כיצד למיין ב- Excel (לפי שורות, עמודות, צבעים, תאריכים ומספרים)

מיון הנתונים ב- Excel נעשה קל למדי עם כל האפשרויות המובנות.

אתה יכול למיין את הנתונים שלך באופן אלפביתי, בהתבסס על הערך בתאים, או על פי תא וגופן.

אתה יכול גם לבצע מיון עמודות ברמה רמות (כלומר, מיון לפי עמודה A ולאחר מכן לפי עמודה B) וכן מיון שורות (משמאל לימין).

ואם זה לא הספיק, Excel גם מאפשר לך ליצור רשימות מותאמות אישית משלך ולמיין גם על סמך זה (כמה מגניב זה). כך שתוכל למיין נתונים על פי מידות החולצה (XL, L, M, S) או תגובות (מסכים מאוד, מסכים, לא מסכים) או עוצמה (גבוהה, בינונית, נמוכה)

בשורה התחתונה - יש פשוט יותר מדי אפשרויות מיון שעומדות לרשותך בעת עבודה עם Excel.

ובהדרכה מעמיקה מאסיבית זו, אראה לך את כל אפשרויות המיון הללו וכמה דוגמאות מגניבות שבהן אלו יכולות להיות שימושיות.

מכיוון שמדובר בהדרכה ענקית עם הרבה נושאים, אני מספק להלן תוכן עניינים. אתה יכול ללחוץ על כל אחד מהנושאים וזה ייקח אותך לשם מיד.

גישה לאפשרויות המיון ב- Excel

מכיוון שמיון הוא דבר כה שכיח בעת עבודה עם נתונים, Excel מספק מספר דרכים לגישה לאפשרויות המיון.

כפתורי מיון בסרט

הדרך המהירה ביותר לגשת לאפשרויות המיון היא באמצעות כפתורי המיון שבסרטים.

כאשר תלחץ על הכרטיסייה נתונים ברצועת הכלים, תראה את האפשרויות 'מיין וסנן'. שלושת הכפתורים בצד שמאל בקבוצה זו מיועדים למיון הנתונים.

שני הכפתורים הקטנים מאפשרים לך למיין את הנתונים שלך ברגע שאתה לוחץ על אלה.

לדוגמה, אם יש לך מערך נתונים של שמות, אתה יכול פשוט לבחור את מערך הנתונים כולו ולחץ על כל אחד משני הלחצנים כדי למיין את הנתונים. כפתור A עד Z ממיין את הנתונים הנמוכים ביותר לגבוהים באלפבית ולחצן Z עד A ממיין את הנתונים לפי האלף -בית הגבוה ביותר לנמוך ביותר.

לחצנים אלה עובדים גם עם מספרים, תאריכים או שעות.

אישית, אני אף פעם לא משתמש בלחצנים אלה מכיוון שהם מוגבלים במה שהם יכולים לעשות, ויש יותר סיכויים לטעויות בעת השימוש באלה. אבל במקרה שאתה צריך מיון מהיר (כאשר אין תאים ריקים במערך הנתונים), אלה יכולים להיות דרך מהירה לעשות זאת.

תיבת דו -שיח למיון

בכרטיסיה נתונים ברצועת הכלים, יש עוד סמל לחצן מיון בתוך קבוצת המיון.

כאשר אתה לוחץ על סמל לחצן מיון זה, הוא פותח את תיבת הדו -שיח למיון (משהו כפי שמוצג להלן).

דיאלוג מיון הוא הפתרון השלם ביותר למיון ב- Excel. ניתן לגשת לכל האפשרויות הקשורות למיון באמצעות תיבת דו -שיח זו.

כל שאר שיטות השימוש באפשרויות המיון מוגבלות ואינן מציעות פונקציונליות מלאה.

זו הסיבה שאני תמיד מעדיף להשתמש בתיבת הדו -שיח כשאני צריך למיין ב- Excel.

סיבה מרכזית להעדפה שלי היא שיש הרבה פחות סיכוי שתטעה בעת שימוש בתיבת הדו -שיח. הכל מובנה ומסומן היטב (בניגוד ללחצנים בסרט שבו אתה עלול להתבלבל באיזה מהם להשתמש).

במדריך זה תמצא אותי בעיקר משתמש בתיבת הדו -שיח למיון הנתונים. זה גם בגלל שחלק מהדברים שאני מכסה בחלקים מסוימים (כגון מיון רב רמות או מיון משמאל לימין) ניתן לעשות זאת רק באמצעות תיבת הדו-שיח.קיצור מקשים - אם אתה צריך למיין נתונים לעתים קרובות ב- Excel, אני ממליץ לך ללמוד את קיצור המקשים כדי לפתוח את תיבת הדו -שיח למיון. שֶׁלָה ALT + A + S + S

אפשרויות מיון בתפריט הסינון

אם החלת מסננים על מערך הנתונים שלך, תוכל גם למצוא את אפשרויות המיון יחד עם אפשרויות הסינון. ניתן ליישם מסנן על ידי בחירת כל תא במערך הנתונים, לחיצה על הכרטיסייה נתונים ולחיצה על סמל המסנן.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן והפעלת את המסנן.

