו דבר ועובד נהדר עם מיון.

טריק אקסל מס '12 - לנתונים יש כפילויות

יכולים להיות 2 דברים שאתה יכול לעשות עם נתונים כפולים - הדגש את זה אוֹ למחוק את זה

• הדגש נתונים כפולים: בחר את הנתונים ועבור לדף הבית -> עיצוב מותנה -> הדגשת כללי תאים -> ערכים כפולים.
  • ציין את העיצוב וכל הערכים הכפולים יסומנו.
• מחק כפילויות בנתונים: בחר את הנתונים ועבור לנתונים -> הסר כפילויות.
  • בחר אם לנתונים שלך יש כותרות, בחר את העמודה ולחץ על אישור. זה מסיר כפילויות מהרשימה. אם אתה רוצה שהרשימה המקורית תהיה שלמה, העתק והדבק את הנתונים במיקום אחר ואז עשה זאת.

קָשׁוּר: המדריך האולטימטיבי לאיתור והסרה של כפילויות ב- Excel

טריק אקסל 13 - צריך לבדוק אם יש שגיאות כתיב

הקש F7 כדי להפעיל את בדיקת האיות.

להלן הדרכה מפורטת על שימוש בבדיקת האיות ב- Excel.

טריק אקסל 14 - גלילה מטה במערכות נתונים גדולות מסתירות כותרות עמודה

ישנן 2 דרכים לפתור זאת.

• השתמש בתכונת טבלה של Excel: שימוש בתכונת טבלת Excel מבטיח שכאשר תגלול למטה, הכותרות תמיד יהיו גלויות. כפרקטיקה טובה, תמיד יש להשתמש בטבלת Excel עם נתונים טבלאיים מכיוון שיש לה תכונה חזקה ושימושית מאוד. למידע נוסף על טבלאות Excel
• שימוש באפשרויות החלוניות החינמיות: אם אתה רוצה שיותר מהכותרת תהיה גלויה (נניח במקרה של כותרת משנה או ערכים כגון סה"כ, ממוצע בהתחלה), השתמש בתכונה 'חלונית הקפאה של Excel'. כדי לעשות זאת:
  • בחר את השורה כולה שמעליה ברצונך להקפיא את השורות (או את התא השמאלי ביותר בשורה זו)
  • עבור אל תצוגה -> הקפאת חלוניות -> הקפאת חלוניות
    זה יאפשר לך תמיד לראות את השורות הקבועות בעת גלילה מטה.

טריק אקסל 15 - בזבוז זמן גלילה אחורה וקדימה במערכות נתונים גדולות

אם אתה עובד עם מערכי נתונים ענקיים ואתה צריך לגלול למעלה ולמטה (או ימינה ושמאלה) כדי להתייחס לכמה נקודות נתונים, יש דרך לחסוך הרבה זמן ולגלול - באמצעות חלון מפוצל תכונה.

תכונה זו יכולה לפצל את החלון שלך לשניים או ארבעה חלקים, ולכל חלק יש אפשרות לגלול משלו. אז אם אתה צריך להתייחס לנתונים בעמודה CZ, בזמן שאתה עובד בעמודה A, אז התכונה הזו מושלמת עבורך.

1. עבור אל תצוגה -> חלון -> פיצול.

זה מפצל את דף העבודה לארבעה חלקים. ניתן לשלוט על כל חלק באמצעות פס גלילה נוסף (אנכי ואופקי). אם אתה רק רוצה פיצול אנכי, גרור את קו הפיצול האופקי לתחתית (והוא ייעלם).

טריק אקסל 16 - נוסחת ניפוי באגים

פספס פסיק, התייחסות לא נכונה, טיעון חסר, עמדת סוגריים שגויה וכן הלאה … יכולות להיות מאות סיבות לתוצאה שגויה על ידי נוסחה.

ניפוי באגים של נוסחה עשוי להיות כואב, במיוחד אם היא נוצרה על ידי מישהו אחר. הנה דרך לעשות את זה קל ופשוט. כדי לאתר באגים בנוסחה:

1. בחר את התא בעל הנוסחה.
2. עבור אל נוסחאות -> ביקורת פורמולות -> הערך נוסחה (קיצור מקשים Alt + TUF).
3. לחץ על הערכה כדי לראות את השלבים שהנוסחה מוערכת על ידי Excel.

רוצה לאתר חלק מהנוסחה - הנה דרך נוספת באמצעות מקש F9

טריק אקסל 17 - Excel מוסיף הפניה לתאים בעת עריכת נוסחה

זהו ללא ספק אחד מבעיות האקסל המעצבנות ביותר שאני עוברת כמעט מדי יום. תארו לעצמכם שיש לכם נוסחה ענקית, אתם לוחצים על F2 כדי לערוך את הנוסחה (בתא או בעיצוב מותנה או בטווח עם שם), וברגע שאתם לוחצים על המקש השמאלי כדי לערוך חלק ממנה, Excel מוסיף כמה הפניות לתאים לא רצויות. Excel עושה זאת לפעמים מכיוון שאינו יודע שאתה במצב עריכה. אתה יכול לראות את המצב הנוכחי בפינה השמאלית התחתונה של המסך.

הדרך פשוטה, הקש פעם אחת על F2 כדי להיכנס למצב העריכה, ועכשיו אתה יכול להסתובב חופשי בנוסחה שלך.

טריק אקסל 18 - יותר מדי טווחי שמות (לא זוכר את השמות)

אני משתמשת בשמות טווחים הרבה. יש לו יתרונות רבים וקל לשימוש. אבל מה אם יש יותר מדי טווחי שמות ?? האם תצטרך לחזור למנהל השמות שוב ושוב כדי לקבל את השם?

