10 טיפים להזנת נתונים ב- Excel שלא תוכל להרשות לעצמך להחמיץ

Excel הוא כלי מדהים עם יכולות מרתקות לנתח נתונים (בין אם באמצעות פונקציות, תרשימים או לוחות מחוונים). הקלות שבה ניתן להזין ולשמור נתונים ב- Excel הופכת אותם לבחירה משכנעת.

בפוסט זה בבלוג רשמתי 10 עצות שימושיות להזנת נתונים של Excel שיהפכו אותך ליעיל יותר ויחסוך הרבה זמן.

#1 השתמש בטופס הזנת נתונים של Excel

טופס הזנת נתונים של Excel מאפשר לך להוסיף רשומות למערך נתונים קיים. הוא נותן טופס מוקפץ שיכול למלא על ידי המשתמש. זה נוח במיוחד כאשר מערך הנתונים כולל עמודות רבות ויידרש ממך לגלול ימינה ושמאלה שוב ושוב כאשר אתה מזין נקודות נתונים.

תכונת טופס הנתונים אינה זמינה עדיין ברצועת הכלים של Excel. תחילה עלינו להפוך אותו לזמין על ידי הוספתו לסרגל הכלים של גישה מהירה.

הוספת טופס הזנת נתונים של Excel לסרגל הכלים לגישה מהירה

1. עבור אל סרגל הכלים לגישה מהירה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר התאמה אישית של סרגל הכלים לגישה מהירה.
   
2. בתיבה דיאלוג אפשרויות Excel, בחר את כל הפקודות ועבור לטופס. בחר טופס ולחץ על הוסף. פעולה זו תוסיף את סמל טפסי הנתונים לסרגל הכלים לגישה מהירה.
   

שימוש בטופס הזנת נתונים של Excel

1. בחר תא כלשהו בטווח הנתונים ולחץ על סמל טופס הנתונים מסרגל הכלים לגישה מהירה.
2. בטופס נתוני הקופץ כל כותרות העמודות מופיעות אנכית. מלא את הנתונים בתיבת הטקסט הסמוכה לכל כותרת.
3. לאחר הזנת הנתונים, הקש Enter.
4. לחץ על חדש כדי להוסיף רשומה חדשה.

באמצעות טופס הזנת נתונים של Excel, תוכל גם לנווט בין הנתונים הקיימים (שורה אחר שורה), או למצוא נתונים על ידי ציון הקריטריונים (נסה זאת על ידי לחיצה על כפתור הקריטריונים).

#2 הזן מספרים במהירות עם מספרים עשרוניים קבועים

אם אתה במצב שאתה צריך להזין נתונים ידנית ב- Excel שיש לו גם חלק עשרוני, הטריק הזה יכול להיות שימושי מאוד. לדוגמה, נניח שעליך להזין סימנים לתלמידים באחוזים עם עד 2 נקודות עשרוניות. אתה יכול להפעיל תכונה שבה אתה פשוט מקליד את המספרים מבלי להתעסק בלחיצה על מקש הנקודות בכל פעם. כדי לאפשר זאת:

1. עבור אל קובץ -> אפשרויות.
2. בתיבה דיאלוג אפשרויות Excel, בחר מתקדם.
3. באפשרויות מתקדמות, סמן את האפשרות "הכנס נקודה עשרונית אוטומטית".
4. ציין את מספר העשרונים שאתה רוצה (לדוגמה 2 במקרה זה).

כעת, בכל פעם שתזין מספר כלשהו, ​​Excel יציב אוטומטית את 2 הספרות האחרונות אחרי העשרוני. אז 1 הופך ל -01, 10 הופך ל 0.1, 100 הופך ל -1, 2467 הופך ל -24.67 וכן הלאה …

לאחר שתסיים להזין נתונים, פשוט כבה אותו על ידי ביטול הסימון של אותה אפשרות.

#3 הוסף באופן אוטומטי את הסדיר למספרים

כן, אתה יכול להשתמש בשילוב של פונקציות אקסל (כגון VALUE, RIGHT, IF, OR) כדי להוסיף פקודות ('st' ב- 1st, 'nd' ב- 2nd, וכן הלאה …).

להלן הנוסחה:

= A1 & IF (OR (VALUE (RIGHT (A1,2)) = {11,12,13}), "th", IF (OR (VALUE (RIGHT (A1)) = {1,2,3}), בחר (ימינה (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))

#4 מלאו באמצעות Control + D

זהו טריק הזנת נתונים של Excel. אם עליך להעתיק את התא הנ"ל, פשוט הקש Ctrl + D.

הוא מעתיק את התוכן ואת העיצוב. אם יש נוסחה בתא לעיל, הנוסחה מועתקת (עם הפניות מותאמות).

זה עובד גם עבור יותר מתא אחד. אז אם ברצונך להעתיק את כל השורה למעלה, בחר בשורה הנוכחית ולחץ על Control + D.

אם אתה בוחר יותר מתא/תאים אחד, מהתא שלמעלה מועתק לכל התאים.

ראה גם: 200+ קיצורי מקשים של Excel.