כאשר תלחץ על סמל המסנן עבור כל עמודה (זהו סמל המשולש הקטן כלפי מטה בצד ימין של תא הכותרת של העמודה), תראה גם שם כמה אפשרויות מיון.

שים לב שאפשרויות המיון האלה משתנות בהתאם לנתונים בעמודה. אז אם יש לך טקסט, הוא יראה לך את האפשרות למיין מ- A עד Z או מ- Z ל- A, אבל אם יש לך מספרים, הוא יראה לך אפשרויות למיון מהגדול לקטן או מהקטן לגדול.

אפשרויות לחיצה ימנית

מלבד השימוש בתיבת הדו-שיח, שימוש בלחיצה ימנית היא שיטה נוספת שאני משתמש בה לפעמים (היא גם מהירה במיוחד מכיוון שהיא לוקחת רק שני קליקים).

כשיש לך מערך נתונים שברצונך למיין, לחץ לחיצה ימנית על כל תא והוא יראה לך את אפשרויות המיון.

שים לב שאתה רואה כמה אפשרויות שאתה לא רואה בסרט או באפשרויות הסינון. אמנם קיימת אפשרות המיון לפי הערך והמיון המותאם אישית (הפותחת את תיבת הדו -שיח 'מיון'), אך תוכל גם לראות אפשרויות כגון הצבת צבע תא נבחר/צבע גופן/סמל עיצוב למעלה.

אני מוצא את האפשרות הזו שימושית למדי מכיוון שהיא מאפשרת לי לחבר במהירות את כל התאים הצבעוניים (או תאים עם צבע גופן אחר) בחלק העליון. לעתים קרובות יש לי את נתוני ההוצאות החודשיים שאני עובר ומדגיש כמה תאים באופן ידני. לאחר מכן אוכל להשתמש באפשרות זו כדי לחבר במהירות את כל התאים הללו בחלק העליון.

כעת, לאחר שסיקרתי את כל הדרכים לגשת לאפשרויות המיון ב- Excel, בואו נראה כיצד להשתמש בהם למיון נתונים בתרחישים שונים.

מיון נתונים ב- Excel (טקסט, מספרים, תאריכים)

אזהרה: רוב הפעמים, המיון פועל גם כשאתה בוחר תא בודד במערך הנתונים. אך במקרים מסוימים, אתה עלול להיתקל בבעיות (כאשר יש לך תאים/שורות/עמודות ריקות במערך הנתונים שלך). בעת מיון נתונים, עדיף לבחור את מכלול הנתונים ולאחר מכן למיין אותם - רק כדי למנוע סיכוי לבעיות.

בהתבסס על סוג הנתונים שיש לך, תוכל להשתמש באפשרויות המיון ב- Excel.

מיון לפי טקסט

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן ואתה רוצה למיין את כל הרשומות האלה על סמך שם התלמיד בסדר אלפביתי.

להלן השלבים למיון נתוני טקסט אלה בסדר אלפביתי:

1. בחר את מערך הנתונים כולו
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח מיין.
4. בתיבת הדו -שיח מיין, וודא שבנתונים שלי יש כותרות מסומנות. במקרה שלנתונים שלך אין כותרות, תוכל לבטל את הסימון של זה.
5. בתפריט הנפתח 'מיין לפי', בחר 'שם'
6. בתפריט הנפתח 'מיין על', ודא כי 'ערכי תאים' נבחרה
7. בתפריט הנפתח הזמנה, בחר A-Z
8. לחץ על אישור.

השלבים לעיל ימיין את מערך הנתונים כולו וייתן את התוצאה כפי שמוצג להלן.

למה לא פשוט להשתמש בכפתורים בסרט?

השיטה לעיל למיון הנתונים ב- Excel עשויה להיראות כהרבה שלבים, בהשוואה ללחיצה על סמל המיון ברצועת הכלים.

וזה נכון.

השיטה לעיל ארוכה יותר, אך קיימת אין סיכוי לשגיאה.

כשאתה משתמש בלחצני המיון בסרט, יש כמה דברים שיכולים להשתבש (וזה עלול להיות קשה לזהות כשיש לך מערך נתונים גדול.

בזמן שאני דן בחסרונות השימוש בלחצנים בהמשך הדרכה זו, הרשה לי להראות לך במהירות מה יכול להשתבש.

בדוגמה שלהלן, מאחר ש- Excel אינו יכול לזהות שיש שורת כותרות, הוא ממיין את כל מערך הנתונים, כולל הכותרת.

בעיה זו נמנעת באמצעות תיבת הדו -שיח למיון מכיוון שהיא נותנת לך במפורש את האפשרות לציין אם יש לנתונים שלך כותרות או לא.

מכיוון שהשימוש בתיבת הדו -שיח מיון מבטל את הסיכויים לשגיאות, אני ממליץ לך להשתמש בה במקום כל שאר שיטות המיון ב- Excel

מיון לפי מספרים

כעת, אני מניח שכבר הבנת כיצד מיון הטקסטים פועל (מכוסה מעל סעיף זה).

