10 דרכים סופר מסודרות לניקוי נתונים בגיליונות אלקטרוניים של Excel

צפה בוידאו - 10 דרכים לניקוי נתונים ב- Excel

הנתונים מהווים את עמוד השדרה של כל ניתוח שאתה עושה ב- Excel. וכאשר מדובר בנתונים, ישנם המון דברים שיכולים להשתבש - בין אם זה המבנה, המיקום, העיצוב, הרווחים הנוספים וכו '.

בפוסט זה בבלוג, אראה לך 10 דרכים פשוטות לניקוי נתונים ב- Excel.

#1 להיפטר ממקומות נוספים

קשה לזהות חללים נוספים. למרות שאתה עלול להבחין איכשהו ברווחים הנוספים בין מילים או מספרים, רווחים נגררים אינם נראים אפילו. הנה דרך מסודרת להיפטר מהחללים הנוספים האלה - השתמש בפונקציית TRIM.

תחביר: TRIM (טקסט)

פונקציית TRIM של Excel לוקחת את הפניה לתא (או את הטקסט) כקלט. הוא מסיר רווחים מובילים ונגררים וכן את הרווחים הנוספים בין מילים (למעט רווחים בודדים).

#2 בחר והתייחס לכל התאים הריקים

תאים ריקים יכולים ליצור הרס אם לא מטפלים בהם מראש. לעתים קרובות אני נתקל בבעיות עם תאים ריקים במערך נתונים המשמש ליצירת דוחות/לוחות מחוונים.

ייתכן שתרצה למלא את כל התאים הריקים ב- '0' או 'לא זמין', או שתרצה להדגיש זאת. אם יש מערך נתונים עצום, פעולה ידנית עשויה להימשך שעות. למרבה המזל, יש דרך לבחור את כל התאים הריקים בבת אחת.

1. בחר את מערך הנתונים כולו
2. הקש F5 (זה פותח את תיבת הדו -שיח עבור אל)
3. לחץ על כפתור מיוחד … (בצד שמאל למטה). פעולה זו פותחת את תיבת הדו -שיח מעבר למיוחד
   
4. בחר ריק ולחץ על אישור
   

פעולה זו בוחרת את כל התאים הריקים במערך הנתונים שלך. אם ברצונך להזין 0 או לא זמין בכל התאים האלה, פשוט הקלד אותו ולחץ על Control + Enter (זכור שאם אתה לוחץ רק על enter, הערך מוכנס רק לתא הפעיל).

#3 המרת מספרים המאוחסנים כטקסט למספרים

לפעמים כאשר אתה מייבא נתונים מקבצי טקסט או ממאגרי מידע חיצוניים, המספרים נשמרים כטקסט. כמו כן, חלק מהאנשים נוהגים להשתמש באפוסטרוף (') לפני מספר כדי להפוך אותו לטקסט. זה עלול ליצור בעיות חמורות אם אתה משתמש בתאים אלה בחישובים. הנה דרך להוכחת טיפשים להמיר מספרים אלה המאוחסנים כטקסט בחזרה למספרים.

1. בכל תא ריק, הקלד 1
2. בחר את התא שבו הקלדת 1 והקש Ctrl + C.
3. בחר את התא/הטווח שברצונך להמיר למספרים
4. בחר הדבק -> הדבק מיוחד (קיצור של לוח מקשים - Alt + E + S)
5. בתיבה הדבק דיאלוג מיוחד, בחר כפל (בקטגוריית פעולות)
   
6. לחץ על אישור. זה ממיר את כל המספרים בפורמט טקסט בחזרה למספרים.

יש הרבה יותר מה שאתה יכול לעשות עם הדבקת אפשרויות פעולה מיוחדות. להלן דרכים שונות אחרות להתרבות ב- Excel באמצעות הדבק מיוחד.

#4 - הסר כפילויות

יכולים להיות 2 דברים שאתה יכול לעשות עם נתונים כפולים - הדגש את זה אוֹ למחוק את זה.

• הדגש נתונים כפולים:
  • בחר את הנתונים ועבור לדף הבית -> עיצוב מותנה -> הדגשת כללי תאים -> ערכים כפולים.
  • ציין את העיצוב וכל הערכים הכפולים יסומנו.
    
• מחק כפילויות בנתונים:
  • בחר את הנתונים ועבור לנתונים -> הסר כפילויות.
  • אם לנתונים שלך יש כותרות, ודא שתיבת הסימון בצד ימין למעלה מסומנת.
  • בחר את העמודות שמהן ברצונך להסיר כפילויות ולחץ על אישור.
    

זה מסיר ערכים כפולים מהרשימה. אם אתה רוצה שהרשימה המקורית תהיה שלמה, העתק והדבק את הנתונים במיקום אחר ואז עשה זאת.

