תבנית מעקב עזיבה חינם של Excel (עודכנה לשנת 2021)

על אחד מחברי הצוות מוטלת האחריות ליצור תבנית עוקב עזיבה ב- Excel לכל הצוות. תבנית גשש זו משמשת לאחר מכן למעקב אחר חופשות/חגים ועלים מתוכננים של חברי הצוות.

עד כה היא השתמשה בתרשים גאנט פשוט ב- Excel אך רצתה משהו טוב יותר עם יותר פונקציות.

לכן, יצרתי את תבנית העזיבה הזו של Excel Leave Tracker כדי להפוך את ניהול העלים לקל ולעקוב אחר עלים חודשיים ושנתיים על ידי חברי הצוות שלה.

אתה יכול גם להשתמש בזה כתבנית מעקב אחר חופשות או כמעקב אחר נוכחות סטודנטים אם תרצה.

תבנית עוקב עוקב אחר Excel

ניתן להשתמש בתבנית זו של Excel Tracker Tracker לרישום ומעקב אחר עוזבי עובדים למשך שנה (של שנת כספים שבה ניתן לבחור את החודש ההתחלתי של השנה).

אתה יכול לעקוב אחר 10 קודי חופשה שונים לעובד - חופשות חופשה, חופשות מחלה, חופשות לידה/אבהות, מעקב אחר חופשות מזדמנות, חופשה במקום שעות נוספות וחצי ימים וכו '.

הוא מספק גם סך חודשי ושנתי של עלים מסוגים שונים שיכולים להיות מועילים בתכנון פרויקטים וניהול חופשות.

הוא משתמש במעט עיצוב מותנה, כמה פונקציות DATE, נוסחאות מערך וקוד VBA פשוט.

מחפש את גרסת Google Sheets של זה להשאיר את תבנית הגשש? לחץ כאן!

כיצד עובדת תבנית העזיבה של מעקב אחר Excel?

• השתמש בסמלי המשולש שלצד שם החודש כדי לעבור לחודש הבא/הקודם (התבנית מעדכנת את עצמה כדי להציג את התאריכים של החודש הנבחר). יש קוד VBA קצר שפועל ברקע בכל פעם שאתה משנה את החודש. הוא מראה לך רק את החודש הנבחר ומסתיר את כל החודשים האחרים.
• ניתן להשתמש בתבנית אקסל זו כדי לעקוב אחר עלים במשך יותר משנה. אתה יכול לבחור חודש התחלה וניתן לעקוב אחר עלים במשך שנה. לדוגמה, אם אתה עוקב אחר מחזור אפריל-מרץ, בחר באפריל 2021 כחודש ההתחלתי.
  • הערה: הערך בתא A1 הוא לשנות את תקופת הזמן של עוקב העזיבה בלבד. אין להשתמש בתא A1 כדי לעבור לחודש הקרוב בזמן ההקלטה עוזבת. השתמש בסמלי המשולש שליד שמות החודשים כדי לעבור לחודש הבא/הקודם ולסמן עלים.
• ניתן לציין את ימי העבודה ואת ימי העבודה (סופי שבוע). בצד ימין של מעקב העזיבה, יש פונקציונליות לציון ימי העבודה על ידי בחירה כן מהתפריט הנפתח. אם תבחר לא, יום זה מסומן כיום שאינו עובד במעקב העזיבה.
  • ברגע שאתה מציין את הימים שאינם עובדים, ימי חול אלה מודגשים בצבע אפור במעקב העזיבה.

• תוכל לעדכן את רשימת החגים בדף העבודה בשם "רשימת חג". זה יבוא לידי ביטוי אוטומטית במעקב על ידי הדגשת הימים האלה בצבע כתום.
• כדי להזין את רשומת החופשה לעובדים, השתמש בקודים הרלוונטיים המבוססים על סוג החופשה (אתה יכול להתאים אישית את קודי היציאה האלה). לדוגמה, במקרה של חופשת מחלה, השתמש ב- S, במקרה של חופשה, השתמש ב- V, וכן הלאה.
  • ישנם שני קודים השמורים לעלים של חצי יום. אתה יכול להיכנס ל- H1 או H2 לחופשה של חצי יום.