סוגי המיון האחרים (כגון מבוסס על מספרים או תאריכים או צבע) הולכים להשתמש כמעט באותם שלבים עם וריאציות קטנות.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן וברצונך למיין נתונים אלה על סמך הציונים שהשיג כל תלמיד.

להלן השלבים למיון נתונים אלה על בסיס מספרים:

1. בחר את מערך הנתונים כולו
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח מיין.
4. בתיבת הדו -שיח מיין, וודא שבנתונים שלי יש כותרות מסומנות. במקרה שלנתונים שלך אין כותרות, תוכל לבטל את הסימון של זה.
5. בתפריט הנפתח 'מיין לפי', בחר 'שם'
6. בתפריט הנפתח 'מיין על', ודא כי 'ערכי תאים' נבחרה
7. בתפריט הנפתח הזמנה, בחר 'מהגדול עד הקטן ביותר'
8. לחץ על אישור.

השלבים לעיל ימיין את מערך הנתונים כולו וייתן את התוצאה כפי שמוצג להלן.

מיון לפי תאריך/שעה

למרות שהתאריך והשעה עשויים להיראות שונים, הם אינם אלא מספרים.

לדוגמה, ב- Excel, המספר 44196 יהיה ערך התאריך עבור 31 בדצמבר 2020-2022. אתה יכול לעצב מספר זה כך שייראה כמו תאריך, אך בקצה האחורי ב- Excel הוא עדיין נשאר מספר.

זה גם מאפשר לך להתייחס לתאריכים כאל מספרים. כך שתוכל להוסיף 10 לתא עם תאריך, והוא ייתן לך את המספר לתאריך כעבור 10 ימים.

ואותו דבר לגבי הזמן ב- Excel.

לדוגמה, המספר 44196.125 מייצג 03:00 ב -31 בדצמבר 2020-2022. בעוד שחלקו המלא של המספר מייצג יום שלם, החלק העשרוני ייתן לך את הזמן.

ומכיוון שהתאריך והשעה הן מספרים, אתה יכול למיין מספרים דומים.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן וברצונך למיין נתונים אלה בהתאם לתאריך הגשת הפרויקט.

להלן השלבים למיון נתונים אלה על פי התאריכים:

1. בחר את מערך הנתונים כולו
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח מיין.
4. בתיבת הדו -שיח מיין, ודא שבנתונים שלי יש כותרות מסומנות. במקרה שלנתונים שלך אין כותרות, תוכל לבטל את הסימון של זה.
5. בתפריט הנפתח 'מיין לפי', בחר 'תאריך שליחה'
6. בתפריט הנפתח 'מיין על', ודא כי 'ערכי תאים' נבחרה
7. בתפריט הנפתח הזמנה, בחר 'הישן ביותר לחדש ביותר'
8. לחץ על אישור.

השלבים לעיל ימיין את מערך הנתונים כולו וייתן את התוצאה כפי שמוצג להלן.

שים לב שבעוד שהתאריך והשעה הם מספרים, Excel עדיין זיהה שהם שונים באופן הצגתם. כך שכאשר אתה ממיין לפי תאריך, הוא מציג את קריטריוני המיון של "הישן ביותר לחדש ביותר" ו"חדש עד הישן ביותר ", אך כאשר אתה משתמש במספרים, הוא מציג את" מהגדול עד הקטן ביותר "או" מהקטן לגדול ביותר ". דברים כל כך קטנים שהופכים את Excel לכלי גיליון אלקטרוני מדהים (PS: Google Sheets אינו מציג כל כך הרבה פרטים, רק את המיון התפל לפי A-Z או Z-A)

מיון לפי צבע תא / צבע גופן

האפשרות הזו מדהימה ואני משתמש בה כל הזמן (אולי טיפה יותר מדי).

לעתים קרובות יש לי מערכי נתונים שאני מנתח ידנית ומדגיש תאים בזמן שאני עושה את זה. לדוגמה, עברתי על רשימת מאמרים בבלוג הזה (שיש לי בגיליון אקסל) והדגשתי את אלה שעלי לשפר.

וברגע שסיימתי, אני יכול למיין נתונים אלה במהירות על בסיס צבעי התא. זה עוזר לי לחבר את כל התאים/השורות המודגשים האלה בחלק העליון.

וכדי להוסיף על המדהימות, אתה יכול למיין על פי מספר צבעים. אז אם אני מסמן תאים עם שמות מאמרים הזקוקים לתשומת לב מיידית באדום וכמה שאפשר לטפל בהם אחר כך בצהוב, אוכל למיין את הנתונים כך שיראו את כל השורות האדומות ואחריהן הצהוב.

אם אתה מעוניין ללמוד עוד, כתבתי לאחרונה מאמר זה בנושא מיון המבוסס על מספר צבעים. בחלק זה, אראה לך במהירות כיצד למיין על בסיס צבע אחד בלבד

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן ואתה רוצה למיין לפי צבע ולקבל את כל התאים האדומים למעלה.