#5 הזן תאריך/שעה במהירות בתאי Excel

לא זוכר את התאריך הנוכחי? אל תדאג, פשוט לחץ Control +; (מפתח פסיק) והוא יזין את התאריך הנוכחי בתא.

באופן דומה, תוכל להזין את השעה הנוכחית באמצעות קיצור הדרך Control + Shift +: (מקש נקודתיים)

זכור, אלה ערכים מוחלטים, והם לא ישתנו אם התאריך או השעה ישתנו. אם ברצונך לקבל ערך תאריך ושעה דינמי המשתנה בכל פעם שאתה פותח את חוברת העבודה או כשיש חישוב מחדש, השתמש בפונקציות TODAY ו- NOW.

ראה גם: כיצד להוסיף אוטומטית חותמת תאריך ושעה ב- Excel.

#6 Control + Enter כדי למלא את כל הבחירה בתוכן בתא פעיל

כאשר אתה בוחר מספר תאים ב- Excel, אחד התאים עם גוון בהיר (בהשוואה לתאים שנבחרו הנותרים) הוא התא הפעיל. אם אתה מזין משהו בתא הפעיל כאשר הבחירה מתבצעת ולחץ Control + Enter, הערך מוכנס לכל התאים שנבחרו.

זה נכון גם לגבי נוסחאות. אם תזין נוסחה בתא הפעיל ותלחץ על Control + Enter, כל התאים יקבלו את הנוסחה הזו (עם הפניות מותאמות).

#7 Alt + חץ למטה כדי לקבל רשימה של כל הערכים הייחודיים בעמודה זו

זה יכול לחסוך קצת זמן שאחרת תוכל לבזבז בהקלדה. נניח שאתה מזין נתונים בעמודה עם סטטוס פעילות (סיום, סיום). במקום להקליד את הסטטוס, שוב ושוב, עליך להקליד אותו בכמה תאים ולאחר מכן תוכל להשתמש בקיצור המקשים Alt + חץ למטה. הוא נותן לך את הרשימה את כל הערכים הייחודיים, ותוכל לבחור מהר מהרשימה.

אם ברצונך לבחור מבין האפשרויות שצוין מראש, תוכל ליצור רשימה נפתחת.

#8 נפה במהירות בין כרטיסיות גליון עבודה מרובות בחוברת עבודה

זה חוסך טונות של זמן. פשוט השתמש בקיצור המקשים Control + Page Up/Page Down כדי לנווט בין כרטיסיות גליון עבודה מרובות בחוברת עבודה.

ראה גם: 200+ קיצורי מקשים של Excel.

#9 הזן טקסט ארוך באמצעות קיצורים

אם עליך להזין שמות ארוכים או מילות מפתח שוב ושוב בגליון העבודה שלך, הטריק הזה יהיה שימושי.

לדוגמה, ייתכן שתרצה שבכל פעם שאתה מקליד ABC, Excel צריך להחליף אותו אוטומטית ב- ABC Technology Corporation Limited.

משהו כפי שמוצג להלן:

ניתן להפעיל תכונה זו באמצעות האפשרויות לתיקון האוטומטי. קרא כיצד להפעיל אותו.

#10 הזן נתונים בטווחים לא רציפים

נניח שיש לך תבנית כפי שמוצג להלן, ועליך להזין נתונים בכל התאים המודגשים באדום, בסדר שצוין על ידי החצים.

להלן דרך מהירה לעשות זאת:

• בחר את כל התאים שבהם עליך להזין את הנתונים (לחץ על שליטה ולאחר מכן בחר אחד אחד).
  • התחל בתא השני ברצף שלך של הזנת נתונים (התחל עם D3). בחר סוף סוף את התא B3 (שבו מתחילה הזנת הנתונים).
• לאחר שנבחר, עבור לתיבת שמות (הנמצאת בצד שמאל של שורת הנוסחאות).
• הקלד כל שם ללא רווחים.
• זהו זה!! בחר את הטווח בשם על ידי לחיצה על התפריט הנפתח תיבת שמות. עכשיו התחל להזין את הנתונים שלך והשתמש בהם הזן/Tab לקפוץ לתא הבא.

קרא עוד על הטריק הזה.

אלו הם עשרת הטיפים המובילים שלי להכנסת נתונים שיכולים לשפר משמעותית את הפרודוקטיביות ולחסוך זמן.

אולי תאהבו גם את הטיפים הבאים של Excel:

• 10 דרכים סופר מסודרות לניקוי נתונים בגיליונות אלקטרוניים של Excel.
• 24 בעיות אקסל יומיות והתיקונים המהירים שלהן.
• כיצד לעקוב אחר שינויים ב- Excel.
• כיצד לשחזר קבצי Excel שלא נשמרו.
• כיצד לאפשר הזנת נתונים מותנים ב- Excel.
• סובלים מגיליונות אלקטרוניים איטיים? 10 טיפים לזרז את ה- Excel שלך.
• הפק יותר מ- Find and Replace ב- Excel (4 טיפים מדהימים).
• כיצד להשתמש בלוחות הקפאת Excel ב- Excel.
• 100+ שאלות לראיונות אקסל
• מלאו תאים ריקים עד הערך הבא ב- Excel