• ברגע שאתה מזין את קוד החופשה של כל עובד, הוא מודגש באדום (במקרה של חצי יום הוא מסומן בצהוב). אם אותו יום הוא סוף שבוע או חג, הצבע לא היה משתנה.
  • בעמודה NJ (המודגשת בירוק בתמונה למטה) יש את מספר העלים של אותו עובד באותו חודש. הוא סופר את העלים בימי עבודה בלבד (אלה בסופי שבוע ו/או בחגים אינם נספרים). עלים של חצי יום נספרים כ- 0.5.
  • עודכן: טור NK (מודגש באדום בהיר בתמונה למטה) מכיל את מספר העלים השנתיים שצולם על ידי עובד. הוא סופר את העלים בימי עבודה בלבד (אלה בסופי שבוע ו/או בחגים אינם נספרים). עלים של חצי יום נספרים כ- 0.5.
  • עמודות NL ל- NU נותנות את פרידת החופשה לפי קוד חופשה (לכל השנה). זה יכול להיות מועיל כדי לעקוב אחר סוג החופשה שהייתה מנוצלת. שים לב שבעוד שחצי העלים נספרים כ- .5 עלים בספירה הכוללת, אך בפרידה לחופשה היא נספרת כמספרים שלמים. לדוגמה, 2 חצי עלים יובילו לספירת חופשה אחת, אך תראה שני חצי עלים בפרידה לחופשה.

יצרתי תבנית עוקב אחר חופשה/נוכחות עבור 20 עובדים. אם אתה רוצה להוסיף עוד, פשוט העתק והדבק את העיצוב והנוסחאות עבור שורות נוספות.

כמו כן, מכיוון שקיים קוד VBA, הקפד לשמור אותו תמיד עם סיומת .xls או .xlsm.

הערה: כדי לעדכן תבנית זו לכל שנה, פשוט שנה את ערך השנה בתא A2. לדוגמה, כדי להגיע לשנים 2020-2022, פשוט שנה את הערך ב- A2 עד 2020-2022. כמו כן, עליך לעדכן את רשימת החגים לשנה שצוינה.

קובץ ההורדה אינו נעול לחלוטין כך שתוכל להתאים אותו לצרכיך.

הנה גרסה נוספת של התבנית שיכול לעקוב אחר עלים עבור 50 עובדים.

רוצה ללמוד כיצד ליצור תבניות ולוח מחוונים מדהים? בדוק את קורס מרכז השליטה של ​​אקסל

שאלות נפוצות בנושא שימוש בתבנית עזיבה זו של עוקב

מאז שיצרתי את גשש החופשה/היציאה הזה, הוצפתי במיילים והערות. מה שאתה רואה כעת הוא גרסה מעודנת שהיתה אפשרית בשל כל המשוב שקיבלתי.

בהתבסס על השאלות שאני מקבל שוב ושוב, יצרתי את סעיף השאלות הנפוצות, כך שתוכל לקבל תשובה מהר יותר (במקום לחכות שאגיב).

להלן השאלות הנפוצות ביותר שאני מקבל לגבי תבנית העוקב עוקב: ש: ניסיתי להוריד את הקובץ אך הוא הורד כ- zip. כיצד אוכל להשתמש בו? ת: תיקנתי את הבעיה הזו, ועכשיו אתה אמור להיות מסוגל להוריד ישירות את קובץ האקסל. ש: כשאני משנה את החודש, העלים היוצאים משתקפים גם בחודש שהשתנה. ת: זה קורה כאשר אתה משתמש בתא A1 כדי לשנות את החודש. עליך להשתמש בסמלי החצים כדי לשנות חודשים. תא A1 אמור לשמש רק לקביעת החודש ההתחלתי של לוח השנה. לדוגמה, אם ברצונך שהיומן יתחיל מאפריל, צור ערך A1 תא 4. כעת כדי לעבור למרץ, השתמש בסמלי המשולש. ש: אני צריך לעקוב אחר מספר שנים של עלים. האם עלי ליצור דף עבודה חדש לכל שנה (שנת כספים)? ת: כן! עוקב חופשה זה יכול לעקוב אחר עלים לתקופה של 12 חודשים בלבד. עליך ליצור עותק לכל שנה. ש: האם אוכל להשתמש בקודי חופשה משלי? ת: כן! אתה יכול לשנות את קוד ההשארה בתאים NX8: NX17. עליך גם לציין את אותו קוד בתאים NL5: NU5. לדוגמה, אם תשנה את קוד ההשארה עבודה מהבית ל- X, עליך לשנות אותו גם ב- NR5. 

אני מקווה שתמצא עוקב חופשה/חופשה מועיל.

האם יש תחומים אחרים שבהם אתה חושב שתבנית אקסל עשויה להועיל? אני רעב לרעיונות ואתה מכרה הזהב שלי. האם שתף את מחשבותיך בסעיף ההערות 🙂

• תבנית יומן חג באקסל.
• תבנית מחשבון לוחות הזמנים של העובד.
• תרשים אבן דרך באקסל.
• הכנת תרשים פארטו ב- Excel.
• הכנת היסטוגרמה באקסל.
• תבנית פרודוקטיביות מטריקס המשימות.