להלן השלבים למיון לפי צבע:

1. בחר את מערך הנתונים כולו
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח מיין.
4. בתיבת הדו -שיח מיין, ודא שבנתונים שלי יש כותרות מסומנות. במקרה שלנתונים שלך אין כותרות, תוכל לבטל את הסימון של זה.
5. בתפריט הנפתח 'מיין לפי', בחר 'תאריך שליחה' (או כל עמודה שבה יש לך את התאים הצבעוניים). מכיוון שבדוגמה זו יש לנו תאים צבעוניים בכל העמודות, תוכל לבחור כל אחת מהן.
6. בתפריט הנפתח 'מיין על', בחר 'צבע תא'.
7. בתפריט הנפתח הזמנה, בחר את הצבע שאיתו ברצונך למיין. במקרה שיש לך מספר צבעי תאים במערך הנתונים, הוא יראה לך את כל הצבעים האלה כאן
8. בתפריט הנפתח האחרון, בחר 'למעלה'. כאן אתה מציין אם אתה רוצה שהתאים הצבעוניים יהיו בחלק העליון של מערך הנתונים או בתחתית.
9. לחץ על אישור.

השלבים שלעיל ימיין את מערך הנתונים לפי צבע ותקבל את התוצאה כפי שמוצג להלן.

בדיוק כפי שמיינו נתונים אלה על בסיס צבע התא, אתה יכול גם לעשות זאת על סמך צבע הגופן וסמל העיצוב המותנה.

מיון נתונים מרובים

במציאות, מערכי הנתונים הם לעתים רחוקות פשוטים כמו אלה שבהם אני משתמש במדריך זה.

שלך עשוי להגיע לאלפי שורות ולמאות עמודות.

וכשיש לך מערכי נתונים גדולים כל כך, יש צורך גם בפרוסת נתונים וקוביות נוספות. מיון נתונים ברמות מרובות הוא אחד הדברים שאולי תזדקק להם כשיש לך מערך נתונים גדול.

מיון נתונים ברמה מרובה פירושו שאתה יכול למיין את מערך הנתונים על בסיס ערכים בעמודה אחת ולאחר מכן למיין אותו שוב על סמך ערכים בעמודה אחרת.

לדוגמה, נניח שיש לך את מערך הנתונים כפי שמוצג להלן וברצונך למיין נתונים אלה על בסיס שני קריטריונים:

1. האזור
2. המכירות

הפלט של מיון זה המבוסס על שני הקריטריונים לעיל ייתן לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן.

בדוגמה שלעיל, הנתונים ממיינים תחילה לפי האזורים ולאחר מכן בתוך כל אזור הנתונים ממוינים יותר לפי ערך המכירה.

זה מאפשר לנו במהירות לראות אילו נציגי מכירות מצליחים בכל אזור או אילו מצליחים.

להלן השלבים למיון הנתונים על סמך מספר עמודות:

1. בחר את מכלול הנתונים שברצונך למיין.
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים.
3. לחץ על סמל המיון (זה שמוצג להלן). פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח מיין.
4. בתיבת הדו -שיח מיין, ודא שבנתונים שלי יש כותרות מסומנות. במקרה שלנתונים שלך אין כותרות, תוכל לבטל את הסימון של זה.
5. בתיבה דיאלוג מיון, בצע את הבחירות הבאות
   • מיין לפי (עמודה): אזור (זוהי רמת המיון הראשונה)
   • מיין לפי: ערכי תאים
   • סדר: א 'עד ת'
6. לחץ על הוסף רמה (פעולה זו תוסיף רמה נוספת של אפשרויות מיון).
7. ברמת המיון השנייה, בצע את הבחירות הבאות:
   • ואז לפי (טור): מכירות
   • מיין לפי: ערכים
   • הזמנה: מהגדול עד הקטן ביותר
8. לחץ על אישור

טיפ למקצוענים: לתיבת הדו -שיח מיון יש תכונה ל'רמת העתקה '. זה מעתיק במהירות את רמת המיון שנבחרה ולאחר מכן תוכל לשנות אותה בקלות. תכונה טובה להכיר ועשויה לחסוך לך זמן למקרה שתצטרך למיין על פי מספר עמודות.

להלן סרטון שבו אני מראה כיצד לבצע מיון רב רמות ב- Excel:

מיון בהתבסס על רשימה מותאמת אישית

בעוד של- Excel יש כבר כמה קריטריוני מיון נפוצים (כגון מיון לפי אלפבית לפי טקסט, מהקטן עד הגדול או מהגדול עד הקטן ביותר עם מספרים, מהוותיק עד החדש או מהחדש עד הוותיק ביותר עם תאריכים), יתכן שזה לא מספיק.

כדי לתת לך דוגמה, נניח שיש לי את מערך הנתונים הבא:

עכשיו, אם אני ממיין את זה על פי האזור באלפבית, יש לי שתי אפשרויות - A עד Z או Z עד A. להלן מה שאני מקבל כשאני ממיין את הנתונים האלה באלפביתית מ- A עד Z באמצעות עמודת האזור.

אבל מה אם אני רוצה שהסדר הזה יהיה מזרח, מערב, צפון, דרום?

אתה, כמובן, יכול לסדר מחדש את הנתונים לאחר המיון, אך זו לא הדרך היעילה לעשות זאת.

