כיצד להפעיל ולהשתמש במעקב אחר שינויים ב- Excel

צפה בוידאו - כיצד לעקוב אחר שינויים ב- Excel

אם אתה עובד עם קובץ אקסל שצריך לעדכן או לבדוק אותו על ידי אנשים אחרים, האפשרות לעקוב אחר שינויים יכולה להועיל.

אתה יכול גם להשתמש בו כאשר אתה מעדכן קובץ וצריך לעקוב אחר כל השינויים שאתה מבצע בעצמך. זה יכול להיות מועיל כאשר אתה חוזר על זה מתישהו מאוחר יותר.

במדריך זה אראה לך כיצד לעקוב אחר שינויים ב- Excel.

הפעלת תכונת מעקב אחר שינויים בתכונה Excel

כברירת מחדל, תכונה זו מושבתת ב- Excel.

להלן השלבים לאפשר שינויי מסלול ב- Excel:

• עבור לכרטיסייה סקירה.
• בקבוצה שינויים, לחץ על האפשרות עקוב אחר שינויים ובחר סמן שינויים.
• בתיבת הדו -שיח הדגשת שינויים, סמן את האפשרות - 'עקוב אחר שינויים במהלך העריכה. זה משתף גם את חוברת העבודה שלך '. תוכל גם לציין את האפשרויות 'מתי', 'מי' ו'איפה '. עבור הדרכה זו, אני אלך עם הגדרות ברירת המחדל.
• לחץ על אישור.

השלבים שלעיל יאפשרו 'עקוב אחר שינויים' ב- Excel ועכשיו הוא ידגיש כל שינוי שנעשה בחוברת העבודה.

הערה: כדי שאפשרות זו תעבוד, עליך לשמור את חוברת העבודה במערכת שלך או בכונן רשת. אם הקובץ לא נשמר, הוא יבקש ממך קודם כל לשמור אותו לפני שתפעיל את האפשרות 'עקוב אחר שינויים'. אם הקובץ כבר נשמר, הוא עדיין ישמור אותו לפני הפעלת המעקב.

כיצד פועלים 'עקוב אחר שינויים' ב- Excel?

לאחר שתפעיל את המעקב, בכל פעם שאתה או כל מי שניגש לחוברת העבודה מבצעים בו שינויים כלשהם, הוא יסומן עם גבול כחול ויקבל משולש כחול קטן בפינה השמאלית העליונה של התא. זה דומה למשולש האדום שאתה רואה כשאתה מוסיף הערה לתא.

לדוגמה, להלן יש לי תוכנית פרויקט דמה וביצעתי שינויים בעמודה B (תא B4 ו- B6).

כאשר תעביר את הסמן מעל התא שיש בו שינוי, הוא יראה הודעה המציינת מהו השינוי, מי ביצע את השינוי ומתי הוא בוצע.

שים לב שכאשר האפשרות 'עקוב אחר שינויים' מופעלת ב- Excel, חוברת העבודה משותפת וחלק מהתכונות מושבתות באופן אוטומטי. לדוגמה, לא תוכל להגן על גיליון כאשר 'שינויי מסלול' מופעלים. תבחין שחלק מהאפשרויות בסרט אפורות.

קבלת רשימת כל השינויים

אם יש לך חוברת עבודה הכוללת בה הרבה שינויים, ייתכן שתרצה לקבל רשימה של כל השינויים בנפרד כרשימה.

להלן השלבים לקבלת רשימה של כל השינויים בגליון עבודה חדש:

• שמור את חוברת העבודה כך שגם השינויים שבוצעו יישמרו.
• עבור לכרטיסייה סקירה.
• בקבוצה שינויים, לחץ על עקוב אחר שינויים ובחר הדגש שינויים.
• בתיבת הדו -שיח 'הדגשת שינויים', סמן את האפשרות - 'רשימת שינויים בגיליון חדש'. באפשרות 'מתי', תוכל לציין אם ברצונך שכל השינויים או השינויים שאינם נבדקים או 'שינויים מאז השמירה האחרונה'.
• לחץ על אישור.