קָשׁוּר: המדריך האולטימטיבי לאיתור והסרה של כפילויות ב- Excel.

#5 הדגשת שגיאות

ישנן 2 דרכים להדגיש שגיאות בנתונים ב- Excel:

שימוש בעיצוב מותנה

1. בחר את מערך הנתונים כולו
2. עבור לדף הבית -> עיצוב מותנה -> כלל חדש
3. בתיבת הדו -שיח כלל עיצוב חדש בחר 'עיצוב רק תאים המכילים'
4. בתיאור הכלל, בחר שגיאות מהתפריט הנפתח
5. הגדר את הפורמט ולחץ על אישור. זה מדגיש כל ערך שגיאה במערך הנתונים שנבחר
   

שימוש ב- Go To Special

1. בחר את מערך הנתונים כולו
2. הקש F5 (פעולה זו פותחת את תיבת הדו -שיח עבור אל)
3. לחץ על כפתור מיוחד בפינה השמאלית התחתונה
4. בחר נוסחאות ובטל את הסימון של כל האפשרויות למעט שגיאות
   

זה בוחר את כל התאים שיש בהם שגיאה. עכשיו אתה יכול להדגיש אותם באופן ידני, למחוק אותם או להקליד כל דבר בתוכו.

#6 שנה טקסט למקרה תחתון/עליון/תקין

כאשר אתה יורש חוברת עבודה או מייבא נתונים מקבצי טקסט, לעתים קרובות השמות או הכותרות אינם עקביים. לפעמים כל הטקסט יכול להיות באותיות קטנות/גדולות או שהוא יכול להיות שילוב של שניהם. אתה יכול בקלות להפוך את הכל לאחיד באמצעות שלוש הפונקציות הבאות:

LOWER () - ממיר את כל הטקסט לאותיות קטנות.
UPPER () - ממיר את כל הטקסט לאותיות גדולות.
PROPER () - ממיר את כל הטקסט למקרה ראוי.

#7 ניתוח נתונים באמצעות טקסט לעמודה

כאשר אתה מקבל נתונים ממסד נתונים או מייבא אותם מקובץ טקסט, זה עלול לקרות שכל הטקסט צפוף בתא אחד. ניתן לנתח טקסט זה למספר תאים באמצעות פונקציונליות טקסט לעמודה ב- Excel.

1. בחר את הנתונים/הטקסט שברצונך לנתח
2. עבור לנתונים -> טקסט לעמודה (פעולה זו פותחת את אשף הטקסט לעמודות)
   • שלב 1: בחר את סוג הנתונים (בחר באפשרות מופרד אם הנתונים שלך אינם מרווחים שווה, ומופרדים בתווים כגון פסיק, מקף, נקודה …). הקש "הבא
     
   • שלב 2: בחר מפריד (התו המפריד בין הנתונים שלך). אתה יכול לבחור תוחם מוגדר מראש או כל דבר אחר באמצעות האפשרות אחר
     
   • שלב 3: בחר את תבנית הנתונים. בחר גם את תא היעד. אם תא היעד לא נבחר, התא הנוכחי מוחלף
     

קָשׁוּר: חלץ שם משתמש ממזהה הדוא"ל באמצעות טקסט לעמודה.

#8 בדיקת איות

אין דבר שמוריד את אמינות העבודה שלך מאשר טעות כתיב.

השתמש בקיצור המקשים F7 כדי להפעיל בדיקת איות עבור מערך הנתונים שלך.

להלן הדרכה מפורטת כיצד להשתמש בבדיקת האיות ב- Excel.

#9 מחק את כל העיצוב

בתפקידי השתמשתי במספר מאגרי מידע בכדי להביא את הנתונים לאקסל. לכל מסד נתונים היה עיצוב נתונים משלו. כאשר יש לך את כל הנתונים במקום, כך תוכל למחוק את כל העיצוב בבת אחת:

1. בחר את מערך הנתונים
2. עבור לדף הבית -> נקה -> נקה פורמטים
   

באופן דומה תוכל גם לנקות רק את ההערות, ההיפר -קישורים או התוכן.

#10 השתמש בחיפוש והחלפה לניקוי נתונים ב- Excel

חיפוש והחלפה הם הכרחיים בכל הנוגע לניקוי נתונים. לדוגמה, אתה יכול לבחור ולהסיר את כל האפסים, לשנות הפניות בנוסחאות, למצוא ולשנות עיצוב וכו '.

קרא עוד כיצד ניתן להשתמש באפשרות Find and Replace לניקוי נתונים.

אלה 10 הטכניקות המובילות שלי לניקוי נתונים ב- Excel. אם תרצה ללמוד עוד כמה טכניקות, להלן מדריך של צוות MS Excel - ניקוי נתונים ב- Excel.

אם יש עוד טכניקות שבהן אתה משתמש, אנא שתף ​​אותנו בקטע ההערות!