הדרך הנכונה לעשות זאת היא שימוש ברשימות מותאמות אישית.

רשימה מותאמת אישית היא רשימה ש- Excel מאפשרת לך ליצור ולאחר מכן להשתמש בה בדיוק כמו הרשימות המובנות (כגון שמות חודשים או שמות של ימי חול). לאחר שיצרת רשימה מותאמת אישית, תוכל להשתמש בה בתכונות כגון מיון נתונים או ידית מילוי.

כמה דוגמאות שבהן רשימות מותאמות אישית יכולות להיות שימושיות כוללות:

• מיון הנתונים לפי שם אזור/עיר
• מיון לפי מידות חולצת טריקו - קטן, בינוני, גדול, גדול במיוחד
• מיון לפי תגובות הסקר - מסכים מאוד, מסכים, ניטרלי, לא מסכים
• מיון לפי הסתברות - גבוה, בינוני, נמוך

השלב הראשון בניסיון למיין על פי הקריטריונים המותאמים אישית הוא יצירת הרשימה המותאמת אישית.

שלבים ליצירת רשימה מותאמת אישית ב- Excel:

1. לחץ על הכרטיסייה קובץ
2. לחץ על אפשרויות
3. בתיבת הדו -שיח אפשרויות Excel, בחר 'מתקדם' מהרשימה בחלונית השמאלית.
4. בתוך מתקדם שנבחר, גלול מטה ובחר 'ערוך רשימה מותאמת אישית'.
5. בתיבת הדו -שיח רשימות מותאמות אישית, הקלד את הקריטריונים שלך בתיבה שכותרתה רשומות רשימה. הקלד את הקריטריונים שלך מופרדים בפסיק (מזרח, מערב, צפון, דרום) [אתה יכול גם לייבא את הקריטריונים שלך אם יש לך את זה ברשימה].
6. לחץ על הוסף
7. לחץ על אישור

לאחר השלמת השלבים לעיל, Excel תיצור ותשמור רשימה מותאמת אישית שתוכל להשתמש בה למיון נתונים.

שים לב שסדר הפריטים ברשימה המותאמת אישית הוא זה שקובע כיצד המיון שלך ימוין.

כאשר אתה יוצר רשימה מותאמת אישית בחוברת עבודה אחת של Excel, היא הופכת לזמינה לכל חוברות העבודה במערכת שלך. אז אתה רק צריך ליצור אותו פעם אחת ואתה יכול לעשות בו שימוש חוזר בכל חוברות העבודה.

שלבים למיון באמצעות רשימה מותאמת אישית

נניח שיש לך את מערך הנתונים כפי שמוצג להלן ואתה רוצה למיין אותו על פי האזורים (סדר המיון הוא מזרח, מערב, צפון ודרום)

מכיוון שכבר יצרנו רשימה מותאמת אישית, אנו יכולים להשתמש בה למיון הנתונים שלנו.

להלן השלבים למיון מערך נתונים באמצעות רשימה מותאמת אישית:

1. בחר את מערך הנתונים כולו
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח מיין.
4. בתיבת הדו -שיח מיין, ודא שבנתונים שלי יש כותרות מסומנות. במקרה שלנתונים שלך אין כותרות, תוכל לבטל את הסימון של זה.
5. בתפריט הנפתח 'מיין לפי', בחר 'אזור' (או כל עמודה שבה יש לך את התאים הצבעוניים)
6. בתפריט הנפתח 'מיין על', בחר 'ערכי תאים'.
7. בתפריט הנפתח הזמנה, בחר 'רשימה מותאמת אישית'. ברגע שתלחץ עליו, הוא יפתח את תיבת הדו -שיח רשימות מותאמות אישית.
8. בתיבת הדו -שיח רשימות מותאמות אישית, בחר את הרשימה המותאמת אישית שכבר יצרת מהחלונית השמאלית.
9. לחץ על אישור. לאחר שתעשה זאת, תראה את קריטריוני המיון המותאמים אישית בשדה הנפתח של סדר המיון
10. לחץ על אישור.

השלבים שלעיל ימיין את מערך הנתונים שלך על סמך קריטריוני המיון המותאמים אישית.

הערה: אינך צריך ליצור רשימה מותאמת אישית מראש כדי למיין את הנתונים על סמךה. אתה יכול גם ליצור אותו בזמן שאתה נמצא בתיבת הדו -שיח מיין. כאשר אתה לוחץ על רשימה מותאמת אישית (בשלב 7 למעלה), היא פותחת את תיבת הדו -שיח רשימה מותאמת אישית. תוכל ליצור שם גם רשימה מותאמת אישית.

רשימות מותאמות אישית אינן תלויות באותיות רישיות. במקרה שאתה רוצה לבצע מיון תלוי-רישיות, עיין בדוגמה זו.

מיון משמאל לימין

בעוד שברוב המקרים סביר להניח שתמיין על פי ערכי העמודות, לפעמים ייתכן שיהיה עליך למיין בהתאם לערכי השורה.

לדוגמה, במערך הנתונים שלהלן, אני רוצה למיין אותו על סמך הערכים בשורת אזור.

