ל- Excel יש כמה תכונות שימושיות המאפשרות לך לחסוך זמן ולהיות פרודוקטיביים הרבה יותר בעבודתך השוטפת.
תכונה שימושית אחת (ופחות ידועה) ב- רשימות מותאמות אישית ב- Excel.
עכשיו, לפני שאני הולך כיצד ליצור ולהשתמש ברשימות מותאמות אישית, הרשה לי להסביר תחילה מה כל כך נהדר בזה.
נניח שעליך להזין במספרים את שמות החודשים מינואר עד דצמבר בעמודה. איך היית עושה את זה? ולא, לעשות זאת ידנית אינה אופציה.
אחת הדרכים המהירות ביותר תהיה להכניס את ינואר לתא, פברואר בתא סמוך ולאחר מכן להשתמש בידית המילוי כדי לגרור ולתת ל- Excel למלא את השאר באופן אוטומטי. Excel חכם מספיק כדי להבין שאתה רוצה למלא את החודש הבא בכל תא בו אתה גורר את ידית המילוי.
שמות החודש הם כלליים למדי ולכן הם זמינים כברירת מחדל ב- Excel.
אבל מה אם יש לך רשימה של שמות מחלקות (או שמות עובדים או שמות מוצרים), ואתה רוצה לעשות את אותו הדבר. במקום להזין אותם ידנית או להעתיק ולהדביק אותם, אתה רוצה שהם יופיעו בצורה קסומה בעת שימוש בידית המילוי (בדיוק כמו שמות החודש).
גם אתה יכול לעשות את זה…
… על ידי שימוש ב רשימות מותאמות אישית ב- Excel
במדריך זה אראה לך כיצד ליצור רשימות מותאמות אישית משלך ב- Excel וכיצד להשתמש בהן כדי לחסוך זמן.
כיצד ליצור רשימות מותאמות אישית ב- Excel
כברירת מחדל, ל- Excel יש כבר כמה רשימות מותאמות אישית שהוזנו בהן כדי לחסוך זמן.
לדוגמה, אם אתה מזין 'Mon' בתא אחד 'Tue' בתא סמוך, תוכל להשתמש בידית המילוי כדי למלא את שאר הימים. במקרה שאתה מרחיב את הבחירה, המשך לגרור וזה יחזור וייתן לך את שם היום שוב.
להלן רשימות מותאמות אישית שכבר מובנות ב- Excel. כפי שאתה יכול לראות, אלה הם בעיקר שמות של ימים וחודש מכיוון שהם קבועים ולא ישתנו.
כעת, נניח שברצונך ליצור רשימה של מחלקות הדרושות לך לעתים קרובות ב- Excel, תוכל ליצור עבורה רשימה מותאמת אישית. בדרך זו, בפעם הבאה שתצטרך לקבל את כל שם המחלקות במקום אחד, אינך צריך לחטט בקבצים ישנים. כל שעליך לעשות הוא להקליד את השניים הראשונים ברשימה ולגרור.
להלן השלבים ליצירת רשימה מותאמת אישית משלך ב- Excel:
- לחץ על הכרטיסייה קובץ
- לחץ על אפשרויות. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח 'אפשרויות Excel'
- לחץ על האפשרות מתקדם בחלונית השמאלית
- באפשרות כללי, לחץ על הלחצן 'ערוך רשימות מותאמות אישית' (ייתכן שיהיה עליך לגלול למטה כדי להגיע לאפשרות זו)
- בתיבת הדו -שיח רשימות מותאמות אישית, ייבא את הרשימה על -ידי בחירת טווח התאים המכיל את הרשימה. לחלופין, תוכל גם להזין את השם באופן ידני בתיבה רשימה רשומות (מופרד בפסיק או כל שם בשורה חדשה)
- לחץ על הוסף
ברגע שתלחץ על הוסף, תבחין שהרשימה שלך הופכת כעת לחלק מהרשימות המותאמות אישית.
במקרה שיש לך רשימה גדולה שברצונך להוסיף ל- Excel, תוכל גם להשתמש באפשרות ייבוא בתיבת הדו -שיח.
