(תבנית מחולל חשבוניות בחינם) שמור חשבונית Excel כקובץ PDF

לאחרונה נאלצתי לרשום את עצמי תחת מס טובין ושירותים (GST) כדי שאוכל להגיש בקשה ל- GST על הרווחים שלי.

ברגע שיש לך מספר GST, עליך להגיש את החזר המס שלך מדי חודש (בהודו).

אז בכל חודש, רואה החשבון שלי היה פונה אלי ומבקש לקבל חשבוניות מכירה כדי שיוכל להגיש בקשה ל- GST.

במקרה שלי, יש ליצור רק קומץ חשבוניות, כיוון שיש לי רק מקורות הכנסה בודדים.

עם זאת, מכיוון שמדובר בעבודה נוספת, רציתי לסיים זאת במהירות האפשרית.

אז כדי למזער את המאמץ שלי, יצרתי תבנית מחולל חשבוניות באקסל המאפשרת לי להחזיק את כל הנתונים במקום אחד, ואז היא יוצרת אוטומטית חשבוניות PDF לכל נקודות הנתונים.

כפי שאתה יכול לראות למטה, כל מה שאני צריך לעשות זה ללחוץ פעמיים על שם הלקוח (בעמודה ב '), והיא תיצור ותשמור את החשבונית באופן מיידי בפורמט PDF בתיקייה שצוינה.

תוכל גם לשנות את תבנית החשבונית כך שתתאים לפורמט החברה שלך (מה שידרוש ממך לשנות מעט את קוד ה- VBA - הסבר בהמשך).

הוא יוצר חשבונית כפי שמוצג להלן:

כיצד פועלת תבנית מחולל חשבוניות זו?

בתבנית חשבונית זו ישנם שני דפי עבודה:

1. פרטים - כאן עליך לציין את פרטי המכירה/העסקה. כדי לשמור על הכל ביחד, יצרתי שורה אחת לכל רשומה. כל פרטי העסקה נרשמים בשורה.
2. תבנית חשבונית - זוהי תבנית מציין מקום של החשבונית שבה חלק מהשדות נותרים ריקים. אני צריך ליצור חשבונית נפרדת עבור כל רשומות המכירה והפרטים של כל חשבונית נאספים מדף העבודה פרטים.

יש לי גם תיקייה בשולחן העבודה שלי עם השם 'חשבוניות PDF'. זו התיקיה שבה נשמרות חשבוניות ה- PDF החדשות שנוצרו.

עכשיו נראה איך זה עובד:

עליך ללחוץ פעמיים על שם הלקוח (מסומן בכתום בגיליון הפרטים).

זהו זה!

כאשר אתה לוחץ פעמיים על שם הלקוח, הוא מפעיל את הקסם של ה- VBA בחלק האחורי והדברים הבאים קורים:

1. פרטי הלקוח ועסקת המכירה נאספים וגיליון תבנית החשבונית מאוכלס בפרטים אלה.
2. נוצר חוברת עבודה חדשה הכוללת את פרטי הלקוח הנבחר (עליו לחצת פעמיים).
3. חוברת עבודה זו נשמרת כקובץ PDF בתיקיית PDF חשבונית.
4. חוברת העבודה החדשה נסגרת ללא שמירה.

במקרה שיש שינויים בפרטי החשבונית, תוכל ללחוץ פעמיים על שם הלקוח, ותיווצר חשבונית חדשה (וזה יחליף את הישן).

שימו לב ששמות החשבוניות מבוססים על החודש ומספר החשבונית.

לדוגמה, חשבונית עם התאריך 15-04-2019 ומספר החשבונית כ 1 יישמר בשם אפריל 2020-2022_1.pdf. זה עוזר לעקוב אחר החשבוניות במקרה שיש לך יותר מדי.

תוכל להוריד את תבנית מחולל החשבוניות על ידי לחיצה על הכפתור למטה:

שינוי תבנית מחולל החשבוניות

יצרתי תבנית חשבונית זו עם פורמט שהייתי צריך לצורך הגשת GST שלי.