למרות שמבנה נתונים מסוג זה אינו נפוץ כמו הנתונים העמודים, עדיין ראיתי הרבה אנשים שעובדים עם מבנה מסוג זה.

ל- Excel יש פונקציונליות מובנית המאפשרת לך למיין משמאל לימין.

להלן השלבים למיון נתונים אלה משמאל לימין:

1. בחר את מערך הנתונים כולו (חוץ מהכותרות)
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח מיין.
4. בתיבת הדו -שיח מיין, לחץ על אפשרויות.
5. בתיבת הדו -שיח אפשרויות מיון, בחר 'מיין מימין לשמאל'
6. לחץ על אישור.
7. בתפריט הנפתח 'מיין לפי', בחר בשורה 1. בכך אנו מציינים כי יש לבצע את המיון על בסיס הערכים בשורה 1
8. בתפריט הנפתח 'מיין על', בחר 'ערכי תאים'.
9. בתפריט הנפתח הזמנה, בחר A-Z (תוכל גם להשתמש ברשימת מיון מותאמת אישית אם תרצה)
10. לחץ על אישור.

השלבים שלעיל ימיין את הנתונים משמאל לימין על סמך ערכי שורה 1.

Excel אינו מזהה (או אפילו מאפשר לך לציין) את הכותרות בעת מיון משמאל לימין. לכן עליך לוודא שתאי הכותרת שלך אינם נבחרים בעת מיון הנתונים. אם תבחר גם תאי כותרות, אלה ימוינו לפי הערך שבו.

הערה: דרך נוספת למיון הנתונים מימין לשמאל יכולה להיות הטמעת הנתונים וקבלתם בצורה עמודית. ברגע שיש לך את זה, אתה יכול להשתמש בכל אחת משיטות המיון המכוסות עד כה. לאחר סיום המיון, תוכל להעתיק את הנתונים שהתקבלו ולהדביק אותם כנתונים שהועברו.

להלן סרטון שבו אני מראה כיצד למיין נתונים משמאל לימין ב- Excel

מיון רגיש לאותיות באקסל

עד כה, בכל הדוגמה שלמעלה, המיון היה תלוי רישיות.

אבל מה אם אתה רוצה להפוך את המיון לתלוי בין אותיות.

למרבה המזל, Excel מאפשר לך לציין אם אתה רוצה שהמיון יהיה תלוי-רישיות או לא.

הערה: למרות שרוב הפעמים אינך צריך לדאוג למיון תלוי-רישיות, הדבר עשוי להיות מועיל כאשר אתה מקבל את הנתונים שלך ממאגר נתונים כגון Salesforce או אם אתה אוסף את הנתונים באופן ידני ושגורמים לאנשים שונים להזין את אותו טקסט מקרים שונים. בעל מיון תלוי -רישיות עשוי לעזור לך לשמור את כל הרשומות של אותו אדם/מסד נתונים יחד.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן וברצונך למיין נתונים אלה על פי עמודת האזור:

להלן השלבים למיון הנתונים באלפביתית, כמו גם להפוך אותם לרגישים לאותיות:

1. בחר את מערך הנתונים כולו
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח מיין.
4. בתיבת הדו -שיח מיין, ודא שבנתונים שלי יש כותרות מסומנות. במקרה שלנתונים שלך אין כותרות, תוכל לבטל את הסימון של זה.
5. לחץ על כפתור האפשרויות
6. בתיבת הדו -שיח אפשרויות מיון, סמן את האפשרות 'רגישות לאותיות'
7. לחץ על אישור.
8. בתפריט הנפתח 'מיין לפי', בחר 'אזור'
9. בתפריט הנפתח 'מיין על', בחר 'ערכי תאים'.
10. בתפריט הנפתח של הסדר, בחר A עד Z
11. לחץ על אישור.

השלבים שלעיל לא רק ימיינו את הנתונים לפי האלף-בית לפי האזור, אלא גם יגרמו להם להיות רגישים לאותיות.

תקבל את הנתונים המתקבלים כפי שמוצג להלן:

כאשר אתה ממיין מ- A עד Z, ​​הטקסט באותיות קטנות ממוקם מעל הטקסט באותיות גדולות.

קבלת סדר המיון המקורי

לעתים קרובות בעת מיון נתונים ב- Excel, ייתכן שתרצה לחזור לסדר המיון הקודם או המקורי ולהתחיל מחדש,

למרות שתוכל להשתמש בפונקציונליות הביטול ב- Excel (באמצעות Control Z) כדי לחזור צעד אחד בכל פעם אחורה, זה עשוי להיות מבלבל אם כבר עשית מספר דברים לאחר מיון הנתונים.

כמו כן, ביטול פועל רק עד שתפתח את חוברת העבודה, אך כאשר תשמור ותסגור אותו ותפתח אותו מאוחר יותר, לא תוכל לחזור לסדר המיון המקורי.

