טקסט לעמודות הוא תכונה מדהימה ב- Excel שמגיעה לה הרבה יותר קרדיט ממה שהוא מקבל בדרך כלל.
כפי ששמו מרמז, הוא משמש לפיצול הטקסט למספר עמודות. לדוגמה, אם יש לך שם פרטי ושם משפחה באותו תא, תוכל להשתמש בזה כדי לפצל אותם במהירות לשני תאים שונים.
זה יכול להיות מאוד מועיל כאשר אתה מקבל את הנתונים שלך ממאגרי מידע או שאתה מייבא אותם מתבניות קבצים אחרות כגון טקסט או CSV.
במדריך זה תלמד על דברים שימושיים רבים שניתן לעשות באמצעות טקסט לעמודות ב- Excel.
היכן למצוא טקסט לעמודות ב- Excel
כדי לגשת לטקסט לעמודות, בחר את מערך הנתונים ועבור לנתונים → כלי נתונים → טקסט לעמודות.
פעולה זו תפתח את אשף המרת טקסט לעמודות.
אשף זה כולל שלושה שלבים ולוקח כמה תשומות משתמש לפני פיצול הטקסט לעמודות (תראה כיצד ניתן להשתמש באפשרויות השונות האלה בדוגמאות להלן).
כדי לגשת לטקסט לעמודות, תוכל גם להשתמש בקיצור המקשים - ALT + A + E.
עכשיו בואו נצלול ונראה כמה דברים מדהימים שאתה יכול לעשות עם טקסט לעמודות ב- Excel.
דוגמא 1 - פיצול שמות לשם פרטי ולשם משפחה
נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:
כדי לפצל במהירות את השם הפרטי ואת שם המשפחה ולקבל אותם בתאים נפרדים, בצע את השלבים הבאים:
- בחר את מערך הנתונים.
- עבור אל נתונים → כלי נתונים → טקסט לעמודות. פעולה זו תפתח את אשף המרת טקסט לעמודות.
- בשלב 1, וודא שנבחר מסומן (שהוא גם בחירת ברירת המחדל). לחץ על הבא.
- בשלב 2, בחר 'רווח' כמפריד. אם אתה חושד שיכול להיות רווחים כפולים/משולשים רצופים בין השמות, בחר גם באפשרות 'התייחס למפרידים רצופים כאחד'. לחץ על הבא.
- בשלב 3, בחר את תא היעד. אם לא תבחר תא יעד, הוא יחליף את מערך הנתונים הקיים שלך בשם הפרטי בעמודה הראשונה ושם המשפחה בעמודה הסמוכה. אם ברצונך לשמור על הנתונים המקוריים על כנם, צור עותק או בחר תא יעד אחר.
- לחץ על סיום.
זה ייתן לך מייד את התוצאות עם השם הפרטי בעמודה אחת ושם המשפחה בעמודה אחרת.
הערה:
- טכניקה זו עובדת היטב כאשר השם מהווה את השם הפרטי ואת שם המשפחה בלבד. במקרה שיש ראשי תיבות או שמות ביניים, ייתכן שזה לא יעבוד. לחץ כאן למדריך מפורט כיצד להתמודד עם מקרים עם שילובי שמות שונים.
- התוצאה שתקבל משימוש בתכונה טקסט לעמודות היא סטטית. המשמעות היא שאם יהיו שינויים בנתונים המקוריים, יהיה עליך לחזור על התהליך כדי לקבל תוצאות מעודכנות.
קרא גם: כיצד למיין לפי שם המשפחה ב- Excel
דוגמה 2 - פיצול מזהי דוא"ל לשם משתמש ושם תחום
טקסט לעמודות מאפשר לך לבחור תוחם משלך לפיצול טקסט.
זה יכול לשמש לפיצול כתובות דוא"ל לשמות משתמש ושמות דומיינים מכיוון שהן מופרדות על ידי סימן @.
נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:
אלה כמה מזהי דוא"ל בדיוניים של כמה גיבורי על מגניבים (חוץ ממני, אני פשוט בחור רגיל של בזבוז זמן ב- Netflix).
להלן השלבים לפיצול שמות משתמש ושמות תחומים אלה באמצעות התכונה טקסט לעמודות.
- בחר את מערך הנתונים.
