תיקון אוטומטי של Excel: מדריך מלא + דוגמאות לחיסכון בזמן

מה קורה כאשר אתה מקליד את המילה 'דרניק' במקום 'שתייה' ב- Excel?

היית שם לב שאקסל תתקן אוטומטית את המילה הזו בכתיב שגוי לשתות (כפי שמוצג להלן).

איכשהו, אקסל ידעה שזו לא הכתיב הנכון ותיקנה אותו אוטומטית לנכונה.

כעת, הוא לא יתקן את כל המילים בכתיב שגוי.

רק כמה!

לדוגמה, נסה את המילה 'dirnk'.

זה לא יתוקן אוטומטית.

הסיבה שחלק מהמילים מתוקנות באופן אוטומטי ואחרות איננה בגלל שיש כבר רשימת תיקונים של מילים שממלאות מראש ב- Excel לתיקון אוטומטי.

הערה: תיקון אוטומטי מופעל כברירת מחדל ב- Excel.

במדריך זה אסביר מהן האפשרויות לתיקון אוטומטי ולאחר מכן אראה לך כמה דוגמאות בהן תוכל להשתמש בה כדי לחסוך זמן. אני אסקור גם כיצד תוכל להשבית אותו (כלומר, לכבות את התיקון האוטומטי)

הבנת האפשרויות לתיקון אוטומטי

התיקון האוטומטי נוצר כדי לסייע לך לגהץ בעיות קטנות שאתה עלול להתמודד איתן בעת ​​הקלדת Excel או בעת הזנת נתונים (כגון החלפת מילים שגויות בדרך כלל במילים נכונות).

זה גם מאפשר לך לקבל קצת יותר שליטה בעת השימוש ב- Excel (כפי שנראה בדוגמאות בהמשך הדרכה זו).

אבל בואו נבין תחילה היכן האפשרויות לתיקון האוטומטי ומה זמין כברירת מחדל.

כדי לקבל את האפשרויות לתיקון האוטומטי, לחץ על הכרטיסייה קובץ.

במסך קובץ, לחץ על 'אפשרויות'.

בתיבת הדו -שיח אפשרויות Excel, לחץ על הגהה.

באפשרויות ההגהה, לחץ על האפשרויות לתיקון אוטומטי.

פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח אפשרויות תיקון אוטומטי.

תן לי להסביר את הכרטיסיות השונות בתיבת הדו -שיח תיקון אוטומטי ואת האפשרויות שבהן.

הכרטיסייה אפשרויות תיקון אוטומטי

בכרטיסייה אפשרויות תיקון אוטומטי, יש כמה אפשרויות המופעלות כברירת מחדל ודואגות לבעיות נפוצות.

• הצג לחצני אפשרויות תיקון אוטומטי: זה אינו רלוונטי עבור Excel אך הוא מיועד ליישומי MS אחרים. כאשר אפשרות זו מופעלת, אתה רואה את האפשרויות לתיקון אוטומטי ב- MS Word או MS PowerPoint (כפי שמוצג להלן).
• תקן שתי בירות ראשוניות: אפשרות זו כאשר היא מופעלת תתקן אוטומטית את שתי ראשי התיבות באקסל. לדוגמה, אם תקליד 'HEllo', הוא ישנה אותו אוטומטית ל- 'שלום'
• רישיות באות המשפט הראשונות: כאשר היא מופעלת, אפשרות זו מבטיחה שמשפט חדש יתחיל באות גדולה. לדוגמה, אם אתה מקליד 'שלום. מה שלומך? ', הוא יתוקן אוטומטית ל'שלום. מה שלומך?'
• רישום שמות של ימים: פעולה זו תשנה אוטומטית את האות הראשונה של שם היום אם תזין באותיות קטנות. לדוגמה, יום רביעי היה משתנה ל יום רביעי.
• שימוש נכון בשוגג במפתח Caps Lock: במקרה שיש לך את נעילת Caps ואתה כותב משפט, הוא יתקן אוטומטית את הטקסט ויבטל את נעילת Caps. לדוגמה, אם תזין hELLO, הוא ישנה אותו אוטומטית ל- Hello.
• החלף טקסט תוך כדי הקלדה: כאן Excel כבר מכילה כמה מילים שגויות בדרך כלל (או קיצורי דרך עבור כמה סמלים). לדוגמה, אם אתה מקליד (c), הוא הופך אוטומטית לסמל זכויות היוצרים. הסיבה לכך היא שצוין ברשימה באפשרות זו. אתה יכול להוסיף או להסיר מילים מהרשימה (עוד על כך בדוגמה למטה).