טיפ למקצוענים: תוכל גם ליצור טווח עם שם ולהשתמש בטווח בשם זה כדי ליצור את הרשימה המותאמת אישית. לשם כך, הזן את שם הטווח בשם בשדה 'ייבוא רשימת תאים' ולחץ על אישור. היתרון בכך שאתה יכול לשנות או להרחיב את הטווח הנקרא והוא יותאם אוטומטית כרשימה המותאמת אישיתכעת, כאשר יש לך את הרשימה במגש האחורי של Excel, תוכל להשתמש בה בדיוק כמו שאתה משתמש במספרים או בשמות חודש עם מילוי אוטומטי (כפי שמוצג להלן).
למרות שזה נהדר להיות מסוגל להשיג במהירות את שמות השירים המותאמים אישית האלה ב- Excel על ידי גרירה ושחרור פשוט, יש משהו מדהים עוד יותר שאתה יכול לעשות עם רשימות מותאמות אישית (על זה עוסק הסעיף הבא).
צור קריטריוני מיון משלך באמצעות רשימות מותאמות אישית
דבר אחד גדול ברשימות מותאמות אישית הוא שאתה יכול להשתמש בו כדי ליצור קריטריונים למיון משלך. לדוגמה, נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן וברצונך למיין זאת על בסיס גבוה, בינוני ונמוך.
אתה לא יכול לעשות את זה!
אם תמיין לפי סדר האלף -בית, זה יהרוס את הסדר האלפביתי (זה ייתן לך גבוה, נמוך ובינוני ולא גבוה, בינוני ונמוך).
כאן באמת זורחים רשימות מותאמות אישית.
אתה יכול ליצור רשימת פריטים משלך ולאחר מכן להשתמש בהם למיון הנתונים. בדרך זו, תקבלו את כל הערכים הגבוהים יחד למעלה ואחריהם הערכים הבינוניים והנמוכים.
השלב הראשון הוא יצירת רשימה מותאמת אישית (גבוהה, בינונית, נמוכה) באמצעות השלבים המוצגים בסעיף הקודם ('כיצד ליצור רשימות מותאמות אישית ב- Excel‘).
לאחר יצירת הרשימה המותאמת אישית, תוכל לבצע את השלבים שלהלן כדי למיין אותה בהתאם:
- בחר את מערך הנתונים כולו (כולל הכותרות)
- לחץ על הכרטיסייה נתונים
- בקבוצה מיון וסינון, לחץ על סמל המיון. פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח מיין
- בתיבת הדו -שיח מיין, בצע את הבחירות הבאות:
- מיין לפי טור: עדיפות
- מיין לפי: ערכי תאים
- הזמנה: רשימות בהתאמה אישית. כאשר תיבת הדו -שיח נפתחת, בחר את קריטריוני המיון שבהם ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על אישור.
- לחץ על אישור
השלבים שלעיל ימיינו את הנתונים באופן מיידי באמצעות הרשימה שיצרת והשתמשת בהם כקריטריונים בזמן המיון (גבוה, בינוני, נמוך בדוגמה זו).
כמה דוגמאות שבהן תוכל להשתמש ברשימות מותאמות אישית
להלן כמה מהמקרים בהם יצירה ושימוש ברשימות מותאמות אישית יכולים לחסוך לך זמן:
- אם יש לך רשימה שאתה צריך להזין ידנית (או העתק-הדבק ממקור אחר), תוכל ליצור רשימה מותאמת אישית ולהשתמש בה במקום זאת. לדוגמה, זה יכול להיות שמות מחלקות בארגון שלך, או שמות מוצרים או אזורים/מדינות.
- אם אתה מורה, תוכל ליצור רשימה של שמות התלמידים שלך. כך, כאשר אתה מדרג אותם בפעם הבאה, אינך צריך לדאוג להזין את שמות התלמידים באופן ידני או להעתיק אותם מהגיליון אחר. זה גם מבטיח שיש פחות סיכויים לטעויות.
- כאשר עליך למיין נתונים על סמך קריטריונים שאינם מובנים ב- Excel. כפי שמפורט בסעיף הקודם, תוכל להשתמש בקריטריוני מיון משלך על ידי יצירת רשימה מותאמת אישית ב- Excel.
אז זה כל מה שאתה צריך לדעת יצירת רשימות בהתאמה אישית ב- Excel.
אני מקווה שמצאת זאת שימושי.