אם אתה זקוק לפורמט אחר, יהיה עליך לערוך את התבנית ולאחר מכן להתאים את קוד ה- VBA endend.

תן לי קודם כל להראות לך את הקוד ולהסביר כיצד הוא פועל:

תת CreateInvoice (RowNum כמכלול) Application.ScreenUpdating = False Dim wb כמו חוברת עבודה Dim sh as גליון עבודה עם shInvoiceTemplate .Range ("D10") = shDetails.Range ("A" & RowNum) .Range ("D11") = shDetails. טווח ("B" & RowNum). טווח ("D12") = shDetails.Range ("C" & RowNum) .Range ("B15") = shDetails.Range ("D" & RowNum) .Range ("D15" ) = shDetails.Range ("F" & RowNum) .Range ("D16") = shDetails.Range ("G" & RowNum) .Range ("D18") = shDetails.Range ("E" & RowNum) סיים עם FPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Invoice PDFs" Fname = Format (shInvoiceTemplate.Range ("D10"), "mmmm yyyy") _ & "_" & shInvoiceTemplate.Range ("D12") shInvoiceTemplate.Copy ActiveSheet.Name = ערכת "InvTemp" wb = ActiveWorkbook Set sh = ActiveSheet sh.ExportAsFixedFormat סוג: = xlTypePDF, שם קובץ: = _ FPath & "\" & Fname, Quality: = xlQualityStandard, IncludeDocProperties: = True, _ IgnorePrintA: , OpenAfterPublish: = False wb.Close SaveChanges: = False ThisWorkbook.Activate Application.ScreenUpdating = Sub End True

הקוד לעיל הוא המעתיק את פרטי העסקה, ממלא את תבנית מציין המיקום של החשבונית בפרטים אלה, יוצר חוברת עבודה חדשה ושומר את חוברת העבודה החדשה כקובץ PDF בתיקייה שצוינה.

אם יש לך תבנית אחרת או מיקום תיקיה אחר, עליך לשנות את החלקים הבאים של הקוד המודגשים להלן:

1. החלק הראשון המודגש הוא מה שמוציא את הפרטים מגליון הפרטים ומאכלס את תבנית החשבונית. אם תחליט לשנות את תבנית החשבונית, עליך לוודא שאתה בוחר את הפרטים הנכונים על ידי שינוי חלק זה של הקוד.
2. שורה זו מציינת את מיקום התיקיה. במקרה שלי, זו הייתה תיקייה בשולחן העבודה שלי. תוכל לציין את כתובת התיקיה שבה ברצונך לשמור את החשבוניות.

שים לב ששניתי את שם קוד גליון העבודה ל- 'shDetails'. עשיתי את זה כדי שאוכל להשתמש בשם - shDetails - בקוד שלי וזה ימשיך לעבוד גם אם תשנה את שם הגיליונות בגליון העבודה.

אם אתה רוצה ללמוד עוד על שם הגיליון ועל שם הקוד, עיין בזה (עיין בסעיף השימוש בשם קוד גליון העבודה).

היכן הקוד בחוברת העבודה?

הקוד ממוקם בחלק האחורי של חוברת העבודה של Excel במודול.

כדי לגשת לקוד, בצע את השלבים הבאים:

1. לחץ על הכרטיסייה מפתחים.
2. לחץ על האפשרות Visual Basic. פעולה זו תפתח את חלון עורך VB.
3. בעורך Visual Basic, לחץ פעמיים על המודול כדי לפתוח את חלון הקוד שלו. תמצא את הקוד שהוזכר למעלה.

במקרה שאתה יוצר תבנית בעצמך, ייתכן שלא תמצא את המודול בחוברת עבודה חדשה. עליך ללחוץ לחיצה ימנית על כל אחד מאובייקטים של חוברת העבודה, עבור אל הוספה ולאחר מכן לחץ על מודול. זה יכניס מודול חדש.

הפיכת הפונקציונליות של לחיצה כפולה לעבודה

הקוד לעיל עושה את כל ההרמה הכבדה, אך עליך לחבר אותו לאירוע של לחיצה כפולה.