להלן שתי דרכים פשוטות לוודא שלא תאבד את סדר המיון המקורי ותחזיר אותו גם לאחר מיון הנתונים:

1. צור עותק של הנתונים המקוריים. זה משהו שאני ממליץ לך לעשות גם אם אינך צריך את סדר המיון המקורי. אתה יכול לקבל חוברת עבודה עם כל הנתונים ואז פשוט ליצור עותק של חוברת העבודה ולעבוד על ההעתק. כשאני עובד על מערכי נתונים קריטיים, אני עושה כל יום עותק (עם התאריך או מספר הגירסה כחלק בשם חוברת העבודה).
2. הוסף טור עם סדרת מספרים. סדרת המספרים הזו מתערבבת כאשר אתה ממיין את הנתונים, אך במקרה שאתה רוצה לחזור לנתונים המקוריים, תוכל למיין לפי סדרת המספרים הזו.

בחלק זה, הרשה לי להראות לך במהירות את המשמעות של הוספת סדרה ושימוש בה כדי להחזיר את סדר המיון המקורי.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:

כדי לוודא שיש לך דרך להחזיר את הנתונים האלה לאחר מיון אותם, הוסף עמודת עזר ותהיה בהם סדרת מספרים (כפי שמוצג להלן).

להלן הדרכה עם דרכים שונות להוספת טור עם מספרים במהירות

כאשר יש לך את עמודת העזר במקומה, הקפד לכלול אותה בעת מיון מערך הנתונים הזה.

נניח שאני ממיין את הנתונים האלה על סמך האזור ובסופו של דבר אני מקבל את הנתונים כפי שמוצג להלן:

עכשיו, אם אני רוצה לחזור למערך הנתונים המקורי, אני יכול פשוט למיין את הנתונים האלה שוב, אך מבוסס על עמודת העזר (מנמוך לגבוה).

פשוט … לא?

אם אינך רוצה שעמודת העזר תוצג, תוכל להסתיר אותה או ליצור גיבוי ולאחר מכן למחוק אותה.

כמה בעיות נפוצות בעת מיון נתונים ב- Excel

בתחילת מאמר זה, הראיתי לך דרכים שונות למיון נתונים ב- Excel (כולל לחצני מיון בסרט, אפשרויות לחיצה ימנית, אפשרות סינון ותיבת הדו-שיח מיון).

וכדי לחזור על כך, שימוש בתיבת הדו -שיח מיון ממזער את הסיכויים או בעיות או שגיאות שעלולות להתעורר.

כעת, הרשה לי להראות לך מה יכול להשתבש כאשר אתה משתמש בלחצן המיון מתוך הסרט (אלה המוצגים למטה)

לא מזהה את כותרות העמודות

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן:

זה נראה כמו מערך נתונים מעוצב בצורה הגונה עם כותרות המעוצבות בבירור עם צבע תא וגופן מודגש.

אז כאשר אתה ממיין את הנתונים האלה על סמך השמות (באמצעות כפתורי המיון שבסרט), היית מצפה שהכותרת תישאר בחלק העליון ושאר הנתונים יתמיין.

אבל מה קורה כשאתה עושה את זה - הכותרת נחשבת גם לנתונים רגילים וממוינת (כפי שמוצג להלן).

Excel אמנם חכם מספיק כדי לזהות כותרות, אך בדוגמה זו הוא לא הצליח לעשות זאת. בעת שימוש בלחצני סמל המיון בסרט, לא הייתה לך אפשרות לציין באופן ידני שלנתונים אלה יש כותרות.

הערה: בעיה זו מתרחשת כשיש לי את מערך הנתונים ואני מוסיף ומעצב את הכותרות וממיין אותו. בדרך כלל, Excel יהיה מספיק חכם כדי לזהות שיש כותרות במערך נתונים (במיוחד כאשר סוג הנתונים של הכותרת והנתונים בעמודה שונים). אבל במקרה זה, זה לא הצליח לעשות זאת כאשר הוספתי את הכותרת ומיון מיד. אם אני שומר את חוברת העבודה הזו, סוגר אותו ופותח אותו מחדש, Excel מצליח איכשהו לזהות את השורה והכותרת הראשונה.

למרות שייתכן שזו לא בעיה ברוב המקרים, אך עדיין יש סיכוי כאשר אתה משתמש בסמלי המיון ברצועת הכלים, שימוש בתיבת דו -שיח מבטל בעיה זו מכיוון שאתה יכול לציין שיש לך כותרות.

לא מזהה שורות/עמודות ריקות

סוג המיון הזה הוא קצת יותר מורכב - והרבה יותר נפוץ ממה שאתה מתאר לעצמך.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן. שים לב ששורה מספר 6 מוסתרת (וזו שורה ריקה).

כעת, אם אבחר תא כלשהו בארבע השורות הראשונות של הנתונים (אלה שמעל השורה הריקה הנסתרת) וממיין נתונים אלה באמצעות לחצני סמל המיון, הוא ימיין רק את ארבעת הרשומות הראשונות במערך הנתונים (שורה 2 עד 5). באופן דומה, אם אבחר תא כלשהו במערך הנתונים מתחת לשורה הריקה הנסתרת, הוא ימיין רק את שבע השורות האחרונות.