חריגים לתיקון אוטומטי

למרות שהאפשרויות לתיקון האוטומטי האלה מדהימות, לפעמים ייתכן שתרצה שלא יפעל חכם במיוחד ויתקן אותן באופן אוטומטי.

לדוגמה, אם יש לך את שם המותג ATs (כאשר ה- 's' הוא באותיות קטנות), Excel ימיר אותו אוטומטית ל- 'Ats'.

למרות שאתה אוהב את התיקון האוטומטי בכל המקרים האחרים, אם אתה רוצה להוציא את המקרה הספציפי הזה, אתה יכול לעשות זאת.

בכרטיסיה תיקון אוטומטי, לחץ על הכרטיסייה חריגים.

בתיבת הדו -שיח חריגים לתיקון אוטומטי, יכולים להיות שני סוגי חריגים:

1. מכתב ראשון: כברירת מחדל, Excel באותיות רישיות באותיות לאחר התקופה (נקודה). תוכל לספק כמה יוצאים מן הכלל כאן (יש כבר רשימה של חריגים נפוצים).
2. מכסים ראשוניים: אם אינך רוצה להמיר ATs ל- Ats, תוכל לציין זאת כאן.

עיצוב אוטומטי בעת הקלדת כרטיסייה

לכרטיסייה זו יש שלוש אפשרויות (כולן מופעלות). אני מוצא את כל שלוש האפשרויות הללו שימושיות.

1. החלף תוך כדי הקלדה: כאשר אתה מזין היפר -קישורים בתא, הוא יומר אוטומטית להיפר -קישור. לפעמים אני משבית את האפשרות הזו מכיוון שלעתים קרובות אני לוחץ על התא שלוקח לאחר מכן כמה שניות ואז פותח את הקישור בדפדפן.
2. הגשת מועמדות תוך כדי עבודה: פעולה זו תוסיף אוטומטית שורות ועמודות חדשות בטבלת Excel כאשר תזין כל דבר בתא הסמוך לתא בטבלה.
3. באופן אוטומטי כעבודה שלך: בעת הזנת נוסחה בעמודה בטבלת Excel, אפשרות זו תזין את אותה נוסחה (עם התאמות של הפניות לתאים) לכל התאים בעמודה.

הכרטיסייה פעולות

ביישומי Microsoft, באפשרותך ליצור פעולה המבוססת על מילה או טקסט ספציפיים.

ב- Excel, יש רק סוג פעולה אחד זמין - שהוא פעולת תאריך.

פעולה של תאריך פירושה שאם יש לך תאריך בתא ב- Excel, תוכל ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני ותקבל כמה פעולות שתוכל לבצע עבור תאריך זה (כגון הצגת התאריך בלוח השנה או קביעת פגישה ב- Outlook) ).

זה יכול להיות שימושי אם יש לך רשימת תאריכים וברצונך לשמור כמה מהם ביומן במהירות או אם תרצה לקבוע פגישה (באמצעות Outlook).

אפשרות זו מושבתת כברירת מחדל ואתה צריך לאפשר אותה כדי שתוכל להשתמש בה ב- Excel.

לאחר הפעלתו, תוכל להשתמש בו ב- Excel. אם יש לך תאריך בתא, פשוט לחץ לחיצה ימנית ותמצא את אפשרויות הפעולה בתחתית.