- עבור אל נתונים → כלי נתונים → טקסט לעמודות. פעולה זו תפתח את אשף המרת טקסט לעמודות.
- בשלב 1, וודא שנבחר מסומן (שהוא גם בחירת ברירת המחדל). לחץ על הבא.
- בשלב 2, בחר אחר והזן @ בתיבה שמימין לו. הקפד לבטל את הבחירה באפשרות אחרת (אם מסומנת). לחץ על הבא.
- שנה את תא היעד לתא שבו אתה רוצה את התוצאה.
- לחץ על סיום.
זה יפצל את כתובת הדוא"ל וייתן לך את השם הפרטי ואת שם המשפחה בתאים נפרדים.
דוגמה 3 - קבל את דומיין השורש מ- URL
אם אתה עובד עם כתובות אתרים, ייתכן שתצטרך לפעמים לדעת את המספר הכולל של תחומי שורש ייחודיים.
לדוגמה, במקרה של http://www.google.com/example1 ו- http://google.com/example2, דומיין הבסיס הוא זהה, שהוא www.google.com
נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:
להלן השלבים להורדת דומיין השורש מכתובות אתרים אלה:
- בחר את מערך הנתונים.
- עבור אל נתונים → כלי נתונים → טקסט לעמודות. פעולה זו תפתח את אשף המרת טקסט לעמודות.
- בשלב 1, וודא שנבחר מסומן (שהוא גם בחירת ברירת המחדל). לחץ על הבא.
- בשלב 2, בחר אחר והזן / (קו נטוי קדימה) בתיבה שמימין לו. הקפד לבטל את הבחירה באפשרות אחרת (אם מסומנת). לחץ על הבא.
- שנה את תא היעד לתא שבו אתה רוצה את התוצאה.
- לחץ על סיום.
זה יפצל את כתובת האתר וייתן לך את תחום השורש (בעמודה השלישית מכיוון שהיו לפניו שתי קווים קדימה).
עכשיו אם אתה רוצה למצוא את מספר הדומיינים הייחודיים, פשוט הסר את הכפילויות.
הערה: זה עובד היטב כאשר יש לך את כל כתובות האתרים שיש להן http: // בהתחלה. אם לא, תקבל את תחום השורש בעמודה הראשונה עצמה. מנהג טוב הוא להפוך את כתובות האתרים האלה לעקביות לפני השימוש בטקסט לעמודות.
דוגמה 4 - המרת תבניות תאריך לא חוקיות לתבניות תאריך תקפות
אם אתה מקבל את הנתונים שלך ממאגרי מידע כגון SAP/Oracle/Capital IQ, או שאתה מייבא אותם מקובץ טקסט, קיימת אפשרות שפורמט התאריך אינו נכון (כלומר, פורמט ש- Excel אינו מחשיב אותו כתאריך).
יש רק כמה פורמטים ש- Excel יכול להבין, וכל פורמט אחר צריך להמיר לפורמט תקף לשימוש ב- Excel.
נניח שיש לך תאריכים בפורמט שלהלן (שאינם בפורמט התאריכים התקף של Excel).
להלן השלבים להמרת אלה לתבניות תאריך תקפות:
- בחר את מערך הנתונים.
- עבור אל נתונים → כלי נתונים → טקסט לעמודות. פעולה זו תפתח את אשף המרת טקסט לעמודות.
- בשלב 1, ודא שבחרת באפשרות Delimited (שהיא גם בחירת ברירת המחדל). לחץ על הבא.
- בשלב 2, וודא כי לא נבחרה אפשרות תוחם. לחץ על הבא.
- בתבנית נתוני העמודה, בחר תאריך ובחר את הפורמט הרצוי (DMY פירושו תאריך חודש ושנה). כמו כן, שנה את תא היעד לתא בו אתה רוצה את התוצאה.
- לחץ על סיום.
זה יהפוך באופן מיידי את תבניות התאריך הלא חוקיות לתבניות תאריך חוקיות שתוכל להשתמש בהן ב- Excel.
דוגמא 5 - המרת טקסט למספרים
לפעמים כאשר אתה מייבא נתונים ממסדי נתונים או מתבניות קובץ אחרות, המספרים מומרים לפורמט טקסט.