ואם אתה לא מחפש אותו במיוחד, סביר להניח שתפספס את השגיאה הנוראה הזו.

כיצד לוודא שלא תעשה שגיאת מיון זו?

כדי לוודא שאינך נטרף לבעיה זו, עליך לבדוק את מערך הנתונים שלך לפני מיוןו.

בחר את מערך הנתונים כולו לפני מיון הנתונים.

אתה יכול לעשות זאת על ידי בחירת כל תא במערך הנתונים ולאחר מכן באמצעות קיצור המקשים - Control + A.

אם יש שורות/עמודות ריקות במערך הנתונים שלך, מערך הנתונים כולו לא ייבחר. אתה יכול לזהות זאת על ידי סריקה מהירה של קווי המתאר של הבחירה.

אם אתה רואה שנשארו נתונים מחוץ לבחירה, תוכל לבחור אותם ידנית.

כדי לוודא שנושא זה נמנע, עדיף תחילה להסתיר את כל השורות והעמודות הנסתרות ולאחר מכן להמשיך ולמיין את הנתונים על ידי בחירת מערך הנתונים כולו או על ידי מחיקה ראשונה של השורות הריקות.

מיון חלקי (מבוסס על שם המשפחה)

לפעמים, ייתכן שיהיה לך מערך נתונים שברצונך למיין על בסיס חלק מהטקסט.

לדוגמה, נניח שיש לי את מערך הנתונים כפי שמוצג להלן ואני רוצה למיין נתונים אלה על בסיס שם המשפחה.

לשם כך עלי להפריד בין הנתונים כך שיהיו לי רק שמות המשפחה בעמודה אחת. כשיש לי אותו, אני יכול להשתמש בעמודה הזו כדי למיין את הנתונים.

להלן נוסחה שיכולה לתת לי את שם המשפחה:

= ימינה (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

זה ייתן לך תוצאה כפי שמוצג להלן.

כעת תוכל להשתמש בעמודה שם משפחה למיון נתונים אלה.

לאחר שתסיים, תוכל למחוק את עמודת שם המשפחה או להסתיר אותה.

שים לב שהנוסחה לעיל פועלת כשיש לך שמות בעלי שם פרטי ושם משפחה בלבד ואין ביניהם רווחים כפולים. במקרה שיש לך נתוני שמות שונים, יהיה עליך להתאים את הנוסחה. תוכל גם להשתמש בטקסט לעמודה כדי לפצל במהירות את השמות על בסיס תו רווח כמפריד.

זוהי רק דוגמה אחת למיון המבוססת על נתונים חלקיים. דוגמאות אחרות עשויות לכלול מיון על פי ערים בכתובת או מזהה עובד המבוסס על קודי מחלקה.

כמו כן, במקרה שהטקסט שעליו עליך למיין הוא בתחילת הטקסט, תוכל להשתמש בתכונת המיון הרגילה בלבד.

דוגמאות מיון אחרות (שימוש בפורמולה וב- VBA)

עד כה במדריך זה סקרתי את הדוגמאות בהן השתמשנו בפונקציונליות המיון המובנית ב- Excel.

מיון אוטומטי באמצעות נוסחה

כאשר אתה משתמש בפונקציונליות המיון המובנית ולאחר מכן מבצע כל שינוי במערך הנתונים, עליך למיין אותו שוב. פונקציונליות המיון אינה דינאמית.

במידה ותרצה לקבל מערך נתונים הממיין אוטומטית בכל פעם שיש שינוי כלשהו, ​​תוכל להשתמש בנוסחאות לשם כך.

שים לב שכדי לעשות זאת, עליך להשאיר את הנתונים המקוריים ואת מערך הנתונים הממוין בנפרד (כפי שמוצג להלן)

יש לי הדרכה מפורטת שבה אני מכסה כיצד למיין באלפבית לפי נוסחאות. הוא מציג שתי שיטות לעשות זאת - שימוש בעמודות עזר ושימוש בנוסחת מערך.

Excel הציגה גם את נוסחת המערך הדינמי SORT שיכולה לעשות זאת בקלות (ללא טור עוזר או נוסחת מערך מסובכת). אך מכיוון שזה די חדש, ייתכן שאין לך גישה אליו בגירסת Excel שלך.

מיון באמצעות VBA

ולבסוף, אם ברצונך לעקוף את כל תיבת הדו -שיח למיון או אפשרויות מיון אחרות, תוכל להשתמש ב- VBA למיון הנתונים שלך.

בדוגמה להלן, יש לי מערך נתונים הממיין את הנתונים כשאני לוחץ פעמיים על כותרת העמודה. זה מקל על המיון וניתן להשתמש בו בלוחות מחוונים כדי להפוך אותו לידידותי יותר למשתמש.

להלן הדרכה מפורטת שבה אני מכסה כיצד למיין נתונים באמצעות VBA וליצור משהו כפי שמוצג למעלה.

ניסיתי לכסות הרבה דוגמאות להראות לך דרכים שונות שבהן אתה יכול למיין נתונים ב- Excel ואת כל הדברים שאתה צריך לזכור בעת ביצוע זה.

מקווה שמצאת הדרכה שימושית.