הכרטיסייה תיקון אוטומטי של מתמטיקה

בדיוק כמו שאתה יכול להכניס סמלים לתא Excel (כגון דלתא, תואר או סימן ביקורת), אתה יכול גם להכניס סמלים מתמטיים למשוואה.

בכרטיסייה זו יש טקסט כלשהו הממיר אוטומטית לסמל המתמטיקה שצוין. לדוגמה, אם תקליד \ sigma, הוא יחליף אותו בסמל σ.

שים לב שזה לא יעבוד בתאים בגליון העבודה. זה עובד רק עם משוואות.

כיצד להוסיף מילים משלך לתיקון האוטומטי של Excel?

הלוואי והיו כמה מילים שהן חלק מהתיקון האוטומטי?

לדוגמה, נניח שאתה רוצה להוסיף את המילה 'drikn' לתיקון אוטומטי כך שיתקן אותה ל'שתייה '.

תוכל להשתמש בשלבים שלהלן כדי להוסיף מילה לתיקון אוטומטי:

1. לחץ על הכרטיסייה קובץ.
2. לחץ על אפשרויות.
3. בתיבת הדו -שיח אפשרויות, בחר הגהה.
4. לחץ על הלחצן 'תיקון אוטומטי'.
5. בתיבת הדו -שיח תיקון אוטומטי, הזן את הדברים הבאים:
   • החלף: drikn
   • עם: לִשְׁתוֹת
6. לחץ על הוסף
7. לחץ על אישור.

כעת, כאשר אתה מקליד 'drikn' ב- Excel, הוא יתקן אותו אוטומטית ל'שתייה '.

לפני שאני אראה לך כמה דוגמאות מגניבות לשימוש בזה, הנה כמה דברים שאתה צריך לדעת על תיקון אוטומטי ב- Excel:

• הרשימה לתיקון אוטומטי תלויה באותיות רישיות. המשמעות היא שהוספת את המילה 'drikn' שיוחלף ב'משקה ', זה יעבוד רק עם המילה הקטנה. אם תזין 'Drikn' או 'DRIKN', זה לא יתוקן.
• שינוי זה נשמר ב- Excel ויתקיים גם אם תסגור את חוברת העבודה ותפתח שוב. אם אתה כבר לא רוצה את זה, עליך למחוק אותו באופן ידני.
• השינוי מתרחש רק כאשר משתמשים במילה המדויקת. לדוגמה, אם אתה משתמש ב- 'drikns', הוא לא יתוקן אוטומטית. כדי שהיא תעבוד, המילה לא חייבת להכיל תווים ממש לפניה או לאחריה.
• כאשר אתה מציין תיקון אוטומטי ב- Excel, הוא מופעל באופן אוטומטי ביישומי MS אחרים כגון MS Word או MS PowerPoint.

התיקון האוטומטי נוצר כדרך לתקן שגיאות כתיב נפוצות. אבל אתה יכול גם להשתמש בו בכמה דרכים מדהימות כדי לחסוך זמן.

קָשׁוּר: בדיקת איות ב- Excel.

להלן מספר דוגמאות שימושיות לשימוש בתיקון אוטומטי (מלבד תיקון מילה שגויה).

דוגמה 1: השתמש בתיקון אוטומטי להשלמת קיצורים

תארו לעצמכם שאתם עובדים בחברה 'ABC Technology Corporation Limited'.

העבודה שלך כרוכה בהרבה הזנת נתונים ב- Excel ואתה צריך להקליד ידנית את שם החברה המלא פעמים רבות ביום.

לא משנה כמה מהר תקלידו, זה ירגיש כמו בזבוז זמן.

האם לא היית רוצה שיש דרך פשוט להזין את ABC (או מה שאתה רוצה), ולהצטיין מחליף אותה בשם החברה?

כאן יכול לעזור המדהימות של תיקון אוטומטי.

אתה יכול לציין קיצור בתיקון האוטומטי, ובכל פעם שאתה משתמש בקיצור זה, Excel ימיר אותו אוטומטית לטקסט שצוין.