ישנן מספר דרכים שזה יכול לקרות:
- לאחר אפוסטרוף לפני המספר. זה מוביל להתייחסות למספר כאל טקסט.
- קבלת מספרים כתוצאה מפונקציות טקסט כגון שמאל, ימינה או MID.
הבעיה עם זה היא שמספרים אלה (שהם בפורמט טקסט) מתעלמים על ידי פונקציות Excel כגון SUM ו- AVERAGE.
נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן שבו המספרים נמצאים בתבנית הטקסט (שים לב שהם מיושרים לשמאל).
להלן השלבים לשימוש בטקסט לעמודות כדי להמיר טקסט למספרים
- בחר את מערך הנתונים.
- עבור אל נתונים → כלי נתונים → טקסט לעמודות. פעולה זו תפתח את אשף המרת טקסט לעמודות.
- בשלב 1, וודא שנבחר מסומן (שהוא גם בחירת ברירת המחדל). לחץ על הבא.
- בשלב 2, וודא כי לא נבחרה אפשרות תוחם. לחץ על הבא.
- בתבנית נתוני העמודה, בחר כללי. כמו כן, שנה את תא היעד לתא בו אתה רוצה את התוצאה.
- לחץ על סיום.
זה יהפוך את המספרים האלה בחזרה לפורמט כללי שניתן להשתמש בהם כעת בנוסחאות.
דוגמה 6 - חלץ את חמשת התווים הראשונים של מחרוזת
לפעמים ייתכן שיהיה עליך לחלץ את התווים הראשונים של מחרוזת. אלה יכולים להיות המקרים כאשר יש לך נתוני עסקאות וחמשת התווים הראשונים (או כל מספר תווים אחר) מייצגים מזהה ייחודי.
לדוגמה, במערך הנתונים המוצג להלן, חמשת התווים הראשונים ייחודיים לקו מוצרים.
להלן השלבים לחילוץ מהיר של חמשת התווים הראשונים מנתונים אלה באמצעות טקסט לעמודות:
- בחר את מערך הנתונים.
- עבור אל נתונים → כלי נתונים → טקסט לעמודות. פעולה זו תפתח את אשף המרת טקסט לעמודות.
- בשלב 1, ודא שנבחר רוחב קבוע. לחץ על הבא.
- בשלב 2, בקטע תצוגה מקדימה של נתונים, גרור את הקו האנכי והנח אותו לאחר 5 תווים בטקסט. לחץ על הבא.
- שנה את תא היעד לתא שבו אתה רוצה את התוצאה.
- לחץ על סיום.
זה יפצל את מערך הנתונים שלך וייתן לך את חמשת התווים הראשונים של כל מזהה עסקה בעמודה אחת וכל השאר בעמודה השנייה.
הערה: ניתן להגדיר גם יותר מקו אנכי אחד כדי לפצל את הנתונים ליותר משתי עמודות. פשוט לחץ בכל מקום באזור תצוגה מקדימה של נתונים וגרור את הסמן כדי להגדיר את המחיצה.
דוגמה 7 - המרת מספרים עם סימן מינוס נגרר למספרים שליליים
אמנם זה לא משהו שעשוי להיתקל לעתים קרובות, אבל לפעמים, אתה עלול למצוא את עצמך מתקן את המספרים בעזרת סימני מינוס נגררים והופך את המספרים לשליליים.
טקסט לעמודות היא הדרך המושלמת לסדר את זה.
נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:
להלן השלבים להמרת מינוסים נגררים אלה למספרים שליליים:
- בחר את מערך הנתונים.
- עבור אל נתונים → כלי נתונים → טקסט לעמודות. פעולה זו תפתח את אשף המרת טקסט לעמודות.
- בשלב 1, לחץ על 'הבא'.
- בשלב 2, לחץ על 'הבא'.
- בשלב 3, לחץ על כפתור מתקדם.
- בתיבת הדו -שיח הגדרות ייבוא טקסט מתקדמות, בחר באפשרות 'מינוס נגרר למספר שלילי'. לחץ על אישור.
- הגדר את תא היעד.
- לחץ על סיום.
זה יציב מיד את סימן המינוס מסוף המספר של תחילתו. כעת תוכל להשתמש במספרים אלה בקלות בנוסחאות ובחישובים.
