בעבודה עם נתונים ב- Excel, לרוב יהיה עליך להעתיק כמה טבלאות מאקסל למסמך MS Word.
אמנם אין אפשרות מובנית ב- Excel להמיר קובץ אקסל שלם ל- Word, אך תוכל להעתיק ולהדביק בקלות את הנתונים ממסמך אקסל ל- Word.
במדריך זה אראה לך מספר דרכים העתק נתונים מגליון עבודה של Excel למסמך Word.
העתק הדבק טבלת Excel כטקסט רגיל ב- MS Word
אם כל מה שאתה רוצה הוא להעתיק ולהדביק טבלה מאקסל ל- Word, תוכל לעשות זאת בעזרת הדבקת העתקות פשוטה.
הוא מאפשר לך לקבל את הטבלה הסטטית ב- Word, שם תוכל לעצב אותה (ולשנות אותה אם תרצה).
החיסרון של שיטה זו הוא שבמקרה שיש נוסחאות בנתונים, זה לא יעבוד. ומכיוון שמדובר בטבלה סטטית, כל השינויים שתבצע ב- Excel לא יבואו לידי ביטוי בטבלה שהעתקת ל- Word.
אבל ברוב המקרים זה בדיוק מה שאתה רוצה.
בוא נראה כיצד לעשות זאת.
נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן ואתה רוצה להעתיק נתונים אלה מ- Excel ולהכניס אותם ל- Word.
להלן השלבים לביצוע פעולה זו:
- בחר את הנתונים ב- Excel שברצונך להעתיק ל- Word
- לחץ לחיצה ימנית ולאחר מכן לחץ על העתק (או השתמש בקיצור המקשים Control + C ב- Windows או Command + C ב- Mac)
- פתח את מסמך Word שבו ברצונך להכניס נתונים אלה
- מקם את הסמן במקום בו אתה רוצה נתונים אלה במסמך Word
- עבור ללשונית הבית ב- Word ולחץ על הדבק (או השתמש בקיצור המקשים Control + V)
השלבים שלעיל יעתיקו את הנתונים מ- Excel וידביקו אותם כטבלה סטטית במסמך Word.
ברגע שיש לך את הטבלה ב- Word, תוכל לעצב ולעבוד איתה בדיוק כמו כל טבלה שאתה מוסיף ב- Word.
כמה דברים שכדאי לשים לב אליהם בעת שימוש בשיטה זו:
- אם יש נוסחאות בטבלה ב- Excel, הן לא יועתקו. בדוגמה שלי, יש לי את הנוסחאות בשורה Total, אך כאשר מעתיקים אותן ל- Word, אלה ערכים סטטיים. אם תבצע שינויים בנתונים כלשהם, יהיה עליך להתאים באופן ידני גם את ערכי הנוסחה
- אם אינך רוצה להעתיק את העיצוב מ- Excel ואתה מעדיף להשתמש בעיצוב של מסמך Word, תוכל להשתמש באפשרות השתמש בסגנון יעד. הוא מופיע כאשר אתה לוחץ על סמל אפשרויות ההדבקה לאחר שהדבקת את הטבלה ב- Word.
הטמעת טבלת Excel ב- Word (כאובייקט מקושר)
בשיטה הנ"ל העתקנו את הנתונים מאקסל והכנסנו אותם כטבלה סטטית ל- Word.
אפשרות נוספת בה תוכל להשתמש היא להעתיק ולהדביק את הטבלה למסמך Word ולשמור על שתי הטבלאות מקושרות.
בדרך זו, אם תבצע שינויים בטבלת האקסל שהעתקת, תראה כי אלה באים לידי ביטוי בזמן אמת גם בטבלה ב- Word.
זה שימושי למדי כשיש אפשרות שתצטרך לעדכן את הנתונים ב- Excel וגם יהיה צורך לעדכן אותו ב- Word. על ידי כך שהטבלה המקושרת תצטרך לבצע שינויים בנתוני Excel, ואלה ישתקפו אוטומטית בטבלה שהעתקת ל- Word.
תן לי להראות לך איך זה עובד.
נניח שיש לך טבלה כפי שמוצג להלן ואתה רוצה להעתיק אותה מ- Excel ל- MS Word ולשמור על קישור זה.