פעולה זו תיצור מיידית דף עבודה חדש שיכלול את כל השינויים שביצעת.

קבלת/דחיית שינויים

כאשר השינויים מתבצעים, אלה אינם סופיים עד שתבדוק את השינויים הללו. זה יכול להיות שימושי כאשר יש לך את הקובץ הנבדק מהקולגה/הבוס/הלקוח שלך, ועליך להחליט אילו שינויים יש לשמור ואילו מהם יש לדחות.

להלן השלבים לקבלת/דחיית שינויים ב- Excel:

• עבור לכרטיסייה סקירה.
• בקבוצה שינויים, לחץ על 'עקוב אחר שינויים' ובחר 'קבל/דחה שינויים'.
• בתיבת הדו -שיח 'בחר שינויים שיש לקבל או לדחות', ציין את האפשרויות מתי, מי ואיפה.
  • ב- 'מתי' תוכל לבחור את כל השינויים שלא נבדקו או לציין תאריך.
  • ב'מי 'אתה יכול לבחור את השינויים שאתה רוצה לבדוק.
  • ב'איפה 'תוכל לבחור טווח תאים שבו ברצונך לסקור את השינויים.
• לחץ על אישור. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח 'קבל או דחה שינויים'.
• בתיבת הדו -שיח 'קבל או דחה שינויים', תוכל לקבל שינויים אחד אחד, או לקבל/לדחות את כל השינויים בבת אחת.

אם תדחה שינוי, הוא יחזור לערך המקורי.

שים לב שכאשר אתה מקבל שינוי, אינך יכול לבטל אותו.

השבתת שינויים במעקב ב- Excel

לאחר סיום עבודתך, תוכל להשבית את תכונת שינויים במסלול ב- Excel. זה יסיר כל קופסה כחולה קיימת בתאים ותפסיק לעקוב אחר שינויים נוספים.

להלן השלבים להשבתת 'עקוב אחר שינויים' ב- Excel:

• עבור לכרטיסייה סקירה.
• בקבוצה שינויים, לחץ על 'עקוב אחר שינויים' ובחר 'הדגש שינויים'.
• בתיבת הדו -שיח 'הדגשת שינויים', בטל את הסימון של האפשרות - 'עקוב אחר שינויים במהלך העריכה. זה משתף גם את חוברת העבודה שלך '.
• לחץ על אישור.
• תראה הודעה כפי שמוצג להלן. לחץ על כן.

ההבדל בין הערות לשינויים במסלול

הרבה אנשים מעדיפים להוסיף הערות בעת סקירת עבודות של אנשים אחרים ב- Excel.

להלן ההבדלים העיקריים בין 'הערות' ופונקציונליות 'שינויי מסלול':

• אינך צריך לערוך את תוכן התא כדי להשאיר תגובה. מעקב אחר שינויים, לעומת זאת, יוסיף פתק בכל פעם שיש שינוי בתא.
• הוספת הערה היא תהליך ידני, בעוד שינויי מסלול, כשהם מופעלים, יתעדו אוטומטית את כל מה שקורה בגליון העבודה.
• אינך יכול לקבל רשימה של כל ההערות בנפרד בגליון עבודה (אלא אם כן אתה משתמש ב- VBA כפי שמוצג כאן) בזמן שאתה יכול לקבל אותה באמצעות פונקציונליות המעקב בלחיצה פשוטה.
• כאשר אתה מפעיל שינויי מסלול ב- Excel, חלק מהפונקציות מושבתות. זה לא המקרה בהערות.

אולי תאהב גם את ההדרכות הבאות:

• כיצד להשתמש בבדיקת האיות ב- Excel.
• שימוש בהודעת קלט ב- Excel להצגת הודעה בעת בחירת תא.