לדוגמה, תוכל לציין שבכל פעם שאתה מקליד ABC, Excel אמור להחליף אותו אוטומטית ב- 'ABC Technology Corporation Limited'.

משהו כפי שמוצג להלן:

זה קורה כאשר אתה מוסיף תיקון אוטומטי ב- Excel שאליו יש לתקן את ABC "(כפי שמוצג להלן בתיבת הדו -שיח תיקון אוטומטי).

מה אם אתה רוצה להכניס ABC ולא את השם המלא?

אם אינך רוצה שהתיקון האוטומטי ישנה את ABC לשם המלא, פשוט הקש Ctrl + Z כדי להחזיר את ABC.

בזמן השימוש בעבודות Control + Z, עדיף לבחור קיצור שלא סביר שתשתמש בו בעבודתך. זה מבטיח שאין סיכוי שתקבל את השם המלא בטעות (כאשר כל מה שרצית היה טקסט הקיצור).

להלן מספר תרחישים בהם הטריק לתיקון האוטומטי הזה יכול לחסוך הרבה זמן:

• אתה יכול להזין שמות קבצים או שמות תיקיות במהירות (במקום להעתיק אותם בכל פעם).
• אם יש לך רשימה של חברי צוות, תוכל להשתמש בראשי התיבות שלהם כדי להזין את שמותיהם במהירות.

מילת זהירות: כל אפשרות לתיקון אוטומטי שתציין ב- Excel תקבל הפעלה גם ביישומי MS אחרים כגון MS Word או MS PowerPoint. במקרים כאלה, עדיף להשתמש בקיצורים שלא סביר שתשתמש בהם בשום מקום אחר.

דוגמה 2: הכנס סמלים במהירות (כגון תואר או דלתא)

ישנם כמה סמלים שקשה להכניס/להקליד ב- Excel מכיוון שאלו כבר אינם זמינים במקלדת (כגון סמל התואר או סמל הדלתא או נקודות כדור).

או שאתה צריך להכיר את קיצור המקשים (שהם לרוב ארוכים ומסובכים) או שאתה צריך להשתמש בתיבת הדו -שיח Insert Symbol (שזה לוקח זמן).

אם יש כמה סמלים שעליך להשתמש בהם לעתים קרובות למדי, תוכל להשתמש בתכונה תיקון אוטומטי כדי לתת לסמלים אלה שם קוד או קיצור.

כעת, כאשר עליך להזין את הסמל הזה, תוכל פשוט להשתמש בשם הקוד והוא יתוקן אוטומטית לסמל זה.

להלן דוגמה שבה אני משתמש בקוד DEGSYM כדי לקבל את סמל התואר ב- Excel.

לשם כך, בצע את השינוי הבא בתיבת הדו -שיח תיקון אוטומטי של Excel:

דוגמה 3: כתוב נוסחאות מהירות יותר עם תיקון אוטומטי

הטריק הזה (שלמדתי מהבלוג הזה) הוא קצת מופרך, אבל אם אתה עובד עם הרבה נוסחאות ארוכות, זה יכול לחסוך לך זמן.

להלן נוסחה שתשלב את הטקסט של שלושת התאים שנותרו לתא בו משתמשים בנוסחה זו:

= INDIRECT (ADDRESS (ROW (), COLUMN ()-3)) & INDIRECT (ADDRESS (ROW (), COLUMN ()-2)) & INDIRECT (ADDRESS (ROW (), COLUMN ()-1))

עכשיו אם לעתים קרובות אתה צריך ליצור נוסחה כזו, עדיף ליצור קוד פשוט עבורו ולהשתמש בו בתיקון אוטומטי.

במקרה זה, השתמשתי בקוד 'com3' בתיקון אוטומטי כדי לקבל את הנוסחה.