להלן השלבים לביצוע פעולה זו:
- בחר את הנתונים ב- Excel שברצונך להעתיק ל- Word
- לחץ לחיצה ימנית ולאחר מכן לחץ על העתק (או השתמש בקיצור המקשים Control + C)
- פתח את מסמך Word שבו ברצונך להכניס נתונים אלה
- מקם את הסמן במקום בו אתה רוצה נתונים אלה במסמך Word
- עבור ללשונית הבית ב- Word ולחץ על התפריט הנפתח הדבק (לחץ על החץ הפוך הקטן מתחת לסמל הדבק מיוחד)
- באפשרויות שמופיעות, לחץ על הדבק מיוחד
- בתיבת הדו -שיח הדבק מיוחד, בחר באפשרות 'הדבק קישור'
- בחר באובייקט גליון העבודה של Microsoft Excel מתוך האפשרויות המפורטות
- לחץ על אישור
השלבים שלעיל יכניסו את הטבלה שהועתקה ב- Word, שם היא עדיין מקושרת לטבלה המקורית ב- Excel.
כעת, אם תלך ותבצע שינויים בטבלה ב- Excel, תראה שאותו הדבר בא לידי ביטוי בטבלה ב- Word (בזמן אמת).
אם מסיבה כלשהי הנתונים שלך לא מתעדכנים בזמן אמת, לחץ לחיצה ימנית על הטבלה ולחץ על האפשרות 'עדכן קישור'
להלן מספר דברים שעליך לדעת על שיטה זו:
- מכיוון ששני הקבצים מקושרים זה לזה, יהיה עליך לשמור אותם יחד. אם אתה שולח את קובץ Word למישהו, יהיה עליך לשלוח לו את קובץ ה- Excel, אחרת הקישור יישבר והנתונים ב- Word לא יעודכנו.
- בכל פעם שקובץ Word ייפתח, הוא יבדוק אם קיימים עדכונים בטבלת Excel. זה עובד גם אם קובץ האקסל סגור.
שיטה זו מתאימה ביותר למצבים בהם יש לך קובץ אקסל גדול הכולל הרבה חישובים/נתונים/לוחות מחוונים. על ידי שימוש בשיטה זו, תוכל להעתיק רק חלק קטן מקובץ ה- Excel, ועדיין תוכל לעדכן את הטבלה כאשר הערכים משתנים ב- Excel.
הטמעת טבלת Excel ב- Word
זוהי תכונה שימושית באמת שמציעה MS Word. הוא מאפשר לך להטביע מסמך אקסל כחלק ממסמך וורד.
בשיטה שלעיל, הראיתי לך כיצד לשמור את קבצי Excel ו- Word יחד ולהשאיר אותם מקושרים.
בחלק זה, אראה לך כיצד להטביע את קובץ ה- Excel בתוך מסמך Word, כך שלא תצטרך לשמור את שני הקבצים (ולשמור רק על קובץ Word).
במונחים של הדיוט, זה כאילו אתה יכול לפתוח ולעבוד על דף עבודה של Excel מתוך מסמך Word.
תן לי להראות לך למה אני מתכוון.
נניח שיש לך טבלה ב- Excel כפי שמוצג להלן שברצונך להעתיק ל- Word.
להלן השלבים להוספת זה כאובייקט מוטבע של Excel ב- Word:
- בחר את הנתונים ב- Excel שברצונך להעתיק ל- Word
- לחץ לחיצה ימנית ולאחר מכן לחץ על העתק (או השתמש בקיצור המקשים Control + C)
- פתח את מסמך Word שבו ברצונך להכניס נתונים אלה
- מקם את הסמן במקום בו אתה רוצה נתונים אלה במסמך Word
- עבור ללשונית הבית ב- Word ולחץ על התפריט הנפתח הדבק (לחץ על החץ הפוך הקטן מתחת לסמל הדבק מיוחד)
- באפשרויות שמופיעות, לחץ על הדבק מיוחד
- בתיבת הדו -שיח הדבק מיוחד, ודא שהאפשרות 'הדבק' נבחרה
- בחר באובייקט גליון העבודה של Microsoft Excel מתוך האפשרויות המפורטות
- לחץ על אישור
השלבים שלעיל יכניסו את הנתונים שהועתקו מ- Excel ל- MS Word.
אבל מה שבאמת קורה במגמה האחורית ב- MS Word הוא שהוא יוצר קובץ אקסל חדש (שהוא חלק ממסמך וורד עצמו) ומראה לך את הטבלה מהקובץ הזה.
אם תלחץ פעמיים על הטבלה, תבחין שהוא פותח את קובץ ה- Excel (מתוך מסמך Word). אתה יכול לראות את ממשק האקסל המוכר כשהוא עדיין במסמך Word.
אתה יכול לבצע כל שינוי וגם להשתמש בפונקציונליות כגון עיצוב מותנה, וזה יבוא לידי ביטוי בטבלה. כמו כן, כל נוסחאות שיש לך במקום ימשיכו לפעול.
היתרון הגדול בשימוש בשיטה זו הוא שאינך צריך לדאוג לשני קבצים נפרדים. שלא כמו השיטה הקודמת, בשיטה זו, קובץ ה- Excel הוא חלק ממסמך Word.