לא!!

פשוט השתמש בקיצור הדרך F3. הוא יציג את השמות של כל הטווחים בשם בחוברת העבודה שלך. פשוט לחץ פעמיים על זה שברצונך להשתמש בו והוא יודבק (בנוסחה אם אתה מכין אחד, או בגיליון)

שאלה בשבילך? מה יקרה אם יש לך טווחים רבים ושם אתה מקטין את הזום מתחת ל -40%? אני אשאיר את זה בשבילך להבין.

טריק אקסל 19 - שגיאת שגיאה בכל מקום

שגיאה היא כתם מכוער אחד בגיליון האלקטרוני שלך. אבל לפעמים, טעויות הן הרוע הדרוש. ייתכן שתרצה שהנוסחה שלך תחזיר שגיאה (נניח כאשר ערך חיפוש אינו נמצא ב- VLOOKUP). אבל אתה לא צריך לעבור את הקשיים של להביט באחד. פשוט השתמש ב- IFERROR.

IFERROR לא תעבוד עבור Excel גירסה 2003 ומוקדמות יותר. במקרה זה, השתמש בשילוב של IF ו- ISERROR.

טריק אקסל 20 - צריך למחוק במהירות את כל ההערות

לעתים קרובות אני משתמש מחדש בתבניות עם הערות. הסרת כל ההערות היא אחת מפעולות גליון העבודה שאני עושה בכל פעם שאני מתחיל מחדש. להלן דרך מהירה לבחור את כל ההערות בבת אחת ולמחוק את כולן:

1. בחר את כל התאים.
2. עבור לדף הבית -> עריכה -> מצא ובחר -> עבור לספיישל.
3. בחר הערות בתיבה עבור אל דיאלוג מיוחד.
4. לחץ על אישור.

פעולה זו תבחר את כל התאים שיש בהם הערות. כעת עבור לכל אחד מהתאים שנבחרו, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר מחק תגובה

טריק Excel 21 - מעבר בין גיליונות אלקטרוניים של Excel בלבד

האם אתה מאלה שפותחים מיליוני אפליקציות במקביל.

לעתים קרובות יש לי גוגל כרום, אקסל, פאוור פוינט, קינדל, מוזילה פיירפוקס, דוא"ל ועוד הרבה יישומים פתוחים במקביל.

רובנו משתמשים ב- Alt + Tab כדי לעבור בין יישומים פתוחים שונים, אבל מה אם אתה רוצה לעבור בין חוברות עבודה פתוחות של Excel בלבד. להשתמש Control + Tab במקום זאת.

טריק אקסל 22 - מספר תצוגה עם טקסט

רוצה להציג את המספר 100 כ -100 מיליון או 100 גרם? אתה יכול לעשות זאת, ועדיין להשתמש במספר זה בחישובים. הטריק הוא לדעת את פורמט המספרים הנכון. כדי להציג 100 כמאה מיליון:

1. עבור לתא המכיל את המספרים (או בחר את כל התאים שבהם ברצונך להחיל זאת).
2. הקש Control + 1.
3. בכרטיסיה מספר עבור אל מותאם אישית (בחלונית השמאלית).
4. שנה כללי ל"מיליון "כללי.

עיצוב מספר מותאם אישית הוא תענוג בפני עצמו. למד איזה טריק מדהים באמצעות פורמט מספר מותאם אישית

טריק אקסל 23 - גלול במהירות ימינה במערך נתונים ענק

נניח שיש לך מערך נתונים עצום המכסה הרבה עמודות (נניח 200 עמודות). ואתה צריך לגלול בין הנתונים שלך לעתים קרובות. מהן הדרכים שבהן תוכל לעשות זאת.

• דרך 1: השתמש במקש החץ ימינה (וכסה כל עמודה אחת אחת).
• דרך רגילה 2: עזוב את המקלדת, החזק את העכבר, בחר בסרגל הגלילה וגלול.
• הנה הדרך השלישית הלא רגילה-שימוש Alt + מקש הורדת דף. הוא עושה את מה שדף למטה עושה עבור שורות. הוא קופץ בכל פעם 20 עמודות.

טריק אקסל 24 - סובל מגיליון אלקטרוני איטי

כולנו עברנו את זה. לגיליונות אלקטרוניים של Excel יש נטייה להיות איטי מדי.

כמה שלבים להלן עשויים לסייע לדברים להאיץ. [כתבתי מאמר מפורט יותר כיצד להאיץ גיליונות אלקטרוניים. לחצו כאן לקריאה]

• השתמש בעמודות עוזר.
• הימנע מנוסחה נדיפה.
• השתמש במצב חישוב ידני במקום אוטומטי.
• השתמש בטבלאות Excel לנתוני דיור.
• הימנע מנוסחת מערך.

אלו הם 24 טריקי האקסל המובילים שלי (ללא סדר ספציפי). אני בטוח שיש עוד מאות, אבל יש רק כל כך הרבה שאדם יכול לכתוב בבת אחת !! 😉

שתף את רשימת הטריקים היומיים הפופולריים ביותר שבהם אתה משתמש כדי לבצע את העבודה 🙂

משאבי אקסל שימושיים:

• שאלות שימושיות לראיון אקסל + תשובות.
• הדרכת Excel מקוונת בחינם.
• תבניות אקסל בחינם.
• כיצד להעתיק עיצוב תרשימים ב- Excel