כעת תוכל להשתמש בקוד 'com3' כדי לקבל את כל הנוסחה בכמה הקשות (כפי שמוצג להלן):

הערה: כפי שציינתי, זה דבר שרובכם לעולם לא תצטרכו להשתמש בו, אבל זה עדיין טריק טוב לדעת (ליתר ביטחון). הדוגמה לעיל היא מקרה אמיתי שבו אני משתמש בזה כעת באחד הפרויקטים שלי כדי לחסוך זמן.

כיצד לכבות את התיקון האוטומטי לחלוטין

למרות שאני מאמין שתיקון אוטומטי הוא תכונה מצוינת, יתכן שהיא לא רלוונטית לכולם.

ובמקרים מסוימים, זה עשוי למעשה להיות גירוי. לדוגמה, אם אתה מקליד (c) או (r) או ™, התיקון האוטומטי של Excel ישנה את הטקסט באופן אוטומטי (ל- © או ® או ™)

במקרים כאלה, עדיף לכבות את התיקון האוטומטי, או לפחות למחוק את המונחים שאתה לא רוצה שיתקנו אוטומטית.

להלן השלבים לביטול התיקון האוטומטי:

1. לחץ על הכרטיסייה קובץ.
2. לחץ על אפשרויות.
3. בתיבת הדו -שיח אפשרויות, בחר הגהה.
4. לחץ על הלחצן 'תיקון אוטומטי'.
5. בתיבת הדו -שיח תיקון אוטומטי, בכרטיסייה תיקון אוטומטי, בטל את הסימון של האפשרות 'החלף טקסט בעת ההקלדה'.

הערה: השלבים שלעיל יבטלו לחלוטין את תכונת ההשלמה האוטומטית שבה היא מחליפה טקסט כלשהו בטקסט שצוין. זה עשוי גם אומר שהמילים האלה שגויות בדרך כלל לא יתוקנו.

כיצד להשבית/להחליף כמה מילים לאחר תיקון אוטומטי

אם אתה רוצה לשמור על התכונה הכוללת של 'החלף טקסט בזמן שאתה מקליד' אך רוצה כמה חריגים, תוכל למצוא את המילה ברשימה ולמחוק אותה באופן ידני (או לערוך אותה).

להלן השלבים לביצוע פעולה זו:

1. לחץ על הכרטיסייה קובץ ולאחר מכן לחץ על אפשרויות (במסך קובץ שנפתח).
2. בתיבת הדו -שיח אפשרויות, בחר הגהה.
3. לחץ על הלחצן 'תיקון אוטומטי'.
4. בתיבת הדו -שיח תיקון אוטומטי, בכרטיסייה תיקון אוטומטי, בחר את המילה שברצונך למחוק.
5. לחץ על הלחצן מחק.

תוכל גם להחליף מילה בתיקון אוטומטי. לדוגמה, במקום (ג) להפוך לסמל זכויות היוצרים, תוכל להשתמש בו כדי להפוך אותו למילה - זכויות יוצרים.

כדי להחליף את המילה בטקסט אחר, מצא ושנה את הטקסט ולאחר מכן לחץ על כפתור החלף.

כיצד לבטל שינויים בתיקון אוטומטי ב- Excel

אם אתה כותב משהו ואקסל משנה אותו בגלל תיקון אוטומטי, תוכל להחזיר את הטקסט המקורי על ידי לחיצה על Control + Z.

לדוגמה, ברגע שאתה מקליד (c) בתא ב- Excel ולחץ על מקש הרווח, הוא יומר באופן מיידי לסמל זכויות היוצרים.

אבל אם אתה משתמש כעת ב- Control + Z, הוא יחזור להיות (c) ויישאר כך.

אמנם תיקון אוטומטי הוא תכונה שרוב משתמשי Excel לעולם לא יצטרכו לצבוט, אך טוב לדעת כמה דרכים שבהן תוכל להשתמש בה כדי לחסוך זמן (כפי שמוצג בדוגמאות).

לאחרונה התחלתי להשתמש בו עבור כמה נוסחאות שהן די ענקיות אבל אני משתמשת בהן לעתים קרובות (כפי שמוצג בדוגמה 3).