לכן, אם תשמור את קובץ Word או תשתף אותו עם מישהו אחר, קובץ ה- Excel יישאר איתו והנתונים יישארו שלמים.
בצד החיסרון, אם אתה משתמש במספר טבלאות כאלה או אם הנתונים גדולים, זה יוביל למסמך Word כבד (מכיוון שהוא צריך לשאת גם את משקל קובץ ה- Excel המוטבע).
העתק את טבלת Excel כתמונה סאטית
אם אתה מכין דוח וכל מה שאתה רוצה הוא דרך קלה באמת להציג טבלה כלשהי (ללא כל צורך לשנות את הנתונים), תוכל להכניס את הנתונים כתמונה.
לעשות את זה ממש קל ותמונות גם קלות יותר לניהול ב- Word (כגון מיקום ושינוי גודל).
בעת העתקת תמונות, יש לך גם אפשרות לקשר את התמונה לטבלה ב- Excel. בדרך זו, אם תבצע שינויים בטבלת Excel, הדבר יבוא לידי ביטוי בתמונת הטבלה ב- Word.
הכנסת טבלה מועתקת כתמונה סטטית ב- Word
נניח שיש לך טבלה כפי שמוצג להלן ב- Excel:
להלן השלבים להעתיק טבלה זו ולהכניס אותה כתמונה ב- MS Word:
- בחר את הנתונים ב- Excel שברצונך להעתיק ל- Word
- לחץ לחיצה ימנית ולאחר מכן לחץ על העתק (או השתמש בקיצור המקשים Control + C)
- פתח את מסמך Word שבו ברצונך להכניס נתונים אלה
- מקם את הסמן במקום בו אתה רוצה נתונים אלה במסמך Word
- עבור ללשונית הבית ב- Word ולחץ על התפריט הנפתח הדבק (לחץ על החץ הפוך הקטן מתחת לסמל הדבק מיוחד)
- באפשרויות שמופיעות, לחץ על הדבק מיוחד
- בתיבת הדו -שיח הדבק מיוחד, ודא שהאפשרות 'הדבק' נבחרה
- בחר 'תמונה' מהאפשרויות המפורטות
- לחץ על אישור
השלבים שלעיל יכניסו תמונה של הטבלה במסמך Word.
זה בדיוק כמו כל תמונה אחרת ותוכל לשנות את הגודל שלה ולעצב אותה.
הכנסת טבלה מועתקת כתמונה מקושרת ב- Word
אם אתה אוהב את הגמישות של ניהול תמונות ב- Word, ועדיין רוצה שהטבלה תהיה מחוברת לקובץ ה- Excel המקורי, תוכל לעשות זאת גם כן.
נניח שיש לך טבלה כפי שמוצג להלן ב- Excel:
להלן השלבים להעתיק טבלה זו והכנסתה כתמונה מקושרת ב- MS Word:
- בחר את הטבלה ב- Excel
- לחץ לחיצה ימנית ולאחר מכן לחץ על העתק (או השתמש בקיצור המקשים Control + C)
- פתח את מסמך Word שבו ברצונך להכניס נתונים אלה
- מקם את הסמן במקום בו אתה רוצה נתונים אלה במסמך Word
- עבור לכרטיסייה דף הבית ב- Word ולחץ על הדבק מיוחד
- בתיבת הדו -שיח הדבק מיוחד, בחר באפשרות 'הדבק קישור'
- בחר 'תמונה' מהאפשרויות המפורטות
- לחץ על אישור
השלבים שלעיל היו נותנים לך שוב תמונה שתוכל לשנות את גודל העיצוב בקלות.
אך מכיוון שהדבר מקושר לטבלה המקורית ב- Excel, אם תבצע שינויים בטבלה המקורית, אלה יבואו לידי ביטוי גם בתמונה.
כמו כן, זכור כי מכיוון שתמונה זו מקושרת לנתונים המקוריים, אם בכוונתך לשתף מסמך Word זה עם מישהו אחר, עליך לשתף גם את קובץ ה- Excel (למקרה שתרצה שהקישור יישאר כפי שהוא)
במקרה שקובץ האקסל אינו זמין או השם ישתנה, התמונה תהיה בדיוק כמו כל תמונה רגילה אחרת.
אז אלו חלק מהדרכים בהן תוכל להעתיק טבלה עבור Excel ולהכניס אותה ל- Word. ברוב המקרים אני מעדיף להעתיק ולהדביק טבלאות אקסל כתמונות, מכיוון שקל יותר לנהל אותן. במקרים מסוימים, אני גם מעדיף את שיטת ההטמעה המאפשרת לי לפתוח את קובץ האקסל מתוך וורד עצמו.
אני מקווה שמצאת הדרכה שימושית!