המשמעות היא שקוד המאקרו VBA לעיל צריך לפעול בכל פעם שמישהו לוחץ פעמיים על התאים המלאים בעמודה בשם הלקוח.

ניתן לעשות זאת על ידי הכנסת הקוד הבא בחלון קוד גליון העבודה:

גליון משנה פרטי_עבודה_דוהקליק (יעד ByVal כטווח, ביטול כבולאני) אם Target.Cells "" ו- Target.Column = 2 ואז ביטול = שיחה אמיתית CreateInvoice (Target.Row) סוף אם סוף תת

להלן השלבים להוספת קוד זה במערך האחורי של גליון העבודה:

• לחץ לחיצה ימנית על הכרטיסייה 'פרטים'
• לחץ על האפשרות 'הצג קוד'.
• העתק והדבק את הקוד לעיל בחלון הקוד שמופיע.

הקוד לעיל עושה את הדברים הבאים:

1. בודק אם התא שלחצו עליו פעמיים מכיל את פרטי הלקוח או לא. הוא משתמש בהצהרת IF כדי לבדוק ולהפעיל את הקוד רק אם התא אינו ריק ובעמודה B.
2. אם שני הקריטריונים שצוינו מתקיימים, הוא משבית את הפונקציונליות של לחיצה כפולה (כלומר להיכנס למצב העריכה) וקוראת לשגרת המשנה 'CreateInvoice', המאוחסנת במודול. הוא גם מעביר את ערך מספר השורה לתת המשנה. לדוגמה, אם אני לוחץ פעמיים על שם הלקוח בשורה השלישית, הוא יעביר את הערך 3 כערך לשגרת המשנה CreateInvoice.
3. לאחר ביצוע שגרת המשנה 'CreateInvoice' - היוצרת את קובץ ה- PDF של החשבונית - היא מסתיימת.

לחץ כאן להורדת קובץ תבנית מחולל החשבוניות.

שמירת תבנית החשבונית כ- Excel (במקום PDF)

אם ברצונך לשמור את תבניות החשבונית כקובצי Excel ולא כמסמכי PDF, תוכל להשתמש בקוד שלהלן:

תת CreateInvoice (RowNum כשלם) Application.ScreenUpdating = False Dim wb כמו חוברת עבודה Dim sh as גליון עבודה עם shInvoiceTemplate .Range ("D10") = shDetails.Range ("A" & RowNum) .Range ("D11") = shDetails. טווח ("B" ו- RowNum). טווח ("D12") = shDetails.Range ("C" & RowNum) .Range ("B15") = shDetails.Range ("D" & RowNum) .Range ("D15" ) = shDetails.Range ("F" & RowNum) .Range ("D16") = shDetails.Range ("G" & RowNum) .Range ("D18") = shDetails.Range ("E" & RowNum) סיים עם FPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Invoice PDFs" Fname = Format (shInvoiceTemplate.Range ("D10"), "mmmm yyyy") _ & "_" & shInvoiceTemplate.Range ("D12") shInvoiceTemplate.Copy ActiveSheet.Name = "InvTemp" Set wb = ActiveWorkbook Set sh = ActiveSheet sh.Name = Fname wb.SaveAs שם קובץ: = FPath & "\" & Fname wb.Close SaveChanges: = False ThisWorkbook.Activate Application.ScreenUpdating = Sub End Sub

הקוד לעיל שומר את החשבונית כחוברת עבודה של Excel עם אותה מוסכמת שמות. גיליון העבודה בחוברת העבודה המכיל את החשבונית המלאה בכל חוברת עבודה שמורה נקרא גם הוא זהה.

ייתכן שתאהב גם את מדריכי האקסל הבאים:

• כיצד להמיר Excel ל- PDF באמצעות VBA.
• הטמעת PDF ב- Excel.
• חלץ נתונים מ- PDF ל- Excel בעזרת ממיר זה.
• תבנית מחשבון לוחות זמנים של Excel.
• תבנית עוקב עוקב אחר Excel.
• תבניות אקסל בחינם.